Interessenten aus einer CSV- oder Excel-Datei importieren

In diesem Artikel lernst du, wie du eine CSV- oder Excel-Datei mit Interessentendaten vorbereitest, wie du sie in ein oder mehrere Studios importierst und wie du mit Zeilen umgehst, die nicht importiert werden konnten.

Inhalt

• Schnellanleitung
• Voraussetzungen
• Datei vorbereiten
• Grenzen
• Import starten
• In mehrere Studios importieren
• Kampagne zuordnen
• So sehen die importierten Interessenten aus
• Import im Verlauf verfolgen
• Abgelehnte Zeilen herunterladen
• Fehlerbehebung

Schnellanleitung

1. Öffne Interessenten / Gewinnung / Interessentenimport und klicke auf CSV-Vorlage herunterladen. Für die Excel-Vorlage öffnest du den Pfeil neben der Schaltfläche und wählst Excel-Vorlage herunterladen.
2. Trage unter der Kopfzeile einen Interessenten pro Zeile ein und speichere die Datei.
3. Klicke auf Import und wähle die Datei.
4. Setze den Haken bei der Einwilligung und bei Bedarf bei der Duplikatprüfung.
5. Starte den Import und verfolge seinen Status in der Verlaufstabelle.
6. Wurden Zeilen abgelehnt, lade sie über Fehlgeschlagen / Übersprungen herunterladen herunter, korrigiere sie und importiere sie erneut.

Voraussetzungen

• Berechtigung: Mitgliedergewinnung / Interessenten-Import verwalten. Mit dem Leserecht öffnest du die Seite, siehst den Importverlauf und lädst die Vorlagen und die Berichte zu abgelehnten Zeilen herunter. Um einen Import zu starten, braucht deine Rolle zusätzlich das Erstellenrecht dieser Berechtigung. Die Berechtigung vergibst du in den Rollen.
• Studios: Du brauchst das Erstellenrecht in jedem Studio, in das die Datei Interessenten importiert.

Datei vorbereiten

Der Import akzeptiert nur Dateien, die genau der Vorlage entsprechen. Beginne deshalb jedes Mal mit einer Vorlage:

1. Öffne Interessenten / Gewinnung / Interessentenimport.
2. Klicke auf CSV-Vorlage herunterladen. Für die Excel-Vorlage öffnest du den Pfeil neben der Schaltfläche und wählst Excel-Vorlage herunterladen.
3. Lass die Kopfzeile genau so, wie sie ist. Benenne keine Spalten um, verschiebe sie nicht und füge keine hinzu oder lösche sie.
4. Trage unter der Kopfzeile einen Interessenten pro Zeile ein.

Die Vorlage wird in deiner Oberflächensprache erstellt, ebenso die Spaltenüberschriften. Der Import prüft die Überschriften gegen die Oberflächensprache, die du beim Import eingestellt hast. Lade die Vorlage deshalb in derselben Oberflächensprache herunter, mit der du importierst. Eine Datei mit Überschriften in einer anderen Sprache wird abgelehnt.

Die Vorlage hat 14 Spalten in dieser Reihenfolge:

Ein Interessent braucht also mindestens Vorname, Nachname und eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer. Zeilen, die gegen eine Regel verstoßen, werden nicht importiert. Alle anderen Zeilen werden importiert.

Grenzen

• Dateiformat: .csv oder .xlsx, eine Datei pro Import.
• Dateigröße: bis zu 5 MB.
• Zeilen: bis zu 10.000 Interessentenzeilen pro Datei, ohne die Kopfzeile. Teile größere Listen auf mehrere Dateien auf.
• Excel-Dateien: genau ein Tabellenblatt.
• CSV-Dateien: Das Trennzeichen wird automatisch erkannt.
• Pro Studio kann immer nur ein Import gleichzeitig laufen. Eine Datei, die in mehrere Studios importiert, startet nur, wenn in keinem dieser Studios ein Import läuft.

Import starten

1. Wähle oben in der Software das Studio, in dem du importieren willst.
2. Öffne Interessenten / Gewinnung / Interessentenimport und klicke auf Import. Der Dialog Import öffnet sich.
3. Wähle deine Datei.
4. Setze den Haken bei Ich bestätige, dass ich über die erforderliche Einwilligung zur Verarbeitung dieser Interessenten-Datensätze verfüge. Dieser Haken ist Pflicht.
5. Wenn du bereits vorhandene Interessenten überspringen willst, setze den Haken bei Importierte Einträge auf mögliche Duplikate prüfen (Vorname, Nachname, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse).
6. Klicke auf Import. Der Button ist erst verfügbar, wenn eine gültige Datei gewählt und der Haken bei der Einwilligung gesetzt ist.

   

Wechsle das Studio nicht, solange der Dialog offen ist. Der Import läuft für das Studio, das beim Öffnen des Dialogs gewählt war, und ein Wechsel blockiert den Import.

