Automatisch archiveren en anonimiseren – bewaartermijnen, eerste uitvoering en regels voor gegevensverwijdering

In dit artikel leert u hoe automatisch archiveren en anonimiseren werkt — van de logica van bewaartermijnen en de eerste automatische uitvoering tot de regels voor gegevensverwijdering.

Inhoud

• Welke bewaartermijnen moet ik instellen?
• Hoe hangen de archiverings- en anonimiseringsperiodes samen?
• Hoe werkt de eerste automatische uitvoering?
• Welke gegevens worden verwijderd, welke worden bewaard?

Snelstart

1. Ga naar Instellingen / Studio / Gegevensbescherming / Archiveren en Anonimiseren
2. Open een bestaande configuratie of maak een nieuwe aan
3. Voer de gewenste bewaartermijnen in voor archiveren en anonimiseren
4. Activeer de configuratie voor uw studio

Vereisten

De functie voor automatisch archiveren en anonimiseren is beschikbaar voor Pro-, Ultimate- en Enterprise-klanten.

Welke bewaartermijnen moet ik instellen?

Er is geen universele aanbeveling. De software schrijft niet voor welke bewaartermijnen voor archiveren en anonimiseren u moet kiezen — dat is uw verantwoordelijkheid als studio-exploitant. Uw beslissing moet gebaseerd zijn op twee belangrijke juridische kaders:

• AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming): Deze verplicht het principe van gegevensminimalisatie. Persoonsgegevens mogen slechts zo lang worden bewaard als noodzakelijk is voor het oorspronkelijke doel.
• Belastingwetgeving: Bepaalde boekhoudgegevens moeten voldoen aan wettelijk vereiste bewaartermijnen. Deze termijnen kunnen per land verschillen.

We raden aan om de juiste bewaartermijnen in overleg met uw juridisch of fiscaal adviseur vast te stellen. De software ondersteunt u bij de technische uitvoering — de juridische verantwoordelijkheid ligt bij de studio.

Hoe hangen de archiverings- en anonimiseringsperiodes samen?

De twee periodes bouwen op elkaar voort en lopen achter elkaar:

1. Archiveringsperiode: De periode begint met de einddatum van het laatste contract van het voormalige lid. Zodra deze periode is verstreken en aan alle technische vereisten is voldaan, wordt het lid gearchiveerd.
2. Anonimiseringsperiode: De anonimiseringsperiode begint pas na de archiveringsdatum — niet na de contracteinddatum. Dit betekent dat de totale tijd tot volledige anonimisatie de som is van beide periodes.

Voorbeeld: Als u een archiveringsperiode van 6 maanden en een anonimiseringsperiode van 10 jaar instelt, wordt een voormalig lid uiterlijk 6 maanden na het contracteinde gearchiveerd — en pas na nog eens 10 jaar geanonimiseerd.

Belangrijk: Anonimisering is permanent en kan niet ongedaan worden gemaakt. Gearchiveerde leden kunnen tot het moment van anonimisering nog worden hersteld — daarna is herstel niet meer mogelijk.

Hoe werkt de eerste automatische uitvoering?

Zodra u een configuratie activeert, start de software automatisch een dagelijkse controle. Alle voormalige leden waarvan de einddatum van het laatste contract de ingestelde archiveringsperiode overschrijdt, worden meegenomen — ongeacht of zij recent of lang geleden zijn vertrokken.

U hoeft geen aparte bulkbewerkingen uit te voeren om bestaande voormalige leden achteraf te verwerken. De eerste uitvoering na activatie omvat automatisch alle in aanmerking komende records — inclusief geïmporteerde of gemigreerde leden. De enige beslissende factor is de einddatum van het laatste contract.

Opmerking: Als uw studio een groot aantal voormalige leden heeft die de archiveringsperiode al hebben overschreden, kan de eerste uitvoering een groter aantal records tegelijk verwerken. Dit is opzettelijk en vereist geen handmatige tussenkomst.

Voor het archiveren controleert het systeem automatisch of aan alle vereisten is voldaan. Een lid wordt niet gearchiveerd als er bijvoorbeeld actieve contracten, openstaande claims, lopende aanmaningsprocessen of openstaande studiotaken zijn. Alleen records waarbij geen van deze voorwaarden van toepassing is, worden verwerkt.

Welke gegevens worden verwijderd, welke worden bewaard?

De regels voor verwijdering verschillen per fase van het proces:

Tijdens archiveren:

• App Connect-gegevens worden altijd onherroepelijk verwijderd — ongeacht uw configuratie. Dit kan niet worden voorkomen.
• Foto's, documenten, contactgegevens en adresgegevens kunnen optioneel worden verwijderd. Hiervoor zijn vier afzonderlijke schakelaars beschikbaar in de configuratie. Als u deze schakelaars niet activeert, worden de gegevens bewaard tot aan de anonimisering.
• Alle andere gegevens — zoals contractgegevens, boekingsgeschiedenis en check-in statistieken — worden tijdens het archiveren bewaard.

Tijdens anonimiseren:

• Alle resterende persoonsgegevens worden permanent en onherroepelijk verwijderd.
• Metadata zoals analyse- en statistiekgegevens worden bewaard maar volledig geanonimiseerd. Het is niet meer mogelijk deze gegevens aan een specifieke persoon te koppelen.

Samenvatting: