In diesem Artikel lernst du, wie du ACH Direct Debit als wiederkehrende Zahlungsart aktivierst, ein Mandat erfasst, das Mandat als PDF findest und Rücklastschriften inklusive Mahnprozess sauber bearbeitest.
Inhalt
- Voraussetzungen
- ACH-Mandat erfassen
- ACH-Mandat herunterladen und finden
- ACH im Zahllauf einziehen
- Rücklastschriften und Mahnprozess
Fast lane
- Prüfe, ob dein Studio in den USA liegt und Finion Pay aktiv ist.
- Sobald diese Bedingungen erfüllt sind, ist ACH aktiv
- Erfasse die Bankdaten im Zahlungs-Widget (oder im Sales-Tool / Mitgliederkonto / Fast Finance Link / Open API).
- Wenn das Mitglied selbst erteilt: Unterschrift erfassen lassen (sie erscheint im PDF).
- Lade das Mandat in der Zahlungsmittel-Kachel herunter oder finde es zusätzlich unter Dokumente.
- Ziehe offene Beiträge im nächsten Zahllauf ein und starte bei Rücklastschriften deinen Mahnprozess.
Voraussetzungen
Damit du ACH Direct Debit nutzen kannst, müssen diese Punkte erfüllt sein:
- Studio-Standort: USA.
- Finion Pay aktiv: ACH Direct Debit wird nur angezeigt, wenn Finion Pay aktiv ist und für das Studio freigeschaltet ist.
- Rechte: Du brauchst Zugriff auf Einstellungen sowie auf Mitglieder- und Finanzbereiche (z. B. Zahlläufe/Mahnläufe).
- Mitgliedsdaten: Für die Mandatserteilung müssen gültige Bankdaten vorliegen. Wenn eine Kontovalidierung fehlschlägt, wird kein Zahlungsmittel gespeichert und das Mandat nicht erstellt.
ACH-Mandat erfassen
Ein ACH-Mandat wird automatisch generiert, sobald die Bankdaten im Zahlungs-Widget hinterlegt und bestätigt werden.
Du kannst das Mandat über verschiedene Wege erfassen – je nachdem, wer die Daten eingibt:
- Studio-seitig: über das Sales-Tool oder im Mitgliederkonto (Member Account).
- Mitglied-seitig (Self-Service): über die Member Platform (Web/App), über Studio-Webseiten oder andere eingebundene Interfaces.
- Technisch: über die Open API oder den Fast Finance Link (z. B. zur schnellen Aktualisierung/Erfassung durch das Mitglied).
So funktioniert die Erfassung im Zahlungs-Widget (allgemeiner Ablauf):
- Öffne die Übersicht des Mitglieds, gehe zum Zahlungsmittel-Widget
- Wähle ACH Direct Debit als Zahlungsmethode für wiederkehrende Zahlungen aus.
- Gib die Bankdaten ein (z. B. Kontoinhaber, Kontonummer, Routing Number).
- Bestätige die Mandatserteilung.
- Wenn das Mitglied das Mandat selbst erteilt, wird eine Unterschrift erfasst und im Mandats-PDF dargestellt.
Ergebnis: Das System erstellt das ACH-Mandat, speichert eine Mandats-ID und zeigt den Status (z. B. aktiv/ausstehend/fehlgeschlagen) im Mitgliederkonto bzw. in den betroffenen Oberflächen an.
ACH-Mandat herunterladen und finden
Du kannst das ACH-Mandat auf zwei Wegen aufrufen:
- Direkt am Zahlungsmittel: Im Mitglied findest du das Zahlungsmittel in der Zahlungsmittel-Kachel. Dort kannst du das Mandat als PDF herunterladen.
- Zusätzlich unter Dokumente: Das Mandat wird auch in den Dokumenten des Mitglieds abgelegt.
Dokumente öffnen: Mitglieder / Mitglied auswählen / Verwaltung / Dokumente
- Öffne Mitglieder und wähle das Mitglied aus.
- Gehe zu Verwaltung und öffne Dokumente.
- Suche das Dokument vom Typ Mandat (ACH) und lade es herunter (über das Drei-Punkte-Menü). [
Hinweis: Wenn das Mitglied das Mandat selbst erteilt, enthält das PDF die erfasste Unterschrift.
ACH im Zahllauf einziehen
Sobald ein aktives ACH-Mandat vorliegt, kannst du Beiträge über einen Zahllauf einziehen.
- Öffne Finanzen / Zahlläufe.
- Klicke auf Zahllauf erstellen.
- Wähle ACH Direct Debit als Zahlungsmethode.
- Lege das Einzugsdatum fest und übermittle/führe den Zahllauf aus.
Ergebnis: Das System sendet die Zahlungsanweisungen für fällige Beiträge anhand der gespeicherten Mandats-ID. Status-Updates (z. B. bestätigt/fehlgeschlagen) werden im Zahlungsstatus sichtbar.
Rücklastschriften und Mahnprozess
Bei ACH Direct Debit können Zahlungen durch Rücklastschriften fehlschlagen. In diesem Fall wird der Zahlungsstatus aktualisiert und der Fall muss über dein Mahnwesen weiterbearbeitet werden.
Wichtig: Damit Rücklastschriften sauber aufgefangen werden, muss dein Mahnprozess für Direct Debit entsprechend eingerichtet sein. Plane dafür:
- Eine passende Mahnkonfiguration für Direct Debit (inkl. Regeln je Rücklastschriftgrund) unter Einstellungen / Finanzen / Mahnwesen
- Regelmäßige Mahnläufe, um offene Forderungen weiterzuverfolgen.
Mahnläufe starten: Finanzen / Mahnläufe
- Öffne Finanzen / Mahnläufe.
- Erstelle eine Vorschau und prüfe die betroffenen Mitglieder.
- Führe den Mahnlauf aus und arbeite die nächsten Schritte gemäß deiner Mahnstufen ab.
Praxis-Tipp: Wenn bestimmte Rücklastschriftgründe ein Mandat ungültig machen sollen, lege das in deinen Regeln fest und sorge dafür, dass das Mitglied ein neues Mandat erteilt (z. B. über Member Platform oder Fast Finance Link).