Dans cet article, tu apprends : comment effectuer un cycle de paiement
Vérification du fichier de cycle de paiement
Transmettre le cycle de paiement à ta banque
Supprimer ou annuler un cycle de paiement
Guide rapide :
1. Cliquez sur "Préparer un cycle de paiement".
2. Vérifiez l'exactitude du fichier de cycle de paiement.
3. Cliquez sur "Transmettre le cycle de paiement".
4. Préparez un cycle de paiement
Tutoriel vidéo
Préparer le cycle de paiement
Si vous souhaitez effectuer votre cycle de paiement, vous devez d'abord préparer le fichier du cycle de paiement dans votre Magicline.
Pour ce faire : Finances > Cycles de paiement, puis cliquez sur "Créer un cycle de paiement" dans le coin supérieur droit.
Veuillez noter :
Si vous avez déjà un cycle de paiement ouvert, vous ne pouvez pas en créer un deuxième. Il est nécessaire que tous les cycles de paiement soient d'abord terminés.
Dans cette fenêtre, saisissez les données telles que la date d'encaissement et la période de créance.
Attention : "les dettes jusqu'à et y compris" vous permet de décider quels clients vont être inclus dans le prélèvement, selon la date d'échéance de leur cotisation.
Vous pouvez éventuellement restreindre les créances ouvertes que le cycle de paiement prend en compte. Dans la fenêtre de création du cycle de paiement, cochez la case « Limiter la période de traitement des demandes en cours » et définissez la période à l'aide des deux champs de date :
- « De » : date de début de la période de créance.
- « Les dettes jusqu'à et y compris » : date de fin. Toutes les créances ouvertes dont l'échéance est antérieure ou égale à cette date sont prises en compte.
À noter : avec le mode de paiement actuel, le nombre de jours maximum pour les créances à venir est limité à 14 jours à l'avance. Dans le cas contraire, il faut s'attendre à un risque de rétrofacturation plus élevé.
Sous "Groupe de paiements", vous pouvez entrer un groupe de paiement afin de ne prélever qu'une partie de vos clients (en savoir plus sur les groupes de paiement).
Cliquez ensuite sur "Créer un aperçu".
Important : MAGICLINE PAYMENTS
Si vous avez débloqué Magicline Payments dans votre Magicline, vous pouvez choisir sous "Prestataire de services de paiement" de prélever vos clients par :
- carte de crédit
- SEPA (Magicline Payments)
Vérification du fichier de cycle de paiement
Votre cycle de paiement est maintenant prêt. Il est important que vous vérifiiez l'exactitude du fichier de cycle de paiement avant de le transmettre à votre banque.
Pour ce faire, cliquez sur le cycle de paiement préparé. Vous accédez ainsi à la vue détaillée du fichier.
Pour le contrôle, utilisez de préférence l'onglet "Membres". Vous pourrez ainsi effectuer des contrôles aléatoires.
Tout est correct ? Vous pouvez alors retourner à vos cycles de paiement.
Cliquez sur "Préparer le paiement" dans le menu à trois points à côté de votre cycle de paiement actuel et confirmez la préparation. Le cycle de paiement est maintenant "Ouvert".
Transmission du cycle de paiement à votre banque
Vous avez ainsi préparé le cycle de paiement, mais vous ne l'avez pas encore transmis à votre banque.
SANS MAGICLINE PAYMENTS :
Vous pouvez maintenant sélectionner "Télécharger le fichier bancaire (XML)" dans le menu à trois points. Vous obtiendrez ainsi un fichier de cycle de paiement avec le format correct pour le transfert à la banque.
Une fois que vous avez effectué cette opération avec succès et que vous êtes sûr que le téléchargement du fichier auprès de votre banque a bien fonctionné, n'oubliez pas une étape importante.
Dans le menu à trois points, vous trouverez l'option "Remise vers la banque". C'est important, car ce n'est qu'à ce moment-là que les cotisations de vos membres seront considérées comme "prélevées".
AVEC MAGICLINE PAYMENTS :
Vous pouvez maintenant sélectionner "Transférer les créances" dans le menu à trois points.
Votre fichier s'envoi automatiquement à notre partenaire de paiement, qui se charge de réaliser les prélèvements. Vous n'avez donc pas besoin de transmettre de fichier à votre banque.
Note : vous pouvez consulter les délais de paiement dans cet article.
Cliquez enfin sur "Finaliser le paiement" pour le marché comme terminé.
Suppression ou annulation d'un cycle de paiement
Si vous découvrez une erreur dans votre cycle de paiement, vous pouvez soit le supprimer, soit l'annuler tant qu'il a le statut Aperçu.
Pour cela, allez dans le menu à trois points de votre cycle de paiement. Là, cliquez sur "Supprimer".
Il est possible d'interrompre un cycle de paiement lorsque celui-ci a déjà été préparé de manière définitive, mais qu'il n'a pas encore été transmis → statut "Ouvert". Pour cela, allez dans le menu à trois points de votre cycle de paiement. Là, cliquez sur "Annuler".