Overslaan en naar hoofdcontent gaan

Automatisch Archiveren en Anonimiseren van Ledengegevens

  • Bijgewerkt

In dit artikel leert u hoe u het automatisch archiveren en anonimiseren van ledengegevens instelt, activeert en beheert.

Inhoud

Snelstart

  1. Ga naar Instellingen / Studio / Privacybeleid
  2. Maak een nieuwe configuratie aan of selecteer een bestaande
  3. Stel naam, verwijderopties en termijnen in voor archiveren en anonimiseren
  4. Activeer de configuratie voor uw studio

Overzicht en Belang

Automatisch archiveren en anonimiseren helpt u inactieve leden- en prospectgegevens te beheren in overeenstemming met de AVG en vermindert handmatige inspanningen. U stelt termijnen en verwijderregels eenmaal in – de software regelt de rest automatisch op de achtergrond.

Archiveren

Tijdens het archiveren worden geselecteerde klantgegevens verwijderd uit alle actieve overzichten en zoekfuncties. De gegevens worden niet verwijderd, maar veilig opgeslagen. Belangrijk om te weten:

  • App-Connect gegevens gaan tijdens archiveren altijd onherroepelijk verloren.
  • Foto’s, documenten, contact- en adresgegevens kunnen optioneel permanent worden verwijderd tijdens archiveren.
  • Gearchiveerde leden kunnen met de juiste toestemming worden bekeken en hersteld.

Anonimiseren

Anonimiseren is de volgende stap na archiveren. De anonimiseringsperiode begint pas vanaf de archiveringsdatum – niet vanaf de contracteinddatum. Hierbij worden alle resterende persoonsgegevens van het lid permanent verwijderd. Geanonimiseerde gegevens:

  • worden permanent verwijderd uit alle overzichten en zoekfuncties,
  • kunnen niet worden hersteld,
  • bevatten geen verwijzing meer naar de oorspronkelijke persoon.

Controles Voor het Archiveren

Voordat een lid wordt gearchiveerd, voert de software automatisch controles uit. Een lid wordt uitgesloten van archivering als bijvoorbeeld:

  • er actieve contracten zijn,
  • de rekeningstand niet is verrekend,
  • openstaande tegoeden of quota bestaan,
  • toekomstige boekingen nog openstaan,
  • er een actieve aanmaningsprocedure loopt,
  • een actieve check-in bestaat,
  • er openstaande studio taken zijn,
  • het lid geregistreerd staat als betaler voor andere klanten,
  • het lid geregistreerd staat als wettelijk vertegenwoordiger van andere klanten.

Deze controles zorgen ervoor dat alleen gegevens zonder actieve zakelijke relaties of openstaande transacties worden gearchiveerd.

Configuratie en Activatie van Instellingen

  1. Ga naar Instellingen / Studio / Privacybeleid 
  2. Maak een nieuwe configuratie aan of selecteer een bestaande
  3. Stel de instellingen in voor archiveren en anonimiseren:
    • Ken een unieke naam toe aan de configuratie
    • Geef aan welke gegevens optioneel verwijderd moeten worden
    • Bepaal de termijnen voor archiveren en anonimiseren

Belangrijk:

  • Het verwijderen van App-Connect gegevens tijdens archiveren is onomkeerbaar.
  • Configuraties kunnen gedeeld en geactiveerd worden voor meerdere studio’s.
  • Er kan per studio maar één configuratie tegelijk actief zijn.

Activatie voor een Studio

  1. Open het overzicht van configuraties
  2. Klik met de rechtermuisknop op het contextmenu van de gewenste configuratie
  3. Selecteer Beheer Activatie 
  4. Activeer de configuratie voor de gewenste studio

Beheer van Gearchiveerde Leden

U heeft toegang tot gearchiveerde leden via Leden / Gearchiveerde Leden. In dit overzicht kunt u:

  • alle gearchiveerde leden bekijken,
  • zoeken naar specifieke leden,
  • individuele leden herstellen indien nodig (vereist de juiste toestemming).

Om een lid te heractiveren, selecteert u de optie Lid Herstellen in het contextmenu van de betreffende vermelding 

Voordelen voor Gegevensbescherming en Efficiëntie

Automatisch archiveren en anonimiseren ondersteunen u bij:

  • Dataminimalisatie: Inactieve gegevens worden systematisch uit het actieve systeem verwijderd.
  • Recht om Vergeten te Worden: Persoonsgegevens worden automatisch en permanent geanonimiseerd.
  • Transparantie: Duidelijke processen voor gegevensopslag en -verwijdering.
  • Gegevensbeveiliging: Gearchiveerde gegevens worden veilig opgeslagen maar zijn niet toegankelijk in het actieve systeem.
  • Efficiëntie: Verminderde handmatige inspanningen bij AVG-conform gegevensbeheer.
  • Flexibiliteit: Verschillende configuraties zijn mogelijk voor diverse studio’s.

Veelgestelde Vragen

Uitgebreide antwoorden op veelgestelde vragen over automatisch archiveren – bijvoorbeeld welke termijnen zinvol zijn, hoe de eerste automatische uitvoering verloopt en welke gegevens specifiek worden verwijderd – vindt u in het artikel Automatisch Archiveren en Anonimiseren – Veelgestelde Vragen.

 

Verwante artikelen