Verstößt die ganze Datei gegen eine Regel, zum Beispiel weil die Überschriften nicht passen, zeigt die Software eine Meldung und startet den Import nicht (siehe Fehlerbehebung).

Wann die Duplikatprüfung greift

Die Duplikatprüfung betrifft nur Zeilen, die sowohl einen Geburtstag als auch eine E-Mail-Adresse enthalten. Für diese Zeilen vergleicht die Software Vorname, Nachname, Geburtstag und E-Mail-Adresse mit den bestehenden Interessenten im Zielstudio. Stimmen alle vier überein, wird die Zeile übersprungen und nicht importiert. Zeilen ohne Geburtstag oder ohne E-Mail-Adresse werden nicht auf Duplikate geprüft, auch wenn der Haken gesetzt ist.

In mehrere Studios importieren

Eine Datei kann Interessenten in mehreren Studios anlegen. Dafür nutzt du die Spalte Studio-Präfix:

• Lass die Zelle leer, um den Interessenten in dem Studio anzulegen, in dem du importierst.
• Trage das Studio-Präfix eines anderen Studios ein, um den Interessenten dort anzulegen.

Bitte beachte:

• Deine Rolle braucht das Erstellenrecht von Mitgliedergewinnung / Interessenten-Import verwalten in jedem Studio, das die Datei nennt. Sonst startet der Import nicht.
• Eine Zeile mit einem unbekannten Studio-Präfix wird nicht importiert.
• Der Import erscheint im Verlauf des Studios, in dem du importierst.

Kampagne zuordnen

Um importierte Interessenten einer Kampagne zuzuordnen, trage den Namen der Kampagne in die Spalte Kampagne ein. Groß- und Kleinschreibung werden ignoriert. Die Zeile wird nicht importiert, wenn:

• keine Kampagne mit diesem Namen existiert oder die Kampagne für das Zielstudio nicht verfügbar ist oder
• mehrere Kampagnen diesen Namen haben.

Lass die Zelle leer, wenn der Interessent zu keiner Kampagne gehören soll.

So sehen die importierten Interessenten aus

Jede importierte Zeile legt im Zielstudio einen neuen Interessenten an:

• Der Interessent ist offen, also weder gewonnen noch verloren.
• Als Herkunft des Interessenten ist Interessentenimport eingetragen.
• Enthält die Zeile eine Kampagne, gehört der Interessent zu dieser Kampagne.
• Die übrigen Spalten füllen Kontaktdaten, Adresse und Notizen des Interessenten.

Import im Verlauf verfolgen

Die Seite Interessenten / Gewinnung / Interessentenimport listet die Importe des gewählten Studios in einer Tabelle. Die Tabelle aktualisiert sich selbst, während ein Import läuft. Du musst die Seite nicht neu laden.

Gibt es noch keine Importe, zeigt die Tabelle Es liegen keine Importdaten vor.

Abgelehnte Zeilen herunterladen

Für einen abgeschlossenen Import mit abgelehnten Zeilen kannst du einen Bericht herunterladen:

1. Öffne in der Verlaufstabelle das Menü (drei Punkte) des Imports.
2. Klicke auf Fehlgeschlagen / Übersprungen herunterladen.

   

Der Bericht ist eine Excel-Datei in deiner Oberflächensprache. Er enthält:

• Quellzeilennummer: die Zeile in deiner ursprünglichen Datei.
• Die 14 Spalten der Vorlage mit den Werten aus dieser Zeile.
• Status: Fehlgeschlagen für Zeilen mit Fehlern, Übersprungen für Duplikate.
• Grund: warum die Zeile nicht importiert wurde. Mehrere Fehler in einer Zeile stehen zusammen.

Korrigiere die Zeilen, kopiere sie in eine neue Vorlage und importiere sie erneut. Entferne vorher die zusätzlichen Spalten Quellzeilennummer, Status und Grund, sonst passen die Überschriften nicht.

Bitte beachte:

• Das Menü ist inaktiv, solange ein Import läuft, wenn der Import als Ganzes fehlgeschlagen ist und wenn keine Zeile abgelehnt wurde.
• Um den Bericht herunterzuladen, braucht deine Rolle das Leserecht von Mitgliedergewinnung / Interessenten-Import verwalten in jedem Studio, in dem der Import Interessenten angelegt hat.

Fehlerbehebung

Der Import startet nicht

Diese Meldungen betreffen die ganze Datei. Es wird kein Interessent angelegt.

Einzelne Zeilen werden abgelehnt

Diese Gründe stehen in der Spalte Grund des Berichts. Fehler, die beim Prüfen der Datei gefunden werden, beginnen mit Validierungsfehler:. Nur die betroffenen Zeilen werden nicht importiert.

Hinweis: Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz erstellt und redaktionell geprüft.