In questo articolo imparerai ad adattare i tuoi documenti contrattuali: come modificare o nascondere gli elementi del contratto, aggiungere blocchi di testo, allegare documenti PDF con o senza condizione, impostare ulteriori opzioni e la visualizzazione dei prezzi e generare un'anteprima.
Contenuti
- Guida rapida
- Prerequisiti
- Panoramica della pagina dei documenti contrattuali
- Gestire i documenti contrattuali
- Modificare gli elementi del contratto
- Aggiungere blocchi di testo
- Allegare documenti e aggiungere condizioni
- Condizioni disponibili
- Impostare ulteriori opzioni
- Visualizzare prezzi totali e medi
- Generare un'anteprima
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Guida rapida
Allegare un documento PDF a un documento contrattuale, con una condizione facoltativa:
- Vai su Impostazioni / Gestione dei contratti / Documenti contrattuali e fai clic sul documento contrattuale che vuoi modificare.
- Nella scheda informativa Documenti allegati apri il menu e fai clic su Caricare PDF.
- Seleziona il file PDF e inserisci un Nome.
- Facoltativo: in Condizione (facoltativa) seleziona la condizione in cui il documento viene allegato. Senza condizione, il documento viene allegato ogni volta.
- Salva. Il software allega il documento quando genera il documento contrattuale e la condizione è soddisfatta.
Prerequisiti
- Autorizzazione: Impostazioni / Gestione dei contratti / Documenti contrattuali. Con il diritto di lettura puoi aprire i documenti contrattuali. Per modificare un documento contrattuale, il tuo ruolo ha bisogno anche del diritto di modifica di questa autorizzazione. Per duplicare un documento contrattuale serve il diritto di creazione, per cancellarlo il diritto di cancellazione. Assegni l'autorizzazione nelle impostazioni del ruolo.
Panoramica della pagina dei documenti contrattuali
In Impostazioni / Gestione dei contratti / Documenti contrattuali trovi tutti i documenti contrattuali dello studio selezionato. Un documento contrattuale definisce l'aspetto del contratto di adesione quando il software lo genera come PDF. Quale documento contrattuale viene usato dipende dalla tariffa: la pagina di dettaglio di una tariffa rimanda al documento contrattuale che le è assegnato.
I documenti contrattuali forniti dal software sono contrassegnati come Sistema. Non puoi cancellarli, ma puoi duplicarli e adattare la copia. Non esiste un pulsante separato per creare un nuovo documento contrattuale: ne crei uno duplicandone uno esistente.
Fai clic su un documento contrattuale per aprire la sua pagina di dettaglio. La pagina di dettaglio ha le seguenti schede informative, dall'alto verso il basso:
- Elementi contrattuali diversi: modifica la descrizione di elementi standard del contratto oppure nascondili.
- Blocchi di testo aggiuntivi: aggiungi testi tuoi in una posizione a scelta del contratto.
- Documenti allegati: aggiungi documenti PDF al contratto, sempre oppure solo a una condizione.
- Ulteriori opzioni: anteprima dei pagamenti, firme e altre impostazioni di visualizzazione.
- Prezzi totali e medi: quali prezzi totali e medi vengono mostrati.
Gestire i documenti contrattuali
Duplicare un documento contrattuale
- Nell'elenco apri il menu del documento contrattuale.
- Fai clic su Duplicare documento contrattuale. La copia compare nell'elenco.
L'immagine mostra l'interfaccia in inglese: elenco dei documenti contrattuali con il menu di una riga aperto, con Duplica ed Elimina.
Modificare nome e colore
- Apri il documento contrattuale.
- Apri il menu in alto a destra nella pagina di dettaglio e fai clic su Modificare documento contrattuale.
- Modifica Name o Colore e salva.
L'immagine mostra l'interfaccia in inglese: pagina di dettaglio di un documento contrattuale con il menu in alto a destra aperto.
Cancellare un documento contrattuale
- Nell'elenco apri il menu del documento contrattuale e fai clic su Cancellare il documento contrattuale.
- Conferma la finestra.
L'opzione per cancellare non è disponibile per i documenti contrattuali contrassegnati come Sistema.
