In dit artikel leer je hoe je het automatisch archiveren en anonimiseren van ledengegevens instelt, activeert en beheert.
Inhoud
- Overzicht en belang
- Archiveren
- Anonimiseren
- Controles vóór het archiveren
- Configuratie en activering van de instellingen
- Activering voor een studio
- Beheer van gearchiveerde leden
- Voordelen voor gegevensbescherming en efficiëntie
- Veelgestelde vragen
Fast lane
- Navigeer naar Instellingen / Studio / Gegevensbescherming
- Maak een nieuwe configuratie aan of selecteer een bestaande
- Configureer naam, verwijderopties en termijnen voor archiveren en anonimiseren
- Activeer de configuratie voor je studio
Overzicht en belang
Het automatisch archiveren en anonimiseren helpt je om inactieve gegevens van leden en prospects AVG-conform te beheren en de handmatige inspanning te verminderen. Je configureert termijnen en verwijderregels één keer en de software regelt de rest automatisch op de achtergrond.
Archiveren
Tijdens het archiveren worden geselecteerde klantgegevens uit alle actieve overzichten en zoekfuncties verwijderd. De gegevens worden niet verwijderd, maar veilig opgeslagen. Belangrijk om te weten:
- Foto's, documenten, contact- en adresgegevens kunnen tijdens het archiveren optioneel permanent worden verwijderd.
- Gearchiveerde leden kunnen met de juiste rechten worden bekeken en hersteld.
Anonimiseren
Anonimiseren is de volgende stap na het archiveren. De anonimiseringstermijn begint pas vanaf de archiveringsdatum, niet vanaf de einddatum van het contract. Hierbij worden alle resterende persoonsgegevens van het lid permanent verwijderd. Geanonimiseerde gegevens:
- worden permanent uit alle overzichten en zoekfuncties verwijderd,
- kunnen niet worden hersteld,
- bevatten geen verwijzing meer naar de oorspronkelijke persoon.
Controles vóór het archiveren
Voordat een lid wordt gearchiveerd, voert de software automatisch controles uit. Een lid wordt uitgesloten van archivering als bijvoorbeeld:
- er actieve contracten bestaan,
- het rekeningsaldo niet vereffend is,
- er openstaande tegoeden of contingenten zijn,
- er toekomstige boekingen openstaan,
- er een actief aanmaningsproces loopt,
- er een actieve check-in bestaat,
- er openstaande studiotaken zijn,
- het lid als betaler voor andere klanten is vastgelegd,
- het lid als wettelijke vertegenwoordiger van andere klanten is vastgelegd.
- openstaande vorderingen al aan het incasso zijn overgedragen,
- er een actieve toegangs- of toegangsblokkade voor het lid bestaat.
Deze controles zorgen ervoor dat alleen gegevens zonder actieve zakelijke relaties of openstaande transacties worden gearchiveerd.
Configuratie en activering van de instellingen
- Navigeer naar Instellingen / Studio / Gegevensbescherming
- Maak een nieuwe configuratie aan of selecteer een bestaande
- Configureer de instellingen voor archiveren en anonimiseren:
- Ken de configuratie een unieke naam toe
- Geef aan welke gegevens optioneel moeten worden verwijderd
- Bepaal de termijnen voor archiveren en anonimiseren
Belangrijk:
- Configuraties kunnen voor meerdere studio's worden gedeeld en geactiveerd.
- Per studio kan telkens maar één configuratie actief zijn.
Activering voor een studio
- Open het overzicht van de configuraties
- Open met een rechtermuisklik het contextmenu van de gewenste configuratie
- Selecteer Activering beheren
- Activeer de configuratie voor de gewenste studio
Beheer van gearchiveerde leden
Je bereikt gearchiveerde leden onder Leden / Gearchiveerde leden. In dit overzicht kun je:
- alle gearchiveerde leden bekijken,
- naar specifieke leden zoeken,
- afzonderlijke leden indien nodig herstellen (vereist de juiste rechten).
Om een lid opnieuw te activeren, selecteer je in het contextmenu van de betreffende regel de optie Lid herstellen
Voordelen voor gegevensbescherming en efficiëntie
Het automatisch archiveren en anonimiseren ondersteunt je bij:
- Gegevensminimalisatie: inactieve gegevens worden systematisch uit het actieve systeem verwijderd.
- Recht op vergetelheid: persoonsgegevens worden automatisch en permanent geanonimiseerd.
- Transparantie: duidelijke processen voor de opslag en verwijdering van gegevens.
- Gegevensbeveiliging: gearchiveerde gegevens worden veilig opgeslagen, maar zijn niet toegankelijk in het actieve systeem.
- Efficiëntie: minder handmatige inspanning bij het AVG-conforme gegevensbeheer.
- Flexibiliteit: voor verschillende studio's zijn verschillende configuraties mogelijk.
Veelgestelde vragen
Uitgebreide antwoorden op veelgestelde vragen over het automatisch archiveren, bijvoorbeeld welke termijnen zinvol zijn, hoe de eerste automatische uitvoering verloopt en welke gegevens concreet worden verwijderd, vind je in de veelgestelde vragen over het automatisch archiveren en anonimiseren.
Let op: Dit artikel is met behulp van AI gemaakt en automatisch vertaald zonder redactionele controle. Onze excuses voor eventuele fouten.