Gearchiveerde leden en leads herstellen

In dit artikel leer je hoe archiveren en anonimiseren van elkaar verschillen, hoe je een gearchiveerd lid of lead terughaalt met de actie Lid herstellen, welke twee rechten daarbij een rol spelen en waarom de archiveringsconfiguratie je alleen de locaties toont waarvoor je op de whitelist staat, wat een herstel niet kan terughalen, hoe je een lid buiten automatisch archiveren houdt, en welke gegevens definitief verdwenen zijn zodra een dossier is geanonimiseerd.

Inhoud

• Archiveren en anonimiseren zijn twee gescheiden stappen
• Gearchiveerde leden en leads herstellen
• Als je een dossier per ongeluk hebt gearchiveerd
• Gegevensbescherming en anonimisering
• Leads en hun eigen archiveringsinstellingen
• Voorwaarden die archiveren blokkeren
• Verwante artikelen

Snelgids

• Archiveren en anonimiseren zijn twee gescheiden stappen. Een archivering kun je ongedaan maken, een anonimisering niet.
• Gearchiveerde dossiers houden hun persoonsgegevens en blijven zichtbaar onder Leden / Gearchiveerde leden.
• Om een dossier terug te halen, open je Leden / Gearchiveerde leden, open je het contextmenu van de rij en selecteer je Lid herstellen.
• Voor het herstel heb je het rolrecht Gearchiveerde leden beheren nodig. De regels voor automatisch archiveren wijzigen is een ander recht, namelijk Beheer automatische archivering en anonimisering.
• Alleen anonimisering verwijdert de persoonsgegevens onherroepelijk. Dat gebeurt via de afzonderlijke actie Lid anonimiseren of, indien geconfigureerd, automatisch enige tijd na het archiveren.
• Archiveren kan zelf ook gegevens verwijderen. Vier afzonderlijke instellingen, Adresgegevens verwijderen, Contactgegevens verwijderen, Documenten verwijderen en Foto verwijderen, bepalen wat verdwijnt. Wat op het moment van archiveren was ingeschakeld, is weg, en een herstel brengt het niet terug.
• Een lid waarvan de lidcode is opgenomen onder Sluit de volgende lidcodes uit van automatisch archiveren wordt overgeslagen door automatisch archiveren.

Archiveren en anonimiseren zijn twee gescheiden stappen

Archiveren en anonimiseren zijn twee verschillende bewerkingen. Ze hebben hun eigen rechten, hun eigen instellingen en heel verschillende gevolgen. Alleen anonimiseren is definitief.

Archiveren haalt een lid of lead uit je dagelijkse overzichten. Het dossier verdwijnt uit de ledenlijst en de zoekresultaten en verhuist naar de lijst met gearchiveerde leden. De persoonsgegevens van het dossier blijven behouden, tenzij je verwijderingen hebt geconfigureerd voor de archiveringsstap.

Anonimiseren overschrijft de persoonsgegevens van een gearchiveerd dossier. Daarna identificeert het dossier geen persoon meer en kan het niet meer worden hersteld.

De software maakt hetzelfde onderscheid wanneer je automatisch archiveren activeert: gearchiveerde dossiers kunnen met het juiste recht worden bekeken en hersteld, terwijl automatische anonimisering alle persoonsgegevens onherroepelijk verwijdert en niet kan worden teruggedraaid.

Vier afzonderlijke instellingen bepalen wat archiveren verwijdert

Archiveren kan toch losse gegevens verwijderen, afhankelijk van hoe je configuratie is ingesteld, en precies daar bereikt een herstel zijn grens. Verwijderen bij het archiveren is geen enkele schakelaar. In de archiveringsconfiguratie onder Instellingen / Studio / Gegevensbescherming, op het tabblad Archivering en anonimisering, staat een blok met de kop Verwijder deze lidinformatie onherroepelijk bij het archiveren: met precies vier vakjes, die elk apart worden ingesteld. In de volgorde waarin ze op het scherm staan:

• Adresgegevens verwijderen verwijdert de adresgegevens van het dossier.
• Contactgegevens verwijderen verwijdert de contactgegevens van het dossier.
• Documenten verwijderen verwijdert de documenten die bij het dossier zijn opgeslagen.
• Foto verwijderen verwijdert de foto die bij het dossier is opgeslagen.

Deze vier vormen de volledige lijst. Er is geen enkele instelling die ze allemaal omvat, en er is geen andere verwijderingsinstelling daarnaast. Omdat elke instelling apart staat, is elke combinatie mogelijk. Een studio kan de contactgegevens van zijn gearchiveerde dossiers verliezen en de documenten behouden, of de contactgegevens behouden en de foto's verliezen.

Wat een herstel dus niet kan terughalen, hangt af van welke van de vier op het moment van archiveren actief waren, niet van hoe de configuratie er vandaag uitziet. Gegevens die een instelling toen heeft verwijderd, blijven weg, ook als die instelling sindsdien is uitgeschakeld. Gegevens die toen bewaard zijn gebleven, zijn er nog steeds, ook als de instelling sindsdien is ingeschakeld.