Modificare gli elementi del contratto
Nella scheda informativa Elementi contrattuali diversi sostituisci con un testo tuo la descrizione standard di un elemento del contratto, ad esempio un titolo o il nome di un campo. Puoi anche nascondere completamente un elemento.
- Nella scheda informativa Elementi contrattuali diversi apri il menu e fai clic su Aggiungere elemento contrattuale alternativo.
- In Elemento contrattuale seleziona l'elemento che vuoi modificare.
- Inserisci l'Altra descrizione. Usa il selettore della lingua in alto nella finestra per inserire il testo per altre lingue.
- Per rimuovere invece l'elemento dal documento contrattuale, spunta Nascondere. In questo caso non ti serve una descrizione.
- Salva.
L'immagine mostra l'interfaccia in inglese: finestra di dialogo per aggiungere un elemento contrattuale alternativo.
La selezione offre solo gli elementi che valgono per lo studio attuale. Gli elementi di una sezione di pagamento, ad esempio il mandato di addebito diretto SEPA, sono elencati solo se lo studio usa un fornitore di pagamenti corrispondente.
Per modificare o cancellare una voce, apri il suo menu e fai clic su Modificare elemento contrattuale alternativo oppure su Cancellare elemento contrattuale alternativo. Quando modifichi una voce, l'elemento contrattuale stesso non può essere cambiato. Gli elementi nascosti sono contrassegnati come Nascosto nella scheda informativa.
Aggiungere blocchi di testo
Nella scheda informativa Blocchi di testo aggiuntivi aggiungi testi tuoi al documento contrattuale, ad esempio note legali o testi di consenso.
- Nella scheda informativa Blocchi di testo aggiuntivi apri il menu e fai clic su Aggiungere blocco di testo aggiuntivo.
- Compila i campi della finestra (vedi la tabella seguente). Ti serve almeno un'Intestazione o un Contenuto.
- Salva.
L'immagine mostra l'interfaccia in inglese: finestra di dialogo per creare un blocco di testo aggiuntivo con il campo per rimandare a un allegato.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Voce del contratto di adesione | La sezione del contratto in cui compare il blocco di testo, ad esempio Intestazione, Dati personali, Dati contrattuali, Mandato di addebito diretto SEPA o Testo di chiusura. |
| Sequenza della riga del documento contrattuale | L'ordine del blocco di testo all'interno della sezione. Il valore minimo possibile è 1. |
| Condizione per la visualizzazione del blocco di testo | Facoltativa. Il blocco di testo compare nel contratto solo se la condizione è soddisfatta. I blocchi di testo usano le stesse condizioni dei documenti allegati (vedi Condizioni disponibili). Senza condizione, il blocco di testo compare sempre. |
| Intestazione e Contenuto | Il testo del blocco di testo. Usa il selettore della lingua in alto nella finestra per altre lingue. Nel contenuto puoi inserire segnaposto. |
| Modalità di evidenziazione | Nessuno, Grassetto, Bordato oppure In grassetto e con bordi. |
| Mostrare in | Spunta Strumento di vendita e/o Conclusione del contratto online per mostrare il blocco di testo anche lì. Se Conclusione del contratto online è spuntato, vengono offerti solo i segnaposto supportati per la firma online. |
| Visualizzare il campo della firma sotto il blocco di testo | Non visualizzare la firma, Mostrare campo firma opzionale oppure Visualizzare il campo obbligatorio per la firma. |
| Mostrare caselle di controllo | Ad esempio Non mostrare la casella di controllo, Mostrare casella di controllo oppure Mostrare le impostazioni di comunicazione. |
| Fare riferimento alle note | Nessuno, Allegato documento oppure Sito web esterno. Con Allegato documento selezioni uno dei documenti della scheda informativa Documenti allegati. Con Sito web esterno inserisci un titolo e l'URL del sito web. |
Blocchi di testo per il rappresentante legale: un blocco di testo che contiene segnaposto per il rappresentante legale deve avere la condizione Membro minore. Non può essere mostrato nella conclusione del contratto online.
