Leads importeren uit een CSV- of Excelbestand

In dit artikel leer je hoe je een CSV- of Excelbestand met leadgegevens voorbereidt, hoe je het in een of meer studio's importeert en hoe je omgaat met rijen die niet konden worden geïmporteerd.

Inhoud

• Snelgids
• Vereisten
• Het bestand voorbereiden
• Limieten
• De import uitvoeren
• Importeren in meerdere studio's
• Een campagne toewijzen
• Hoe de geïmporteerde leads eruitzien
• De import volgen in de geschiedenis
• Afgewezen rijen downloaden
• Problemen oplossen

Snelgids

1. Ga naar Leads / Generatie / Leads importeren en klik op CSV-sjabloon downloaden. Voor het Excel-sjabloon open je de pijl naast de knop en kies je Excel-sjabloon downloaden.
2. Voer onder de koprij één lead per rij in en sla het bestand op.
3. Klik op Importeren en selecteer het bestand.
4. Vink het selectievakje voor de toestemming aan en, indien nodig, ook de controle op dubbele vermeldingen.
5. Start de import en volg de status in de geschiedenistabel.
6. Zijn er rijen afgewezen, download ze dan met Mislukt / Overgeslagen downloaden, corrigeer ze en importeer ze opnieuw.

Vereisten

• Bevoegdheid: Ledenwerving (Leads) / Het importeren van leads beheren. Met leesrechten kun je de pagina openen, de importgeschiedenis bekijken en de sjablonen en de rapporten met afgewezen rijen downloaden. Om een import te starten heeft je rol ook het recht voor aanmaken van deze bevoegdheid nodig. Je wijst de bevoegdheid toe in de rolinstellingen.
• Studio's: je hebt het recht voor aanmaken nodig in elke studio waarin het bestand leads importeert.

Het bestand voorbereiden

De afbeelding toont de Engelse interface: pagina Leads importeren met de sjabloonknoppen, de importknop en de importgeschiedenis.

De import accepteert alleen bestanden die precies het sjabloon volgen. Begin elke keer met een sjabloon:

1. Ga naar Leads / Generatie / Leads importeren.
2. Klik op CSV-sjabloon downloaden. Voor het Excel-sjabloon open je de pijl naast de knop en kies je Excel-sjabloon downloaden.
3. Laat de koprij precies zoals ze is. Hernoem, verplaats, voeg of verwijder geen kolommen.
4. Voer onder de koprij één lead per rij in.

Het sjabloon wordt aangemaakt in de taal van je interface, en de kolomkoppen ook. De import controleert de kolomkoppen op het moment van importeren aan de hand van de taal van je interface. Download het sjabloon dus in dezelfde interfacetaal als waarmee je importeert. Een bestand met kolomkoppen in een andere taal wordt geweigerd.

Het sjabloon heeft 14 kolommen in deze volgorde:

De afbeelding toont de Engelse interface: kopregel van het Excel-sjabloon met de 14 kolommen.

Een lead heeft dus minstens een voornaam, een achternaam en een e-mailadres of telefoonnummer nodig. Rijen die een regel overtreden, worden niet geïmporteerd. Alle andere rijen worden wel geïmporteerd.

Limieten

• Bestandsindeling: .csv of .xlsx, één bestand per import.
• Bestandsgrootte: maximaal 5 MB.
• Rijen: maximaal 10.000 leadrijen per bestand, zonder de koprij mee te tellen. Splits grotere lijsten op in meerdere bestanden.
• Excelbestanden: precies één werkblad.
• CSV-bestanden: het scheidingsteken wordt automatisch herkend.
• Per studio kan er maar één import tegelijk lopen. Een bestand dat in meerdere studio's importeert, kan alleen starten als er in geen van die studio's een import loopt.

De import uitvoeren

1. Selecteer bovenaan in de software de studio waarin je wilt importeren.
2. Ga naar Leads / Generatie / Leads importeren en klik op Importeren. Het venster Importeren opent.
3. Selecteer je bestand.
4. Vink Ik bevestig dat ik over de benodigde toestemming beschik om deze leadgegevens te verwerken. aan. Dit selectievakje is verplicht.
5. Wil je leads overslaan die al bestaan, vink dan Controleer geïmporteerde gegevens op mogelijke dubbele vermeldingen (voornaam, achternaam, geboortedatum, e-mailadres) aan.
6. Klik op Importeren. De knop is pas beschikbaar zodra een geldig bestand is geselecteerd en het selectievakje voor de toestemming is aangevinkt.

   

   De afbeelding toont de Engelse interface: importdialoog met een geselecteerd bestand, het selectievakje voor toestemming en de controle op dubbele items.

