Dans cet article, vous apprendrez quelles informations MagicAI Chat obtient déjà automatiquement du logiciel, ce que vous devez fournir via vos propres sources d'information et comment structurer ce contenu pour que le bot réponde précisément à vos membres.
Sommaire
- Comment MagicAI Chat utilise vos informations
- Ce qui provient automatiquement du logiciel
- Ce qui relève de vos sources d'information
- Recommandations de format de fichier
- Conseils pour de meilleures réponses
- À quelle fréquence mettre à jour
- Articles associés
Comment MagicAI Chat utilise vos informations
MagicAI Chat peut faire plus que répondre à des questions. Il peut aussi agir directement : réserver des séances d'essai, suspendre des contrats, changer de tarif. Ces actions proviennent du logiciel. Cet article traite de la partie information, c'est-à-dire tout ce que MagicAI Chat doit savoir pour répondre avec précision.
MagicAI Chat répond exclusivement sur la base du contenu dont il dispose. Il n'invente pas de réponses et ne peut répondre qu'à ce qui est réellement enregistré. Si un membre pose une question pour laquelle aucune information correspondante n'existe, MagicAI Chat ne peut pas aider. C'est pourquoi des sources d'information complètes et à jour sont déterminantes pour la qualité de MagicAI Chat.
Deux types d'informations sont à la disposition de MagicAI Chat :
- Données système: informations qui proviennent automatiquement du logiciel (par exemple horaires d'ouverture, contrats, planning des cours, offres d'abonnement).
- Sources d'information: contenu que vous fournissez vous-même (fichiers, URLs ou votre Zendesk Help Center).
Tout ce qui ne provient pas du système et n'est pas enregistré dans vos sources d'information ne peut pas être traité par MagicAI Chat.
Ce qui provient automatiquement du logiciel
Les informations suivantes sont récupérées directement du logiciel, selon la fonctionnalité que vous avez activée. Vous n'avez pas besoin de les ajouter à vos sources d'information. Au contraire, des informations en double peuvent entraîner des réponses contradictoires.
| Provient du logiciel (lorsque la fonctionnalité est active) | Ne pas dupliquer dans vos sources |
|---|---|
| Horaires, adresse et coordonnées du club | Horaires, adresse, numéro de téléphone |
| Offres d'abonnement et tarifs | Listes de prix, aperçus des tarifs |
| Créneaux de séances d'essai disponibles et réservation | Rendez-vous disponibles |
| Planning des cours et cours disponibles | Horaires et descriptions des cours |
| Processus de résiliation | Étapes de résiliation (MagicAI Chat guide le membre tout au long du processus) |
| Demander des périodes de pause (freeze) | Étapes de pause (MagicAI Chat guide le membre tout au long du processus) |
Important : Ces restrictions ne s'appliquent que lorsque vous avez activé la fonctionnalité concernée. Si une fonctionnalité est active, fiez-vous aux données système. Si vos sources contiennent par exemple un ancien tarif alors que le logiciel fournit le tarif actuel, les réponses peuvent se contredire.
Si vous n'avez délibérément pas activé une fonctionnalité, par exemple parce que vous avez un cas particulier comme une séance d'essai payante que MagicAI Chat ne peut pas gérer, alors il est judicieux de couvrir ce sujet dans vos sources d'information. Le tableau ci-dessus n'est pas une interdiction générale mais un repère : ce que le système fournit déjà automatiquement, vous n'avez pas besoin de le maintenir en double.
Ce qui relève de vos sources d'information
Vos sources d'information couvrent tout ce qui ne provient pas automatiquement du système, c'est-à-dire tout ce que votre club fait de manière individuelle. La liste ci-dessous présente des questions typiques que posent vos membres et auxquelles seules vos sources d'information peuvent répondre.
Séance d'essai et inscription
- Que dois-je apporter à une séance d'essai ?
- Comment se déroule la séance d'essai ?
- Quel est l'âge minimum pour s'inscrire ?
- Puis-je visiter le club au préalable ?
- Que comprend un pass journée ? Couvre-t-il le sauna et le parking, et puis-je entrer plusieurs fois ?
Installations et offre
- Y a-t-il un parking ? Est-il gratuit ?
- Y a-t-il des douches, des casiers et des serviettes ?
- Y a-t-il un sauna ou un espace bien-être ? Est-il séparé par sexe ou mixte ?
- Le sauna a-t-il ses propres horaires, différents de ceux du club ?
- Y a-t-il du WiFi dans le club ?
- Y a-t-il des boissons ou une fontaine à eau ?
- Quelle est la taille de la surface d'entraînement ?
- Proposez-vous du coaching personnel ? Combien cela coûte-t-il environ ?
Invités et accompagnants
- Puis-je amener un ami ?
- Combien coûte un pass journée ?
- Existe-t-il une offre « amenez un ami » ?
- Quel est l'âge minimum pour les invités ?
- Les enfants peuvent-ils accompagner leurs parents dans le club sans s'entraîner eux-mêmes ?
Abonnement et contrat
- Comment se déroule la signature d'un contrat ?
- Que dois-je apporter pour signer un contrat ?
- Existe-t-il des tarifs étudiants, scolaires ou seniors ?
- Proposez-vous des offres de sport en entreprise (Hansefit, EGYM Wellpass, Urban Sports Club, etc.) ?
- Comment fonctionne l'inscription via le sport en entreprise ?
- Puis-je changer de tarif (montée ou descente en gamme) ?
- Puis-je changer de club d'origine ?
- Y a-t-il actuellement une offre spéciale ou une promotion ? Jusqu'à quand est-elle valable et quelles conditions s'appliquent ?
- Je me suis inscrit en ligne. À partir de quand puis-je venir au club ?
- Puis-je transférer mon abonnement à une autre personne ?
- Puis-je offrir un abonnement ?
- Puis-je continuer à utiliser le club jusqu'à la fin de mon contrat après avoir résilié ?
- J'ai résilié. Puis-je annuler cette résiliation ?
- Existe-t-il un droit de rétractation après l'inscription ?
Paiement
- Quand la cotisation est-elle prélevée ?
- Mon paiement a échoué. Que dois-je faire ?
- Y a-t-il des frais d'inscription ou des frais administratifs ?
- Comment fonctionne le remboursement en cas de trop-perçu ?
- Pourquoi un montant différent de celui attendu a-t-il été prélevé ?
- Quels moyens de paiement sont acceptés ?
- Y a-t-il d'autres frais récurrents obligatoires en plus de la cotisation mensuelle ?
Règlement intérieur
- Quelle tenue dois-je porter ?
- Ai-je besoin d'une serviette ?
- Puis-je prendre des photos ou filmer dans le club ?
- Puis-je amener mon chien ?
- Quelles sont les règles de l'espace sauna et bien-être ?
- Dois-je essuyer les appareils après usage ?
- Puis-je entrer dans le club plusieurs fois par jour ?
- Que dois-je faire si un appareil est défectueux ?
Application et accès
- Que puis-je faire dans l'application ?
- Je n'arrive pas à me connecter à l'application. Que dois-je faire ?
- Comment fonctionne l'accès 24/7 ?
- La porte d'entrée ne s'ouvre pas. Que dois-je faire ?
- J'ai perdu ma carte de membre. Comment en obtenir une nouvelle ?
- Existe-t-il une carte de membre numérique et comment l'utiliser ?
- Comment recharger mon crédit de consommation ?
Divers
- Recrutez-vous ? Comment puis-je postuler ?
- Le club est-il accessible aux personnes en situation de handicap ?
- Quand le club est-il le plus fréquenté ?
- Existe-t-il des programmes spéciaux (par exemple Hyrox ou sport de réadaptation) ?
- Puis-je simplement venir m'entraîner avec une offre de sport en entreprise (par exemple Wellpass ou Hansefit), ou dois-je m'inscrire séparément ?
- Le club est-il ouvert les jours fériés et, si oui, des horaires différents s'appliquent-ils ?
- Comment obtenir une attestation d'abonnement (par exemple pour ma caisse d'assurance maladie) ?
Recommandations de format de fichier
Formats recommandés
- Fichiers texte (.txt, .md) : les plus adaptés. Structure claire, faciles à mettre à jour.
- PDF : fonctionne tant que le texte est sélectionnable. Les documents numérisés ou les PDF composés uniquement d'images ne sont pas reconnus.
Non adaptés
- PDF numérisés (texte non extractible)
- Fichiers composés uniquement d'images
- Tableurs Excel (les relations sont perdues)
Site web comme source
- MagicAI Chat peut lire votre site web ou votre page de FAQ existants.
- Il suit jusqu'à 5 niveaux de profondeur et un maximum de 50 liens.
- La page doit être accessible publiquement (sans connexion requise).
