Dans cet article, vous apprendrez comment adapter vos documents contractuels : comment modifier ou masquer des éléments du contrat, ajouter des blocs de texte, joindre des documents PDF avec ou sans condition, définir d'autres options et l'affichage des prix, et générer un aperçu.
Sommaire
- Guide rapide
- Conditions préalables
- Aperçu de la page des documents contractuels
- Gérer les documents contractuels
- Modifier les éléments du contrat
- Ajouter des blocs de texte
- Joindre des documents et ajouter des conditions
- Conditions disponibles
- Définir d'autres options
- Afficher les prix totaux et moyens
- Générer un aperçu
- Articles associés
Guide rapide
Joindre un document PDF à un document contractuel, avec une condition facultative :
- Allez dans Paramètres / Gestion des contrats / Documents contractuels et cliquez sur le document contractuel que vous souhaitez modifier.
- Dans la carte Documents joints, ouvrez le menu et cliquez sur Télécharger le PDF.
- Sélectionnez le fichier PDF et saisissez un Nom.
- Facultatif : sous Condition (facultatif), sélectionnez la condition dans laquelle le document est joint. Sans condition, le document est joint à chaque fois.
- Enregistrez. Le logiciel joint le document lorsqu'il génère le document contractuel et que la condition est remplie.
Conditions préalables
- Permission : Paramètres / Gestion des contrats / Documents contractuels. Le droit de lecture permet d'ouvrir les documents contractuels. Pour modifier un document contractuel, votre rôle doit également disposer du droit de mise à jour de cette permission. Pour dupliquer un document contractuel, il faut le droit de création et, pour en supprimer un, le droit de suppression. Vous attribuez la permission dans les paramètres des rôles.
Aperçu de la page des documents contractuels
Sous Paramètres / Gestion des contrats / Documents contractuels, vous trouvez tous les documents contractuels du studio sélectionné. Un document contractuel définit l'apparence du contrat d'adhésion lorsque le logiciel le génère au format PDF. Le document contractuel utilisé dépend du tarif : la page de détail d'un tarif renvoie vers le document contractuel qui lui est attribué.
Les documents contractuels fournis par le logiciel sont marqués Système. Vous ne pouvez pas les supprimer, mais vous pouvez les dupliquer et adapter la copie. Il n'existe pas de bouton distinct pour créer un nouveau document contractuel : vous en créez un en dupliquant un document existant.
Cliquez sur un document contractuel pour ouvrir sa page de détail. La page de détail comporte les cartes suivantes, de haut en bas :
- Elément contractuel alternatif : modifier la description d'éléments standard du contrat ou les masquer.
- Champs supplémentaires : ajouter vos propres textes à un emplacement choisi du contrat.
- Documents joints : ajouter des documents PDF au contrat, toujours ou uniquement sous condition.
- Options supplémentaires : aperçu des paiements, signatures et autres paramètres d'affichage.
- Prix totaux et moyens : quels prix totaux et moyens sont affichés.
Gérer les documents contractuels
Dupliquer un document contractuel
- Dans la liste, ouvrez le menu du document contractuel.
- Cliquez sur Dupliquer les documents contractuels. La copie apparaît dans la liste.
L'image montre l'interface en anglais : liste des documents contractuels avec le menu d'une ligne ouvert, avec Dupliquer et Supprimer.
Modifier le nom et la couleur
- Ouvrez le document contractuel.
- Ouvrez le menu en haut à droite de la page de détail et cliquez sur Modifier les documents contractuels.
- Modifiez le Nom ou la Couleur et enregistrez.
L'image montre l'interface en anglais : page de détail d'un document contractuel avec le menu en haut à droite ouvert.
Supprimer un document contractuel
- Dans la liste, ouvrez le menu du document contractuel et cliquez sur Supprimer documents contractuels.
- Confirmez la boîte de dialogue.
L'option de suppression n'est pas disponible pour les documents contractuels marqués Système.
Modifier les éléments du contrat
Dans la carte Elément contractuel alternatif, vous remplacez la description standard d'un élément du contrat, par exemple un titre ou un nom de champ, par votre propre texte. Vous pouvez aussi masquer complètement un élément.
