In diesem Artikel lernst du, wie du Probleme mit Zahlläufen behebst, die nicht alle Mitglieder oder Beiträge einschließen:
Inhalt
- Schnellanleitung
- Ausschlussgründe der Mitglieder prüfen
- Mitglieder der richtigen Zahllaufgruppe zuweisen
- Zahlungsmethode im Mitgliedskonto prüfen
- Sperren in der Karte „Kontostand“ prüfen
- Konfiguration des Zahllaufs überprüfen
- Kundensupport kontaktieren
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Schnellanleitung
- Öffne Finanzen / Zahlläufe und wähle den Zahllauf aus, den du prüfen möchtest.
- Öffne den Tab „Unbeteiligte Mitglieder“ und lies den Grund, der für jedes fehlende Mitglied eingetragen ist.
- Öffne den Tab „Betrachtete Forderungstypen“, um zu sehen, welche Forderungstypen der Zahllauf eingezogen hat.
- Behebe die Ursache im Mitgliedskonto, zum Beispiel die Zahlungsmethode, das SEPA-Mandat, die Adresse oder eine aktive Abbuchungssperre.
- Prüfe, welche Option beim Erstellen des Zahllaufs im Feld „Zahllaufgruppe“ ausgewählt war. „Alle Mitglieder“ zieht ohne Einschränkung ein, „Mitglieder ohne Zahllaufgruppe“ zieht nur Mitglieder und Verträge ein, die überhaupt keine Gruppe haben, und eine namentlich aufgeführte Gruppe zieht nur diese Gruppe ein.
- Prüfe die Konfiguration, wenn Beiträge fehlen: die Zahllaufgruppe, die Forderungstypen und den Einzug zukünftiger Forderungen.
- Starte einen neuen Zahllauf und wende dich an den Kundensupport, wenn das Problem weiterhin besteht.
Ausschlussgründe der Mitglieder prüfen
Der Zahllauf dokumentiert selbst, warum ein Mitglied nicht berücksichtigt wurde. Öffne Finanzen / Zahlläufe und wähle den Zahllauf aus. Die Detailansicht ist in die Tabs „Detailauswertung“, „Mitglieder“, „Unbeteiligte Mitglieder“, „Fehlgeschlagene Zahlungen“ und „Betrachtete Forderungstypen“ unterteilt.
Der Tab „Unbeteiligte Mitglieder“ listet jedes Mitglied auf, das aus diesem Zahllauf ausgeschlossen wurde, mit den Spalten „Mitglieds-Nr.“, „Vorname“, „Nachname“, „Grund“, „Herkunft“ und „Ursprüngliche Forderungssumme“. Über die Spalte „Grund“ findest du die Ursache am schnellsten. Die Spalte „Herkunft“ zeigt, ob der Grund von der Software selbst oder von dem Factoring-Dienstleister stammt, der die Forderungen ankauft. Du kannst die Liste aus dem Tab exportieren, wenn du sie außerhalb der Software abarbeiten möchtest.
Diese Gründe kann die Software anzeigen, und das solltest du jeweils prüfen:
| Grund | Das solltest du prüfen |
|---|---|
| Ungültige Bankverbindung | Die Bankverbindung fehlt oder lässt sich nicht für den Einzug verwenden: kein Kontoinhaber, kein Konto hinterlegt, eine ungültige IBAN oder BIC, eine IBAN, die nicht zur BIC passt, oder ein Konto, das keine SEPA-Lastschrift unterstützt. Korrigiere die Bankverbindung in der Zahlungsmethode des Mitglieds. |
| Ungültiges SEPA-Mandat | Es liegt kein SEPA-Mandat vor, das Mandat steht noch aus oder die Bestätigung der Bank fehlt. Beachte, dass ein aktualisiertes Mandat nur Forderungen ab dem Datum der Aktualisierung abdeckt. |
| Kein Zahlmittel vorhanden | Für das Mitglied ist kein nutzbares Zahlmittel hinterlegt. Hinterlege ein Zahlmittel im Mitgliedskonto. |
| Kreditkarte abgelaufen | Die hinterlegte Kreditkarte hat ihr Ablaufdatum überschritten. Frage die aktuellen Kartendaten beim Mitglied ab. |
| Abbuchungssperre | Für das Mitglied ist die Sperre „Abbuchungssperre (manuell)“ aktiv. Das ist die manuelle Abbuchungssperre in der Karte „Kontostand“ des Mitglieds, nicht der Inkassostopp. Siehe den Abschnitt zu den Sperren in der Karte „Kontostand“. |
| Ungültige Adresse | Die Adresse des Mitglieds ist für den Einzug nicht gültig. Vervollständige oder korrigiere die Adressdaten. |
| Ungültige Mitgliedsdaten | Die Mitgliedsdaten sind für einen Zahllauf unvollständig oder ungültig, und das Mitgliedskonto ist nicht archiviert. Prüfe die Stammdaten des Mitglieds. |
| Mitglied archiviert | Das Mitgliedskonto ist archiviert. Archivierte Mitgliedskonten werden nicht eingezogen. |
| Offene Forderungen mittlerweile ausgeglichen | Der offene Betrag wurde zwischen der Vorbereitung und der Ausführung des Zahllaufs bereits ausgeglichen, zum Beispiel durch eine Barzahlung oder eine manuelle Buchung. In diesem Fall ist keine Aktion nötig. Diesen Grund erhält ein Mitglied aber auch dann, wenn die Auswahl im Feld „Zahllaufgruppe“ es aus dem Zahllauf herausgehalten hat. Der Grund allein belegt also nicht, dass das Mitglied bezahlt hat. Hat der Zahllauf mit einer Zahllaufgruppe gearbeitet, prüfe zusätzlich die Zahllaufgruppe des Mitglieds. Siehe den Abschnitt zu den Zahllaufgruppen. |
| Fehler bei der Verarbeitung | Bei der Verarbeitung der Forderung ist ein technischer Fehler aufgetreten. Wende dich mit dem Zahllauf und der Mitgliedsnummer an den Kundensupport. |
| Unbekannt | Es konnte kein konkreter Grund ermittelt werden. Wende dich mit dem Zahllauf und der Mitgliedsnummer an den Kundensupport. |
Ein Mitglied, das im Tab „Unbeteiligte Mitglieder“ überhaupt nicht auftaucht, war entweder nicht für diesen Zahllauf ausgewählt oder hatte keine Forderung, die zur Konfiguration des Zahllaufs passt. Beide Fälle behandeln die folgenden Abschnitte.
Mitglieder der richtigen Zahllaufgruppe zuweisen
Mit Zahllaufgruppen teilst du deine Mitglieder in getrennte Einzugsgruppen auf. Du verwaltest sie unter Einstellungen / Finanzen / Zahllaufgruppen. Eine Gruppe entscheidet ausschließlich darüber, welche Mitglieder und Forderungen ein Zahllauf erfasst. Eine falsche Zuordnung lässt ein Mitglied deshalb aus dem Zahllauf fallen, auch wenn die Zahlungsdaten dieses Mitglieds vollständig und gültig sind.
Welche Mitglieder und Forderungen ein Zahllauf erreicht, wird beim Erstellen des Zahllaufs im Feld „Zahllaufgruppe“ entschieden. Dieses Feld trägt immer einen Wert und bietet drei Arten von Option:
| Option | Das zieht der Zahllauf ein |
|---|---|
| Alle Mitglieder | Alles, was der Zahllauf einziehen kann, ohne Einschränkung durch eine Zahllaufgruppe. Das ist die Voreinstellung. |
| Mitglieder ohne Zahllaufgruppe | Nur die Mitglieder und Verträge, die überhaupt keine Zahllaufgruppe haben. Jedes Mitglied, das einer Gruppe zugewiesen ist, bleibt aus dem Zahllauf heraus. |
| Eine namentlich aufgeführte Zahllaufgruppe | Nur die Mitglieder und Verträge, die dieser Gruppe zugewiesen sind. |
Welche Gruppe zählt, entscheidet sich am Vertrag: Trägt der Vertrag oder sein Hauptvertrag eine Zahllaufgruppe, entscheidet diese Gruppe, und die Gruppe am Mitglied wird ignoriert. Die Gruppe am Mitglied zählt nur, wenn weder der Vertrag noch sein Hauptvertrag eine trägt.