Per modificare o cancellare un blocco di testo, apri il suo menu e fai clic su Modificare blocco di testo aggiuntivo oppure su Eliminare blocco di testo aggiuntivo.
Allegare documenti e aggiungere condizioni
Nella scheda informativa Documenti allegati aggiungi documenti PDF che il software accoda al documento contrattuale quando lo genera, ad esempio condizioni generali o un modulo di consenso. Per ogni documento allegato puoi impostare una condizione, in modo che il documento venga allegato solo ai contratti per cui è rilevante.
Caricare un documento
- Nella scheda informativa Documenti allegati apri il menu e fai clic su Caricare PDF.
- Seleziona il file. Sono accettati solo file PDF.
- Inserisci un Nome per il documento.
- Facoltativo: in Condizione (facoltativa) seleziona una condizione (vedi Condizioni disponibili).
- Salva. Il documento compare nella scheda informativa con il suo nome e la dimensione del file.
L'immagine mostra l'interfaccia in inglese: finestra di dialogo per caricare un PDF con l'elenco a discesa della condizione aperto.
Come funziona la condizione
- Nessuna condizione: il documento viene allegato a ogni documento contrattuale generato.
- Con una condizione: il documento viene allegato solo se la condizione è soddisfatta. Il software controlla la condizione ogni volta che genera il documento contrattuale.
- Una condizione per documento: per ogni documento allegato puoi selezionare esattamente una condizione. Per coprire due casi, carica il documento una seconda volta con l'altra condizione.
L'immagine mostra l'interfaccia in inglese: finestra di dialogo per modificare un allegato con la condizione membro minorenne.
Esempio: vuoi allegare un modulo di consenso per il rappresentante legale solo ai contratti dei minorenni. Carica il modulo e seleziona la condizione Membro minore. I contratti degli abbonati maggiorenni vengono generati senza il modulo.
Modificare, ordinare e cancellare i documenti allegati
Apri il menu di un documento allegato nella scheda informativa:
- Scarica l'allegato: scarica il file PDF.
- Ordina più in alto oppure Ordinare ulteriormente verso il basso: cambia l'ordine. I documenti vengono accodati nell'ordine dell'elenco.
- Modifica allegato: modifica il Nome o la Condizione (facoltativa). La scheda informativa non mostra la condizione, quindi apri questa finestra per controllare quale condizione ha un documento. Per sostituire il file stesso, carica il nuovo file e cancella quello vecchio.
- Cancellare l'allegato: cancella il documento dopo la conferma. Non è possibile finché un blocco di testo fa riferimento al documento in Fare riferimento alle note. Rimuovi prima il riferimento nel blocco di testo.
L'immagine mostra l'interfaccia in inglese: scheda dei documenti allegati con il menu di riga di un allegato aperto.
Condizioni disponibili
Le stesse condizioni sono disponibili per i documenti allegati (Condizione (facoltativa)) e per i blocchi di testo (Condizione per la visualizzazione del blocco di testo).
| Condizione | È soddisfatta quando |
|---|---|
| Pre-utilizzo | Il contratto prevede un utilizzo precontrattuale. |
| Metodo di pagamento - Pagamento in contanti | Il metodo di pagamento è il pagamento in contanti. |
| Metodo di pagamento - Addebito diretto | Il metodo di pagamento è l'addebito diretto. |
| Metodo di pagamento - carta di credito | Il metodo di pagamento è la carta di credito. |
| Metodo di pagamento - TWINT | Il metodo di pagamento è TWINT. |
| Metodo di pagamento - Bonifico bancario | Il metodo di pagamento è il bonifico bancario. |
| Membro minore | L'abbonato è minorenne il giorno in cui viene generato il documento contrattuale. |
| MySports | Il contratto è stato concluso tramite la Member Platform. |
| Strumento di vendita | Il contratto è stato concluso nello strumento di vendita. |
| Buono aziendale riscattato | Per il contratto è stato riscattato un buono aziendale. |
| Conclusione del contratto online | Il contratto è stato concluso online, ad esempio tramite la Member Platform, una pagina di checkout online o una landing page. |
| Buono di credito | Per il contratto è stato riscattato un buono aziendale di tipo credito. |
| Buono sconto | Per il contratto è stato riscattato un buono aziendale di tipo sconto. |
| Divisione dell'azienda | Il contratto prevede una divisione aziendale (company split). |
Per le condizioni sul metodo di pagamento, il software usa il metodo di pagamento del contratto. Se il contratto non ne ha uno, usa il metodo di pagamento dell'abbonato.