- Dans la carte Elément contractuel alternatif, ouvrez le menu et cliquez sur Ajouter un champ alternatif dans le contrat.
- Sous Elément contractuel, sélectionnez l'élément que vous souhaitez modifier.
- Saisissez l'Autre description. Utilisez le sélecteur de langue en haut de la boîte de dialogue pour saisir le texte dans d'autres langues.
- Pour retirer l'élément du document contractuel à la place, cochez Cacher. Dans ce cas, vous n'avez pas besoin de description.
- Enregistrez.
L'image montre l'interface en anglais : boîte de dialogue d'ajout d'un élément contractuel alternatif.
La sélection ne propose que les éléments qui s'appliquent au studio actuel. Les éléments d'une section de paiement, par exemple le mandat de prélèvement SEPA, ne sont listés que si le studio utilise un prestataire de paiement correspondant.
Pour modifier ou supprimer une entrée, ouvrez son menu et cliquez sur Modifier le champ alternatif du contrat ou Supprimer le champ alternatif dans le contrat. Lorsque vous modifiez une entrée, l'élément du contrat lui-même ne peut pas être changé. Les éléments masqués sont marqués Caché dans la carte.
Ajouter des blocs de texte
Dans la carte Champs supplémentaires, vous ajoutez vos propres textes au document contractuel, par exemple des mentions légales ou des textes de consentement.
- Dans la carte Champs supplémentaires, ouvrez le menu et cliquez sur Ajouter des champs supplémentaires.
- Renseignez les champs de la boîte de dialogue (voir le tableau ci-dessous). Il faut au moins un Titre ou un Contenu.
- Enregistrez.
L'image montre l'interface en anglais : boîte de dialogue de création d'un bloc de texte supplémentaire avec le champ de renvoi vers une pièce jointe.
| Champ | Description |
|---|---|
| Position dans le contrat | La section du contrat dans laquelle le bloc de texte apparaît, par exemple Titre, Données personnelles, Données du contrat, Mandat de prélèvement SEPA ou Texte final. |
| Ordre de positionnement dans le contrat | L'ordre du bloc de texte au sein de la section. La valeur la plus basse possible est 1. |
| Conditions pour afficher le bloc texte | Facultatif. Le bloc de texte n'apparaît dans le contrat que si la condition est remplie. Les blocs de texte utilisent les mêmes conditions que les documents joints (voir Conditions disponibles). Sans condition, le bloc de texte apparaît toujours. |
| Titre et Contenu | Le texte du bloc de texte. Utilisez le sélecteur de langue en haut de la boîte de dialogue pour d'autres langues. Vous pouvez insérer des espaces réservés dans le contenu. |
| Mode de mise en évidence | Aucun(e), Gras, Bordé ou Gras et bordé. |
| Afficher dans | Cochez Outil d'aide à la vente et/ou Conclusion de contrats en ligne pour afficher aussi le bloc de texte à cet endroit. Si Conclusion de contrats en ligne est coché, seuls les espaces réservés pris en charge pour la signature en ligne sont proposés. |
| Afficher le champ signature sous les blocs texte | Ne pas afficher la signature, Afficher le champ de signature facultatif ou Afficher le champ de signature obligatoire. |
| Afficher les cases à cocher | Par exemple Ne pas afficher de case à cocher, Afficher la case à cocher ou Montrer les paramètres de communication. |
| Faire référence à un document joint | Aucune, Pièce jointe ou Site web externe. Avec Pièce jointe, vous sélectionnez l'un des documents de la carte Documents joints. Avec Site web externe, vous saisissez un titre et l'URL du site web. |
Blocs de texte pour le représentant légal : un bloc de texte qui contient des espaces réservés pour le représentant légal doit avoir la condition Membre mineur. Il ne peut pas être affiché dans la conclusion de contrats en ligne.
Pour modifier ou supprimer un bloc de texte, ouvrez son menu et cliquez sur Modifier un bloc texte supplémentaire ou Supprimer un bloc texte supplémentaire.