Welke van de vier zijn ingeschakeld, wordt per configuratie bepaald, dus dat verschilt van studio tot studio en je kunt geen toestand aannemen. Voordat je een lid belooft dat een herstel alles teruggeeft, open je Instellingen / Studio / Gegevensbescherming, ga je naar het tabblad Archivering en anonimisering en lees je de vier vakjes in je eigen configuratie.

Gearchiveerde leden en leads herstellen

Gearchiveerde leden en leads worden niet verwijderd. Je kunt ze op elk moment afzonderlijk herstellen, zolang ze nog niet zijn geanonimiseerd. De lijst met gearchiveerde leden vermeldt dit zelf op de pagina.

Vereisten

Rond archiveren zijn er twee rolrechten, die twee verschillende taken hebben. Het ene recht laat je een dossier herstellen, het andere laat je de regels voor automatisch archiveren wijzigen. Geen van beide omvat het andere.

Vraag het beheer van je studio om je het ontbrekende recht te geven. Als je de lijst met gearchiveerde leden of de herstelactie niet ziet, heb je Gearchiveerde leden beheren nodig, niet het configuratierecht.

Daarnaast geldt voor de archiveringsconfiguratie een whitelist per locatie. Je ziet en bewerkt alleen de configuraties van de locaties waarvoor je op de whitelist staat, en dat geldt zowel voor het lezen van een configuratie als voor het aanmaken, wijzigen en verwijderen ervan. In een organisatie met meerdere locaties heeft dat een praktisch gevolg: iemand met beheerrechten kan niet achterhalen waarom een lid is gearchiveerd, omdat de configuratie die voor dat lid geldt bij een locatie hoort waarvoor deze persoon niet op de whitelist staat. Vraag in dat geval een collega die voor die locatie op de whitelist staat, of laat je eigen whitelisting uitbreiden.

Zo herstel je een dossier:

1. Ga naar Leden / Gearchiveerde leden. Je ziet een overzicht van alle gearchiveerde leden.
2. Zoek het dossier dat je wilt terughalen.
3. Open het contextmenu van de rij en selecteer Lid herstellen.
4. Bevestig de vraag of je het lid echt wilt herstellen.
5. In het dialoogvenster kun je bovendien beslissen of je Codes voor leden toewijzen en Uitsluiten van automatisch archiveren inschakelt. Als je de uitsluiting inschakelt, wordt het dossier vanaf nu overgeslagen door automatisch archiveren, terwijl handmatig archiveren altijd mogelijk blijft.

Resultaat: het dossier is weer actief en verschijnt zoals voorheen in de ledenlijst en in de zoekresultaten. Alles wat bij het archiveren is verwijderd door de vier verwijderingsinstellingen, komt niet terug en moet opnieuw worden ingevoerd. Welke gegevens dat zijn, hangt af van welke van de vier actief waren toen dit dossier werd gearchiveerd.

[Screenshot: lijst Leden / Gearchiveerde leden met het geopende contextmenu van de rij met "Lid herstellen"]

Als je een dossier per ongeluk hebt gearchiveerd

Per ongeluk archiveren is geen gegevensverlies. Ga zo te werk:

1. Ga naar Leden / Gearchiveerde leden en herstel het dossier met Lid herstellen, zoals hierboven beschreven.
2. Gebruik Lid anonimiseren niet op dit dossier en neem het niet op in een bulkanonimisering. Dat is de stap die niet kan worden teruggedraaid.
3. Als automatische anonimisering actief is in je configuratie, herstel het dossier zo vroeg mogelijk. Automatische anonimisering pakt alleen dossiers op die al een tijd zijn gearchiveerd, er is dus een tijdvenster, maar je moet er niet op vertrouwen.
4. Controleer welke van de vier verwijderingsinstellingen actief waren toen het dossier werd gearchiveerd, en voer de adresgegevens, contactgegevens, documenten of foto opnieuw in waar ze ontbreken.
5. Als het dossier steeds opnieuw wordt opgepikt door automatisch archiveren, sluit het dan uit, via de optie in het herstel-dialoogvenster of via de lidcodes die de archiveringsconfiguratie uitsluit.

Als het dossier al is geanonimiseerd, kan het niet worden hersteld. In dat geval moet je het lid of de lead helemaal opnieuw aanmaken.

Gegevensbescherming en anonimisering

Anonimisering verwijdert alle persoonsgegevens uit een gearchiveerd dossier en kan niet worden teruggedraaid. Het dossier blijft zonder persoonsgegevens in het systeem, zodat het niet meer naar een persoon kan worden herleid.

Er zijn drie manieren waarop een dossier wordt geanonimiseerd:

• Lid anonimiseren als losse actie op een rij in de lijst met gearchiveerde leden. Recht: Anonimisering van één lid. Je moet het bevestigingswoord in het dialoogvenster invoeren voordat de actie wordt uitgevoerd.
• Leden anonimiseren als bulkactie in de lijst met gearchiveerde leden, voor de locaties en de minimale archiveringsperiode die je selecteert. Recht: Anonimiseren van leden in bulk.
• Automatische anonimisering van gearchiveerde dossiers, als de schakelaar Leden automatisch anonimiseren aan staat in je archiveringsconfiguratie (het label zegt het niet, maar de schakelaar bepaalt ook de automatische anonimisering van leads). Dit is een schakelaar die los staat van automatisch archiveren, met een eigen periode, en die volledig uit kan staan. Deze aan- of uitzetten en de periode wijzigen vereist het recht Beheer automatische archivering en anonimisering en een whitelist voor de locatie, niet een van de twee bovenstaande anonimiseringsrechten.

