In diesem Artikel lernst du verschiedene Beitragsfälligkeiten kennen und wie sich diese auf den Zahllauf auswirken.
Fälligkeiten im Kundenkarteiblatt
Zur Erstellung eines Zahllaufs sind zwei Faktoren entscheidend, die dem Vertrag und Kunden zugeordnete Zahllaufgruppe, sowie die Fälligkeit. Die Fälligkeit findest du im Kundenkarteiblatt Mitgliedskartenblatt unter „Konto“ dargestellt in der Spalte „Datum“.
Die Fälligkeiten der Beiträge kannst du direkt beim Konfigurieren eines Tarifs definieren. Wenn du besagten Tarif bei einem Vertragsabschluss verwendest, kannst du die Beitragsfälligkeit allerdings auch individuell für das Mitglied anpassen.
Unter Einstellungen / Vertragswesen / Tarife kannst du deine Tarife anklicken und dort die Zahlweise auch nachträglich bearbeiten.
Du kannst hier z. B. einen Standard-Fälligkeitstag hinterlegen. Egal an welchem Tag der Vertrag deines Mitglieds startet, die Beiträge kannst du dann zum hinterlegten Fälligkeitstag einziehen.
Fälligkeit im Zahllauf
Möchtest du z. B. deinen Zahllauf für den Zeitraum 01.03.-31.03.23 einziehen, kannst du in der Maske des Zahllaufs unter „Forderungen bis einschließlich“ das Datum der Fälligkeit einstellen. Also wie in unserem Beispiel den 01.03.23. Der „Einzugstag“ stellt sich automatisch auch auf den 01.03.23 ein. So können alle Forderungen am 01.03. für den Zeitraum 01.03.- 31.03. eingezogen werden.
Besonderheit für Magicline Payments: Solltest du SEPA mit Magicline Payments nutzen, kannst du das Datum „Forderungen bis einschließlich“ nur auf einen Tag in der Zukunft setzen. Der Einzugstag ist durch das SEPA Schema vorgegeben und ist standardmäßig Übermorgen, plane also 2 Werktage Vorlaufzeit ein.
Beispiel: Wenn du also am 01. März deine fälligen Beiträge einziehen möchtest, erstelle den Zahllauf bereits am 27. Februar.
Wenn du Zahlläufe mit Kreditkarten durchführst, kann das Datum „Forderungen bis einschließlich“ nicht in der Zukunft liegen, da die Kreditkarten von deinen Mitgliedern sofort belastet und eventuell fehlgeschlagene Zahlungen sofort verbucht werden. Buche also den Zahllauf für Kreditkartenzahlungen direkt am Fälligkeitsdatum, z. B. am 1. jeden Monats.
Arbeiten mit variierenden Fälligkeiten
Legst du Vertragsbeginn und Fälligkeit auf den gleichen Tag und ermöglichst einen Tag genauen Start, können sich die Fälligkeiten stark unterscheiden.
Startet ein Mitglied am 17. eines Monats, liegt auch die Fälligkeit der Beiträge immer auf dem 17. eines Monats, ist der Vertragsbeginn am 3. eines Monats, liegt auch hier die Fälligkeit am 3. des Monats.
Eine Forderung kann erst dann eingezogen werden, wenn auch ihre Fälligkeit erreicht ist. Vor Beginn der Fälligkeit ist ein Einzug des Beitrags nicht möglich.
Erstellst du einen Zahllauf mit „Forderungen bis einschließlich“ 03.04., kann dieser auch erst am 03.04. eingezogen werden.
Ein Mitglied, der am 17.03. gestartet ist, würde mit dieser Forderung aus März (Leistungszeitraum 17.03.-16.04.) in dem besagten Zahllauf Anfang April auftauchen.
Um ein häufiges Erstellen von mehreren Zahlläufen zu vermeiden, empfiehlt es sich, die Fälligkeit auf den gleichen Tag zu stellen, wie den 1. eines Monats. Auch wenn du mit mehreren Zahllaufgruppen arbeitest, wie „zum 1. des Monats“ und „zum 15. des Monats“, sollte eine einheitliche Fälligkeit gewählt werden. So bleibst du flexibel, auch wenn ein Mitglied nun nicht mehr zum 15. des Monats gebucht werden soll, sondern zum 1. des Monats. Hier ist dann lediglich ein Wechsel der Zahllaufgruppe notwendig.