Configuración contable: crear, compartir y activar para varios estudios – Magicline GmbH

En este artículo aprenderás a gestionar de forma centralizada las cuentas contables y las reglas de contabilización como configuración contable, a compartirla con varios estudios y a activarla en una fecha programada, incluidos el historial de cambios y el historial de activación.

Guía rápida

Abre Ajustes / Finanzas / Configuración de contabilidad.
Haz clic en Create accounting configuration.
Introduce un Nombre y selecciona la Configuración básica: SKR03, SKR04, IFRS, GAAP o copiar la configuración existente.
En Editar los permisos, selecciona los estudios que deben usar la configuración.
Selecciona la configuración del código de reserva y haz clic en Guardar.
Revisa y ajusta las Posting accounts y las Normas de contabilización en la vista de detalle.
Abre el menú de acciones y haz clic en Activar la configuración, selecciona los estudios en Seleccione la ubicación y establece una Fecha de activación a partir de hoy.

Resumen

Una configuración contable agrupa cuentas contables y reglas de contabilización. La gestionas de forma centralizada, la usas en varios estudios y planificas su activación con antelación, por ejemplo para el inicio de un mes. Por estudio, solo una configuración está activa a la vez; otras configuraciones pueden programarse para una fecha posterior.

Requisitos previos

Dos permisos independientes controlan esta función:

Gestionar configuraciones: crear, ver, editar y eliminar configuraciones contables. De forma predeterminada, los roles admin y office tienen acceso completo; los roles counter y read-only solo pueden ver las configuraciones.
Activar configuraciones: un permiso independiente que permite activar una configuración. De forma predeterminada, los roles admin y office lo tienen.

Encuentras la función en Ajustes / Finanzas / Configuración de contabilidad. La vista general tiene dos pestañas:

Configuración: todas las configuraciones con su Nombre y su configuración del código de reserva, los estudios con los que se comparten y el estado Activado en este estudio.
Historial de activación: muestra por estudio qué configuración está o estuvo activa. Puedes filtrar por estudio y período.

Haz clic en una configuración para abrir su vista de detalle. Muestra la configuración del código de reserva y la Fecha de activación y tiene cuatro pestañas: Posting accounts, Normas de contabilización, Historial de cambios e Historial de activación. El menú de acciones contiene Editar la configuración, Activar la configuración y Borrar la configuración.

Crear una configuración contable

Abre Ajustes / Finanzas / Configuración de contabilidad y haz clic en Create accounting configuration.
Introduce un Nombre.
Selecciona la Configuración básica:
- SKR03, SKR04, IFRS o GAAP: se carga un conjunto adecuado de cuentas contables.
- copiar la configuración existente: las cuentas y las reglas se toman de una configuración existente.
Selecciona la configuración del código de reserva.
Opcional: marca Activar la cuenta de ingresos diferidos y completa el campo adicional que aparece.
Define qué estudios pueden usar la configuración mediante Editar los permisos (consulta la sección siguiente).
Haz clic en Guardar.

Compartir con varios estudios

En el cuadro de diálogo de creación y edición, usa Editar los permisos para seleccionar los estudios que pueden usar la configuración. Solo se ofrecen estudios de la misma región fiscal. También puedes añadir más estudios más adelante mediante Editar la configuración.

Gestionar cuentas contables

En la vista de detalle, abre la pestaña Posting accounts. La tabla muestra Account number, Descripción, categoría contable y Tipo de IVA.

Usa la búsqueda para encontrar cuentas por número de cuenta o nombre.
Activa sólo a medida para mostrar solo las cuentas que has creado tú, y Sólo activo para ocultar las cuentas inactivas.
Haz clic en Crear una cuenta de pérdidas y ganancias para añadir una cuenta nueva.

Gestionar reglas de contabilización

En la vista de detalle, abre la pestaña Normas de contabilización. La tabla muestra categoría de ventas, Cuenta, el tipo de ingreso, Tipo de IVA y Revenue account. Las reglas que proporciona el sistema llevan la insignia system.

Usa la búsqueda para encontrar una regla y activa sólo a medida para mostrar solo las reglas que has creado tú.
Haz clic en Crear regla de contabilización para añadir una regla nueva. En el cuadro de diálogo, elige una categoría de ventas (Tarifas, Módulos adicionales, Tarifas planas, Artículos, Variantes de artículo o Código de reserva) y selecciona después la entrada en Tipo de ingreso. La lista de entradas depende de la categoría.

Editar una configuración contable

Mientras una configuración no se haya activado nunca, puedes cambiarlo todo. Una vez activada, sus cuentas contables, sus reglas de contabilización y el ajuste de ingresos diferidos quedan bloqueados. El Nombre, los ajustes para compartir y la configuración del código de reserva siguen siendo editables mediante Editar la configuración.

Programar la activación

Abre la configuración y haz clic en Activar la configuración en el menú de acciones.
En Seleccione la ubicación, elige los estudios en los que la configuración debe activarse.
Establece la Fecha de activación. No se pueden seleccionar fechas pasadas.
Haz clic en Siguiente y sigue los pasos restantes del asistente.

Al activarla, la configuración anterior finaliza automáticamente el día antes de la fecha de activación y la nueva está activa desde la fecha que elegiste. Si ya hay activaciones planificadas para un estudio seleccionado en esa fecha o después, la nueva activación las sustituye.

Historial de cambios y de activación

Historial de cambios: registra cada cambio en la configuración, sus cuentas, reglas y activaciones, con la hora y el usuario que lo realizó.
Historial de activación: muestra cuándo, en qué estudio y por quién se activó una configuración. Puedes filtrar por estudio y período.

Eliminar una configuración

Solo se pueden eliminar las configuraciones que nunca se han activado. Abre la configuración y haz clic en Borrar la configuración en el menú de acciones. Es útil para limpiar configuraciones de prueba.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cambiar las cuentas o las reglas de una configuración activada?
No. Crea en su lugar una configuración nueva (por ejemplo con copiar la configuración existente), ajústala y programa su activación para la fecha deseada. El nombre, los ajustes para compartir y la configuración del código de reserva siguen siendo editables.

¿Qué ocurre exactamente durante la activación?
En la fecha elegida, la nueva configuración pasa a estar activa; la anterior finaliza automáticamente el día antes. Las activaciones ya planificadas para el mismo estudio en esa fecha o después se sustituyen.

¿Hay una búsqueda?
Sí. En las pestañas Posting accounts y Normas de contabilización puedes buscar, y el interruptor sólo a medida muestra solo tus propias entradas.

Aviso: Este artículo se ha creado con ayuda de inteligencia artificial y traducido automáticamente sin revisión editorial. Disculpa los posibles errores.