Impostare ulteriori opzioni
La scheda informativa Ulteriori opzioni mostra per ogni opzione se è Attivato o Disattivato. Per modificare le opzioni, apri il menu della scheda informativa e fai clic su Modificare opzioni.
| Opzione | Descrizione |
|---|---|
| Tipo di anteprima del calendario dei contributi | Nessuno, Normale oppure Dettagliato. Con Normale o Dettagliato al documento contrattuale viene accodata un'anteprima dei pagamenti. |
| Mostrare anche 0,00 € di tasse nell'anteprima delle quote associative. | Elenca nell'anteprima dei pagamenti anche le quote di 0,00 €. |
| Firma del contratto obbligatoria nello strumento di vendita | Il contratto deve essere firmato quando viene concluso nello strumento di vendita. |
| Firma di contratti per contratti online | Nessuna firma, Firma digitale (obbligatoria), Registrare indirizzo IP + timestamp oppure Preferisci firma digitale, altrimenti IP e timestamp. |
| Indicare i dati del rappresentante legale nel documento contrattuale | Mostra i dati del rappresentante legale nel documento contrattuale. |
| Mostra la data di fine della durata minima del contratto | Mostra nel documento contrattuale la data di fine della durata minima del contratto. |
| Modifica i codici voucher nel documento contrattuale | Rende illeggibili i codici voucher nel documento contrattuale. |
L'immagine mostra l'interfaccia in inglese: finestra di dialogo per modificare le opzioni.
Visualizzare prezzi totali e medi
Nella scheda informativa Prezzi totali e medi decidi quali prezzi totali e medi vengono mostrati. Offrono ai consumatori una panoramica migliore dei costi di un contratto entro la durata minima del contratto e vengono visualizzati nella panoramica delle tariffe e nel processo di conclusione del contratto. Per modificare le impostazioni, apri il menu della scheda informativa e fai clic su Modificare la visualizzazione dei prezzi.
| Opzione | Descrizione |
|---|---|
| Mostrare la quota associativa totale | La quota associativa più le quote dei moduli aggiuntivi e le tariffe forfettarie che hanno la stessa frequenza di pagamento della quota associativa. |
| Visualizzazione del volume totale dei contratti | Tutti i costi entro la loro durata minima (quote associative, pacchetto iniziale, tariffe forfettarie e moduli aggiuntivi), indipendentemente dalla loro frequenza di pagamento. |
| Visualizzazione del prezzo medio (mensile) | Il prezzo totale sulla durata minima del contratto, suddiviso su un mese. |
| Visualizzazione del prezzo medio (basato sulla frequenza di pagamento) | Il prezzo totale sulla durata minima del contratto, suddiviso sulla frequenza di pagamento, ad esempio settimanale. |
L'immagine mostra l'interfaccia in inglese: finestra di dialogo per modificare la visualizzazione dei prezzi.
Per i prezzi medi il periodo viene esteso di conseguenza se il contratto prevede un utilizzo precontrattuale. Il calcolo presuppone 30 giorni al mese e 365 giorni all'anno.
Generare un'anteprima
- Apri il documento contrattuale.
- Apri il menu in alto a destra nella pagina di dettaglio e fai clic su Generare l'anteprima del documento contrattuale.
- In Tariffe seleziona la tariffa per l'anteprima.
- Fai clic su Creare. Il software crea l'anteprima come file PDF e la apre per il download in una nuova scheda del browser.
L'immagine mostra l'interfaccia in inglese: finestra di dialogo per generare l'anteprima del contratto con la selezione della tariffa.
L'anteprima usa dati di esempio. Contiene sempre tutti i documenti allegati, indipendentemente dalle loro condizioni. Per controllare una condizione, guarda un documento contrattuale generato per un contratto reale.
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