En este artículo aprenderás cómo almacenar documentos relevantes para el contrato (p. ej. tarjeta de identificación, carné de estudiante, prueba corporativa) directamente en el socio durante la contratación, sin salir del proceso de contratación.
Contenido
- Requisitos previos
- De qué se trata
- Cuándo usar la función
- Escanear un documento durante la contratación
- Dónde se almacenan los documentos
- Disponibilidad (web y app)
Requisitos previos
Permiso: Documentos. Lo gestionas en Recursos / Empleados / Roles. Además, necesitas acceso a la herramienta de ventas para poder concluir un contrato.
Adicionalmente, para el uso práctico necesitas:
- una contratación en curso en la herramienta de ventas en la que se deba almacenar el documento,
- para la captura mediante cámara (Hacer una foto), un dispositivo con cámara y el permiso de cámara concedido en el navegador. Sin cámara, añade en su lugar un archivo de imagen existente mediante Subir imagen.
De qué se trata
Al concluir un contrato, a menudo es necesario almacenar documentos que fundamentan el contrato o una oferta: una tarjeta de identificación para la identificación, un carné de estudiante para una tarifa de estudiante, una prueba corporativa para una tarifa de fitness corporativo o justificantes similares.
Con esta función capturas dichos documentos directamente en el proceso de contratación y los almacenas en el registro del socio. El proceso de contratación permanece en un único flujo y los documentos están disponibles más tarde en la cuenta del socio. Así se eliminan el cambio a una zona de carga aparte y el reprocesamiento manual tras la conclusión.
Cuándo usar la función
Situaciones típicas:
- Prueba de identidad en la contratación (tarjeta de identificación).
- Justificante para una tarifa reducida o especial (p. ej. carné de estudiante, prueba corporativa).
- Documentos complementarios que se deban documentar con el contrato en el socio.
Escanear un documento durante la contratación
Capturar documentos es un paso opcional en la contratación. Lo activas en el paso Datos del socio; a continuación aparece en el flujo un paso propio para capturar el documento.
- En la contratación, ve al paso Datos del socio. Marca allí la casilla Añadir documentos (junto a las opciones Introducir el tutor legal y Hacer una foto del socio). Con ello se añade al flujo el paso Captura de documento: después de los datos del socio y la foto del socio, antes del tutor legal y el pago.
- Abre el paso Captura de documento y, en el menú desplegable Selecciona un tipo de documento, elige el tipo adecuado. Disponibles: Tarjeta de identificación, Pasaporte, Carné de estudiante, Certificado de matriculación, Prueba corporativa, Consentimiento de los padres y Otro. (Los estudios de EE. UU. muestran una lista diferente, que incluye permiso de conducir, documento de identidad estatal y exención de responsabilidad.)
- Opcional: introduce una nota breve en el campo Nota (máx. 100 caracteres). La nota pasa a formar parte del nombre del documento.
- Captura el documento de una de dos maneras:
- Hacer una foto: abre la cámara. Alinea el documento dentro del marco mostrado y toma la foto. Usa el icono de la cámara para cambiar entre la cámara frontal y la trasera.
- Subir imagen: selecciona un archivo de imagen existente del dispositivo.
- Comprueba la captura en la vista previa. Confirma para guardar el documento o repite la captura.
- El documento guardado aparece como miniatura en la lista. Si es necesario, añade más documentos de la misma manera.
Dónde se almacenan los documentos
El documento escaneado se almacena en el socio como documento del socio y está disponible más tarde en la zona Documentos del socio, en el mismo lugar que otros documentos del socio (p. ej. el documento del contrato). No se almacena como un registro de contrato aparte.
Disponibilidad (web y app)
El paso está disponible en la web y en la app de ventas, con una diferencia en la forma de capturar:
- Web: ambas opciones están disponibles: Hacer una foto (cámara en el navegador con marco de recorte) y Subir imagen (selector de archivos).
- App de ventas: la captura se realiza mediante Subir imagen, que abre directamente la cámara o el selector de archivos del dispositivo.
Se admiten archivos de imagen (JPG y PNG) con un tamaño de archivo máximo de 5 MB por archivo. Las imágenes capturadas o seleccionadas se almacenan como JPG.