Joindre des documents et ajouter des conditions
Dans la carte Documents joints, vous ajoutez des documents PDF que le logiciel ajoute au document contractuel lorsqu'il le génère, par exemple des conditions générales ou un formulaire de consentement. Pour chaque document joint, vous pouvez définir une condition, afin que le document ne soit joint qu'aux contrats pour lesquels il est pertinent.
Télécharger un document
- Dans la carte Documents joints, ouvrez le menu et cliquez sur Télécharger le PDF.
- Sélectionnez le fichier. Seuls les fichiers PDF sont acceptés.
- Saisissez un Nom pour le document.
- Facultatif : sous Condition (facultatif), sélectionnez une condition (voir Conditions disponibles).
- Enregistrez. Le document apparaît dans la carte avec son nom et sa taille de fichier.
L'image montre l'interface en anglais : boîte de dialogue de téléversement d'un PDF avec la liste déroulante de condition ouverte.
Fonctionnement de la condition
- Sans condition : le document est joint à chaque document contractuel généré.
- Avec une condition : le document n'est joint que si la condition est remplie. Le logiciel vérifie la condition à chaque génération du document contractuel.
- Une condition par document : vous pouvez sélectionner exactement une condition pour chaque document joint. Pour couvrir deux cas, téléchargez le document une seconde fois avec l'autre condition.
L'image montre l'interface en anglais : boîte de dialogue de modification d'une pièce jointe avec la condition membre mineur.
Exemple : vous souhaitez joindre un formulaire de consentement pour le représentant légal uniquement aux contrats de mineurs. Téléchargez le formulaire et sélectionnez la condition Membre mineur. Les contrats des membres majeurs sont générés sans le formulaire.
Modifier, trier et supprimer des documents joints
Ouvrez le menu d'un document joint dans la carte :
- Télécharger la pièce jointe : télécharger le fichier PDF.
- Trier plus haut ou Trier plus bas : modifier l'ordre. Les documents sont ajoutés dans l'ordre de la liste.
- Modifier la pièce jointe : modifier le Nom ou la Condition (facultatif). La carte n'affiche pas la condition, ouvrez donc cette boîte de dialogue pour vérifier quelle condition un document possède. Pour remplacer le fichier lui-même, téléchargez le nouveau fichier et supprimez l'ancien.
- Supprimer pièce jointe : supprimer le document après confirmation. Ce n'est pas possible tant qu'un bloc de texte renvoie au document sous Faire référence à un document joint. Supprimez d'abord la référence dans le bloc de texte.
L'image montre l'interface en anglais : carte des documents joints avec le menu de ligne d'une pièce jointe ouvert.
Conditions disponibles
Les mêmes conditions sont disponibles pour les documents joints (Condition (facultatif)) et pour les blocs de texte (Conditions pour afficher le bloc texte).
| Condition | Est remplie lorsque |
|---|---|
| Avant utilisation | Le contrat inclut une utilisation précontractuelle. |
| Mode de paiement - Paiement en espèces | Le mode de paiement est le paiement en espèces. |
| Mode de paiement - débit direct | Le mode de paiement est le prélèvement automatique. |
| Mode de paiement - carte de crédit | Le mode de paiement est la carte de crédit. |
| Mode de paiement - TWINT | Le mode de paiement est TWINT. |
| Mode de paiement - Virement bancaire | Le mode de paiement est le virement bancaire. |
| Membre mineur | Le membre est mineur le jour où le document contractuel est généré. |
| MySports | Le contrat a été conclu via la Member Platform. |
| Outil d'aide à la vente | Le contrat a été conclu dans l'outil d'aide à la vente. |
| Bon d'achat de l'entreprise utilisé | Un bon d'achat d'entreprise a été utilisé pour le contrat. |
| Conclusion de contrats en ligne | Le contrat a été conclu en ligne, par exemple via la Member Platform, une page de paiement en ligne ou une page d'atterrissage. |
| Bon d'entreprise : Crédit | Un bon d'entreprise de type crédit a été utilisé pour le contrat. |
| Bon de d'entreprise: remise | Un bon d'entreprise de type remise a été utilisé pour le contrat. |
| Fractionnement de l'entreprise | Le contrat inclut un fractionnement de l'entreprise. |
Pour les conditions relatives au mode de paiement, le logiciel utilise le mode de paiement du contrat. Si le contrat n'en a pas, il utilise le mode de paiement du membre.