Automatische anonimisering loopt nooit direct na het archiveren. Een dossier komt op zijn vroegst 93 dagen na het archiveren in aanmerking, en daarna geldt de periode die in je eigen instellingen is geconfigureerd. Totdat een dossier daadwerkelijk is geanonimiseerd, blijft Lid herstellen werken. Bijgewerkt op: 17-08-2026.

Automatische anonimisering blijft uit totdat iemand het inschakelt

In de archiveringsconfiguratie onder Instellingen / Studio / Gegevensbescherming, op het tabblad Archivering en anonimisering, bestaat automatische anonimisering uit twee elementen die bij elkaar horen:

• de schakelaar Leden automatisch anonimiseren, die de automatische uitvoering aan- en uitzet (het label vermeldt leads niet, maar deze schakelaar bepaalt ook hun automatische anonimisering), en
• het periodeveld daaronder. Het label luidt Periode vanaf het archiveren van een lid tot automatische anonimisering: Daar voer je een getal in en kies je de eenheid in de vervolgkeuzelijst ernaast, die Dag(en), Week(en), Maand(en) en Jaar/jaren biedt.

Het periodeveld blijft uitgeschakeld zolang de schakelaar uit staat, en het heeft geen vooraf ingevulde waarde. Er is dus geen standaardwachttijd waarop je kunt vertrouwen. Automatische anonimisering loopt alleen met een periode die iemand in je configuratie heeft ingevoerd, dus lees beide elementen daar na wanneer je moet weten of het actief is voor jouw studio en na hoeveel tijd het ingaat.

Leads en hun eigen archiveringsinstellingen

Leads worden precies zo gearchiveerd en hersteld als leden, via dezelfde lijst met gearchiveerde leden en dezelfde actie Lid herstellen.

Hun automatisch archiveren wordt echter afzonderlijk geconfigureerd. In de archiveringsconfiguratie hebben leads hun eigen gebied, Archivering van leads, met een eigen periode, met het label Automatisch archiveren van leads na. Die periode telt vanaf de aanmaakdatum van de lead, niet vanaf een einddatum van een contract, en kan onafhankelijk van het archiveren van voormalige leden actief of inactief zijn.

Leads worden niet automatisch gearchiveerd zolang ze nog openstaande afspraken, actieve taken, recente check-ins of ongebruikte diensten en passen hebben.

Voorwaarden die archiveren blokkeren

Actieve contracten en openstaande vorderingen zijn de bekendste redenen waarom een dossier niet kan worden gearchiveerd, maar het zijn niet de enige. De software controleert een langere lijst voordat een lid wordt gearchiveerd. Archiveren wordt onder meer ook geblokkeerd door:

• openstaande studiotaken voor het lid
• een actieve check-in
• toekomstige afspraken
• een actief aanmaningsniveau of een overdracht aan incasso
• het lid dat nog als betaler voor iemand anders is vastgelegd
• koppelingen als wettelijke vertegenwoordiger
• toegangsblokkades
• openstaande vouchers of contingenten

Bij automatisch archiveren begint de periode voor voormalige leden na de einddatum van het laatste contract. De volledige lijst met uitsluitingscriteria staat in het artikel over automatisch archiveren dat hieronder is gelinkt.

Een lid buiten automatisch archiveren houden

Die voorwaarden worden door de software gecontroleerd. Daarnaast heb je twee manieren om zelf een dossier te beschermen:

• Per dossier. Stel de optie Uitsluiten van automatisch archiveren in het herstel-dialoogvenster in, zoals hierboven beschreven. Het dossier wordt dan overgeslagen door automatisch archiveren, terwijl handmatig archiveren altijd mogelijk blijft.
• Per lidcode. De archiveringsconfiguratie bevat het veld Sluit de volgende lidcodes uit van automatisch archiveren. Dit is een meervoudige selectie, en de opties zijn de lidcodes die in je eigen studio zijn geconfigureerd. Elk lid met een van de daar vermelde lidcodes wordt buiten automatisch archiveren gehouden, en dat is de manier om een hele groep leden in één keer te beschermen in plaats van één dossier per keer. Die lijst wijzigen vereist het recht Beheer automatische archivering en anonimisering en een whitelist voor de locatie.

Je vindt dat veld in de configuratie onder Instellingen / Studio / Gegevensbescherming, op het tabblad Archivering en anonimisering, onder de twee periodevelden Automatisch archiveren van voormalige leden na en Automatisch archiveren van leads na en boven het blok met verwijderingsinstellingen.

Verwante artikelen

• Automatisch Archiveren en Anonimiseren van Ledengegevens

Let op: Dit artikel is met behulp van AI vertaald. Onze excuses voor eventuele fouten.