Wissel de studio niet terwijl het venster open is. De import loopt voor de studio die was geselecteerd toen je het venster opende, en wisselen blokkeert de import.

Overtreedt het hele bestand een regel, bijvoorbeeld omdat de kolomkoppen niet overeenkomen, dan toont de software een melding en start de import niet (zie Problemen oplossen).

Wanneer de controle op dubbele vermeldingen geldt

De controle op dubbele vermeldingen omvat alleen rijen met zowel een verjaardag als een e-mailadres. Voor deze rijen vergelijkt de software voornaam, achternaam, verjaardag en e-mailadres met de bestaande leads in de doelstudio. Komen alle vier overeen, dan wordt de rij overgeslagen en niet geïmporteerd. Rijen zonder verjaardag of zonder e-mailadres worden niet op dubbele vermeldingen gecontroleerd, ook niet als het selectievakje is aangevinkt.

Importeren in meerdere studio's

Eén bestand kan leads in meerdere studio's aanmaken. Gebruik hiervoor de kolom Studio prefix:

• Laat de cel leeg om de lead aan te maken in de studio waarin je importeert.
• Voer het studioprefix van een andere studio in om de lead daar aan te maken.

Let op:

• Je rol heeft het recht voor aanmaken van Ledenwerving (Leads) / Het importeren van leads beheren nodig in elke studio die het bestand noemt. Anders start de import niet.
• Een rij met een onbekend studioprefix wordt niet geïmporteerd.
• De import verschijnt in de geschiedenis van de studio waarin je importeert.

Een campagne toewijzen

Wil je geïmporteerde leads aan een campagne toewijzen, voer dan de campagnenaam in de kolom Campagne in. Hoofdletters en kleine letters worden genegeerd. De rij wordt niet geïmporteerd als:

• er geen campagne met deze naam bestaat of de campagne niet beschikbaar is voor de doelstudio, of
• meerdere campagnes deze naam hebben.

Laat de cel leeg als de lead niet bij een campagne hoort.

Hoe de geïmporteerde leads eruitzien

Elke geïmporteerde rij maakt een nieuwe lead aan in de doelstudio:

• De lead is open, dus noch gewonnen noch verloren.
• De herkomst van de lead is Leads importeren.
• Bevat de rij een campagne, dan hoort de lead bij die campagne.
• De overige kolommen vullen de contactgegevens, het adres en de notities van de lead.

De import volgen in de geschiedenis

De pagina Leads / Generatie / Leads importeren toont de imports van de geselecteerde studio in een tabel. De tabel wordt vanzelf bijgewerkt terwijl een import loopt, dus je hoeft de pagina niet opnieuw te laden.

De afbeelding toont de Engelse interface: importgeschiedenis met een voltooide import, 2 aangemaakte leads en 1 afgewezen rij.

Zijn er nog geen imports, dan toont de tabel Er is geen importgeschiedenis beschikbaar.

Afgewezen rijen downloaden

Voor een voltooide import met afgewezen rijen kun je een rapport downloaden:

1. Open in de geschiedenistabel het menu (drie puntjes) van de import.
2. Klik op Mislukt / Overgeslagen downloaden.

   

   De afbeelding toont de Engelse interface: rijmenu van een import met de optie om mislukte en overgeslagen rijen te downloaden.

Het rapport is een Excelbestand in de taal van je interface. Het bevat:

• Bronrijnummer: de rij in je oorspronkelijke bestand.
• De 14 sjabloonkolommen met de waarden uit die rij.
• Status: Mislukt voor rijen met fouten, Overgeslagen voor dubbele vermeldingen.
• Reden: waarom de rij niet is geïmporteerd. Meerdere fouten in één rij worden samen vermeld.

Corrigeer de rijen, kopieer ze naar een vers sjabloon en importeer ze opnieuw. Verwijder eerst de extra kolommen Bronrijnummer, Status en Reden:, anders komen de kolomkoppen niet overeen.

Let op:

• Het menu is inactief terwijl een import loopt, wanneer de import als geheel is mislukt en wanneer er geen rij is afgewezen.
• Om het rapport te downloaden heeft je rol leesrechten nodig voor Ledenwerving (Leads) / Het importeren van leads beheren in elke studio waarin de import leads heeft aangemaakt.

Problemen oplossen

De import start niet

Deze meldingen gaan over het hele bestand. Er wordt geen lead aangemaakt.

Afzonderlijke rijen worden afgewezen

Deze redenen staan in de kolom Reden: van het rapport. Fouten die bij het controleren van het bestand worden gevonden, beginnen met Validatiefout:. Alleen de betrokken rijen worden niet geïmporteerd.

Let op: Dit artikel is met behulp van AI gemaakt en automatisch vertaald zonder redactionele controle. Onze excuses voor eventuele fouten.