Dans cet article, vous apprendrez comment enregistrer des documents liés au contrat (p. ex. carte d'identité, carte d'étudiant, justificatif d'entreprise) directement chez l'adhérent lors de la conclusion du contrat, sans quitter le processus de contrat.
Sommaire
- Conditions préalables
- De quoi il s'agit
- Quand utiliser la fonction
- Numériser un document lors de la conclusion du contrat
- Où les documents sont enregistrés
- Disponibilité (web et app)
Conditions préalables
Autorisation : Documents. Vous la gérez sous Ressources / Employés / Rôles. Vous avez également besoin d'un accès à l'outil de vente pour conclure un contrat.
En outre, pour une utilisation pratique, vous avez besoin :
- d'une conclusion de contrat en cours dans l'outil de vente dans laquelle le document doit être enregistré,
- pour la capture par caméra (Prendre une photo), d'un appareil doté d'une caméra et de l'autorisation d'accès à la caméra accordée dans le navigateur. Sans caméra, ajoutez à la place un fichier image existant via Télécharger une image.
De quoi il s'agit
Lors de la conclusion d'un contrat, il faut souvent enregistrer des documents qui justifient le contrat ou une offre : une carte d'identité pour l'identification, une carte d'étudiant pour un tarif étudiant, un justificatif d'entreprise pour un tarif fitness d'entreprise ou des justificatifs similaires.
Avec cette fonction, vous saisissez de tels documents directement dans le processus de contrat et les enregistrez sur la fiche de l'adhérent. Le processus de contrat reste dans un seul flux et les justificatifs sont disponibles plus tard dans le compte de l'adhérent. Cela supprime le passage vers une zone de téléchargement distincte et le retraitement manuel après la conclusion.
Quand utiliser la fonction
Situations typiques :
- Preuve d'identité lors de la conclusion du contrat (carte d'identité).
- Justificatif pour un tarif réduit ou spécial (p. ex. carte d'étudiant, justificatif d'entreprise).
- Documents complémentaires à documenter avec le contrat chez l'adhérent.
Numériser un document lors de la conclusion du contrat
La saisie de documents est une étape facultative de la conclusion du contrat. Vous l'activez à l'étape Information sur l'adhérent ; une étape dédiée à la saisie du document apparaît ensuite dans le flux.
- Dans la conclusion du contrat, allez à l'étape Information sur l'adhérent. Cochez-y la case Ajouter des documents (à côté des options Le client a un représentant légal et Prenez une photo d'un membre). L'étape Saisie de document est ainsi ajoutée au flux : après les informations sur l'adhérent et la photo de l'adhérent, avant le représentant légal et le paiement.
- Ouvrez l'étape Saisie de document et, dans la liste déroulante Veuillez sélectionner un type de document, choisissez le type approprié. Disponibles : Carte d'identité, Passeport, Carte d'étudiant, Attestation d'inscription, Justificatif d'entreprise, Consentement parental et Autre. (Les studios aux États-Unis affichent une liste différente, comprenant notamment le permis de conduire, la carte d'identité d'État et la décharge de responsabilité.)
- Facultatif : saisissez une courte note dans le champ Note (max. 100 caractères). La note fait partie du nom du document.
- Saisissez le document de l'une des deux manières suivantes :
- Prendre une photo : ouvre la caméra. Alignez le document dans le cadre affiché et prenez la photo. Utilisez l'icône de la caméra pour basculer entre la caméra avant et la caméra arrière.
- Télécharger une image : sélectionne un fichier image existant sur l'appareil.
- Vérifiez la capture dans l'aperçu. Confirmez pour enregistrer le document ou recommencez la capture.
- Le document enregistré apparaît sous forme de miniature dans la liste. Si nécessaire, ajoutez d'autres documents de la même manière.
Où les documents sont enregistrés
Le document numérisé est enregistré chez l'adhérent en tant que document de l'adhérent et est disponible plus tard dans la zone Documents de l'adhérent, au même endroit que les autres documents de l'adhérent (p. ex. le document du contrat). Il n'est pas enregistré comme une fiche de contrat distincte.
Disponibilité (web et app)
L'étape est disponible sur le web et dans l'app de vente, avec une différence dans la manière de saisir :
- Web : les deux options sont disponibles : Prendre une photo (caméra dans le navigateur avec cadre de recadrage) et Télécharger une image (sélecteur de fichiers).
- App de vente : la saisie s'effectue via Télécharger une image, qui ouvre directement la caméra ou le sélecteur de fichiers de l'appareil.
Sont pris en charge les fichiers image (JPG et PNG) d'une taille maximale de 5 MB par fichier. Les images capturées ou sélectionnées sont enregistrées au format JPG.
Remarque : Cet article a été traduit à l'aide de l'intelligence artificielle. Nous vous prions de nous excuser pour d'éventuelles erreurs.