Important: Si vous souhaitez que votre site web serve de source d'information, il suffit de saisir un domaine. Notre système explore alors toutes les informations jusqu'à 5 niveaux de profondeur. Ajouter chaque sous-page individuellement comme source d'information est contre-productif pour le traitement et peut entraîner des erreurs.
Conseils pour de meilleures réponses
La qualité des réponses de MagicAI Chat dépend directement de la manière dont vos sources d'information sont construites. Voici les recommandations les plus importantes.
Chaque section doit être compréhensible par elle-même
MagicAI Chat recherche les sections de texte qui correspondent à une question. Une section qui n'a pas de sens sans le texte précédent produit de mauvaises réponses.
Moins efficace
Résiliation
Vous pouvez résilier à tout moment. Le délai de préavis est de 5 jours ouvrés.
Mieux
Résilier votre abonnement Example Fitness
L'abonnement Example Fitness peut être résilié chaque mois. Le délai de préavis est de 5 jours ouvrés avant la prochaine date de renouvellement.
Donnez du contexte aux titres
Moins efficace
Invités
Mieux
Règles pour les invités chez Example Fitness Villeville
Ainsi, MagicAI Chat peut mieux situer la section, même lorsque la question est formulée de manière générale.
Un seul sujet par section
Chaque section doit répondre à exactement une question. Ne mélangez pas plusieurs sujets dans un long paragraphe.
Gardez les conditions et restrictions avec l'affirmation
Si une règle comporte des exceptions ou des prérequis, ceux-ci doivent figurer dans la même section, pas plus bas ni dans un paragraphe distinct.
Moins efficace
Quel est l'âge minimum pour devenir membre ?
Vous devez avoir au moins 15 ans.
Signature de contrat pour les mineurs
Un représentant légal doit être présent lors de la signature du contrat au club.
Mieux
Quel est l'âge minimum pour devenir membre ?
Vous devez avoir au moins 15 ans. Si vous êtes mineur (15 à 17 ans), le consentement de votre représentant légal est requis. Un représentant légal doit être présent lors de la signature du contrat au club. L'inscription en ligne n'est pas possible pour les mineurs.
Utilisez le format questions-réponses
Le format le plus efficace est la question suivie de la réponse.
Exemple
Comment puis-je résilier mon abonnement Example Fitness ?
L'abonnement Example Fitness peut être résilié chaque mois via :
la Member App (option la plus rapide), e-mail à info@example-fitness.com, courrier à [adresse].
Le délai de préavis est de 5 jours ouvrés avant la date de renouvellement.
Utilisez une terminologie cohérente
Utilisez toujours le même terme pour le même concept. Si vous alternez entre « application », « app d'entraînement », « portail membre » et « espace en ligne », il est plus difficile pour MagicAI Chat de reconnaître qu'il s'agit de la même chose.
Des faits, pas de la publicité
MagicAI Chat recherche des faits. Les textes marketing comme « Vivez votre meilleur entraînement » n'aident pas. « Le club offre 500 m² de surface d'entraînement avec 80 machines » en revanche oui.
Évitez les contradictions
La même information ne devrait figurer qu'à un seul endroit. Si les horaires apparaissent à trois endroits différents avec des données différentes, MagicAI Chat donne des réponses contradictoires. De plus, un contenu en double occupe des places dans les résultats de recherche et peut évincer d'autres informations pertinentes.
Des sections ni trop courtes ni trop longues
Une bonne section compte de 3 à 8 phrases et répond entièrement à une question, y compris toutes les conditions et restrictions. Les sections trop courtes (1 à 2 phrases) donnent trop peu de contexte. Les sections trop longues (plus d'une demi-page A4) rendent plus difficile pour MagicAI Chat de trouver le passage pertinent.
À quelle fréquence mettre à jour
Les données système (horaires, tarifs, planning des cours, etc.) sont récupérées du logiciel en temps réel, vous n'avez donc rien à mettre à jour manuellement ici.
Pour vos sources d'information :
- Sources de type fichier : après chaque modification de vos documents, cliquez sur le bouton Mettre à jour les sources de connaissances afin que MagicAI Chat utilise le nouveau contenu.
- Sources web (URLs) : réexplorées automatiquement chaque nuit. Veillez à ce que votre site web soit à jour, sinon MagicAI Chat transmet des informations obsolètes.
- Zendesk Help Center : synchronisé automatiquement chaque nuit.
Articles associés
Remarque : Cet article a été traduit à l'aide de l'intelligence artificielle. Nous vous prions de nous excuser pour d'éventuelles erreurs.