Définir d'autres options
La carte Options supplémentaires indique pour chaque option si elle est affichée comme Activé ou Désactivé. Pour modifier les options, ouvrez le menu de la carte et cliquez sur Modifier les options.
| Option | Description |
|---|---|
| Type d'affichage de l'échéancier | Aucune, Normal ou Détaillé. Avec Normal ou Détaillé, un aperçu des paiements est ajouté au document contractuel. |
| Indiquez également les frais de 0,00 € à l'aperçu des cotisations | Indique aussi dans l'aperçu des paiements les frais de 0,00 €. |
| Signature du contrat obligatoire dans l'outil de vente | Le contrat doit être signé lorsqu'il est conclu dans l'outil d'aide à la vente. |
| Signature de contrats pour les contrats en ligne | Pas de signature, Signature numérique (obligatoire), Enregistrement de l'adresse IP + horodatage ou Préférence pour la signature numérique, mais possibilité de recourir à l'IP et à l'horodatage. |
| Afficher les données du représentant légal dans le document de contrat | Affiche les données du représentant légal dans le document contractuel. |
| Afficher la date de fin de la durée minimale du contrat | Affiche la date de fin de la durée minimale du contrat dans le document contractuel. |
| Expurger les codes des bons dans les documents contractuels | Rend les codes des bons illisibles dans le document contractuel. |
L'image montre l'interface en anglais : boîte de dialogue de modification des options.
Afficher les prix totaux et moyens
Dans la carte Prix totaux et moyens, vous décidez quels prix totaux et moyens sont affichés. Ils offrent aux consommateurs un meilleur aperçu des coûts d'un contrat pendant la durée minimale du contrat et sont affichés dans l'aperçu des tarifs et dans le processus de conclusion du contrat. Pour modifier les paramètres, ouvrez le menu de la carte et cliquez sur Modifier l'affichage des prix.
| Option | Description |
|---|---|
| Afficher le montant total de la cotisation | La cotisation plus les frais de modules complémentaires et les forfaits qui ont la même fréquence de paiement que la cotisation. |
| Afficher le volume total du contrat | Tous les coûts pendant leur durée minimale (cotisations, pack de démarrage, forfaits et modules complémentaires), quelle que soit leur fréquence de paiement. |
| Affichage du prix moyen (mensuel) | Le prix total sur la durée minimale du contrat, ramené à un mois. |
| Affichage du prix moyen (basé sur la fréquence de paiement) | Le prix total sur la durée minimale du contrat, ramené à la fréquence de paiement, par exemple à la semaine. |
L'image montre l'interface en anglais : boîte de dialogue de modification de l'affichage des prix.
Pour les prix moyens, la période est prolongée en conséquence si le contrat inclut une utilisation précontractuelle. Le calcul part de 30 jours par mois et de 365 jours par an.
Générer un aperçu
- Ouvrez le document contractuel.
- Ouvrez le menu en haut à droite de la page de détail et cliquez sur Générer un aperçu des documents contractuels.
- Sous Tarifs, sélectionnez le tarif pour l'aperçu.
- Cliquez sur Créer. Le logiciel crée l'aperçu sous forme de fichier PDF et l'ouvre pour le téléchargement dans un nouvel onglet du navigateur.
L'image montre l'interface en anglais : boîte de dialogue de génération de l'aperçu du contrat avec la sélection du tarif.
L'aperçu utilise des données d'exemple. Il contient toujours tous les documents joints, quelles que soient leurs conditions. Pour vérifier une condition, consultez un document contractuel généré pour un contrat réel.
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Remarque : Cet article a été créé à l'aide de l'intelligence artificielle et traduit automatiquement sans relecture. Nous vous prions de nous excuser pour d'éventuelles erreurs.