Dans cet article, vous apprendrez à résoudre les problèmes lorsque des employés ne peuvent pas consulter ou modifier les informations des membres et comment les données des employés sont archivées et anonymisées automatiquement.
Sommaire
- Guide rapide
- Rôles et autorisations
- Messages d'erreur
- Accès par établissement
- Assistance aux employés
- Archivage et anonymisation automatiques des données des employés
Guide rapide
Si vous ne trouvez pas une rubrique dans la barre latérale à gauche, cliquez là sur la dernière entrée, Plus de. Utilisez Personnaliser la navigation pour choisir les rubriques qui apparaissent directement dans la barre latérale.
- Allez dans Ressources / Employés / Rôles.
- Sélectionnez le rôle attribué à l'employé concerné.
- Sous Gestion des contrats / Administration, activez Données personnelles des membres, Données relatives à l'adresse des membres et Coordonnées des membres. Ces trois autorisations contrôlent les données du membre dans le profil du membre.
- Toujours sous Gestion des contrats / Administration, activez Données de base des membres si l'employé a besoin de l'ensemble des données de base du membre, et Cartes d'accès des membres si l'employé attribue ou modifie des cartes d'accès.
- Sous Gestion des contrats / Listes et exportations, activez Listes des membres si l'employé travaille avec des listes de membres.
- Enregistrez les modifications.
- Si les problèmes persistent, vérifiez le message d'erreur exact et assurez-vous que le rôle est attribué à l'employé pour l'établissement dans lequel il travaille.
Rôles et autorisations
L'accès aux informations des membres est contrôlé par le rôle de l'employé. Procédez comme suit :
- Allez dans Ressources / Employés / Rôles.
- Sélectionnez le rôle attribué à l'employé concerné.
- Activez les autorisations dont l'employé a besoin (voir le tableau ci-dessous).
- Enregistrez les modifications pour que les nouvelles autorisations soient appliquées.
Les données du membre dans le profil du membre sont contrôlées par trois autorisations distinctes : Données personnelles des membres, Données relatives à l'adresse des membres et Coordonnées des membres. Chacune couvre la consultation et la modification des données correspondantes. Si l'une d'elles manque, les données correspondantes ne sont pas affichées à l'employé, même si d'autres autorisations de gestion des membres sont activées.
| Autorisation | Où la trouver | Ce qu'elle contrôle |
|---|---|---|
| Données personnelles des membres | Gestion des contrats / Administration | Données personnelles d'un membre, par exemple le nom et la date de naissance. |
| Données relatives à l'adresse des membres | Gestion des contrats / Administration | Données d'adresse d'un membre. |
| Coordonnées des membres | Gestion des contrats / Administration | Coordonnées d'un membre, par exemple l'adresse e-mail et le numéro de téléphone. |
| Données de base des membres | Gestion des contrats / Administration | Gestion complète des données de base des membres (noms, adresses, coordonnées). |
| Cartes d'accès des membres | Gestion des contrats / Administration | Attribution et modification des cartes d'accès d'un membre. |
| Listes des membres | Gestion des contrats / Listes et exportations | Listes des membres. |
Notez que Compte du membre sous Gestion des contrats / Finances ne donne pas accès aux informations des membres. Cette autorisation couvre le compte du membre, par exemple la comptabilisation de paiements et de créances. L'activer ne résout pas un problème de consultation ou de modification du nom, de l'adresse ou des coordonnées.
Messages d'erreur
Si des employés rencontrent toujours des problèmes, vérifiez si un message d'erreur précis s'affiche. Le message indique le domaine auquel l'employé n'a pas accès. Comparez-le aux autorisations du tableau ci-dessus et adaptez le rôle en conséquence.
Accès par établissement
Les rôles sont attribués par établissement. Un employé ne dispose des autorisations d'un rôle que dans les établissements pour lesquels ce rôle lui est attribué. Allez dans Ressources / Employés, ouvrez l'employé et vérifiez l'attribution des rôles pour chaque établissement dans lequel il travaille.
Assistance aux employés
Si des employés rencontrent toujours des difficultés, fournissez-leur un guide étape par étape ou des captures d'écran. Cela les aide à choisir les bons éléments de menu et les bonnes options.
Archivage et anonymisation automatiques des données des employés
Disponible à partir du 7 octobre 2026.
Le logiciel peut anonymiser automatiquement les données personnelles des employés désactivés à l'expiration d'un délai de conservation. La fonction est désactivée par défaut : aucune donnée n'est anonymisée tant que vous n'avez pas créé une configuration et ne l'avez pas activée pour un établissement. Vous définissez vous-même le délai de conservation. Il court à compter de la désactivation de l'employé et l'unité par défaut est le mois.
À l'expiration du délai de conservation, une tâche en arrière-plan efface le nom, les coordonnées, l'adresse, la photo et les documents personnels de l'employé. Cette opération est irréversible. Si vous réactivez l'employé ensuite, les données ne sont pas restaurées. Jusqu'à l'expiration du délai, vous pouvez encore restaurer l'employé. Les plannings, le temps de travail, les absences et le suivi du temps sont conservés.
L'image montre l'interface en anglais : la boîte de dialogue de modification d'une configuration, avec le délai de conservation et l'avertissement d'effacement irréversible.
Vous trouverez la configuration sous Ressources / Employés / Confidentialité des données des salariés. Une seule configuration peut être active par établissement.
Autorisations requises, sous Employés et ressources / Gestion des employés : Gérer l'archivage automatique et l'anonymisation des données des salariés et Lancer l'anonymisation automatique des employés.
L'image montre l'interface en anglais : la page de confidentialité des données des salariés avec les configurations existantes.
Les détails de la configuration seront décrits dans un article séparé.
Remarque : Cet article a été créé à l'aide de l'intelligence artificielle et traduit automatiquement sans relecture. Nous vous prions de nous excuser pour d'éventuelles erreurs.