Wichtig: Zwei Auswahlen in diesem Feld führen dazu, dass Mitglieder nicht eingezogen werden. Erstens steht „Mitglieder ohne Zahllaufgruppe“ in derselben Liste direkt neben „Alle Mitglieder“ und lässt sich als „alle übrigen“ lesen, obwohl die Option das Gegenteil einzieht: nur die Mitglieder und Verträge, die keine Gruppe haben. Wählst du sie, während du „Alle Mitglieder“ meinst, bleibt jedes Mitglied, das einer Gruppe zugewiesen ist, aus dem Zahllauf heraus. Zweitens zieht ein Zahllauf für eine einzelne Gruppe nur diese Gruppe ein. Sind deine Mitglieder über mehrere Zahllaufgruppen verteilt, braucht jede Gruppe ihren eigenen Zahllauf, sonst werden die Mitglieder einer vergessenen Gruppe in diesem Zeitraum nicht eingezogen. Prüfe deshalb die ausgewählte Option und deine Liste der Gruppen, bevor du einen Zahllauf startest.
Das kannst du im Zahllauf selbst prüfen. Ein Mitglied, das die Gruppenauswahl aus einem Zahllauf heraushält, erscheint im Tab „Unbeteiligte Mitglieder“ mit dem Grund „Offene Forderungen mittlerweile ausgeglichen“, weil die Auswahl die Forderungen aus dem Zahllauf entfernt und der verbleibende offene Betrag null ist. Dieser Grund beschreibt nicht, was passiert ist, denn ausgeglichen wurde nichts. Nimm ihn deshalb nicht für sich, sobald ein Zahllauf mit einer Zahllaufgruppe gearbeitet hat: Vergleiche die Zahllaufgruppe der betroffenen Mitglieder mit der Option, die für den Zahllauf ausgewählt war, bevor du davon ausgehst, dass die Forderungen bereits bezahlt wurden.
Prüfe die folgenden drei Punkte:
- Auswahl im Zahllauf. Ein Mitglied, das einer anderen Gruppe zugewiesen ist als der, für die der Zahllauf gestartet wurde, bleibt offen, bis du einen Zahllauf für diese Gruppe startest.
- Mitglied und Vertrag können abweichen. Eine Zahllaufgruppe kann am Mitglied und am Vertrag gesetzt sein. Weichen die beiden voneinander ab, gewinnt der Vertrag. Die Software weist mit der Meldung „Die Zahllaufgruppe des Mitglieds und die der Verträge sind unterschiedlich konfiguriert. Die Konfiguration am Vertrag hat Vorrang.“ darauf hin. Das Feld am Vertrag heißt „Zahllaufgruppe des Vertrags“. Am Mitglied ist die Gruppe das Feld „Zahllaufgruppe“ in der Karte „Kontostand“ auf dem Tab Verwaltung / Übersicht, und du änderst sie über die Aktion „Zahllaufgruppe bearbeiten“ im Menü „…“ dieser Karte. Zum Bearbeiten brauchst du die Berechtigung Einstellungen / Ressourcen / Rollen / Zahllaufgruppe verwalten.
- Freigabe pro Standort. Die Zahllaufgruppe muss für den Standort des Mitglieds freigegeben sein. Das steuerst du in der Gruppe selbst über die Aktion „Freigabe bearbeiten“, die das Panel „Standorte mit Freigabe“ öffnet und jeden Standort auf „Schreibend“, „Lesend“ oder „Keine Freigabe“ setzt. Ist der Standort des Mitglieds nicht freigegeben, zeigt die Software die Meldung „Das Mitglied verwendet die Zahllaufgruppe ..., diese ist im Studio des Mitglieds nicht freigegeben. Bitte überprüfe die Freigabe der Zahllaufgruppe, um Probleme mit Zahlläufen zu vermeiden.“
Das Formular einer Zahllaufgruppe enthält die Felder „Name“, „Beschreibung“ und „Einzugskonto“, die Checkbox „Zahllaufgruppe bei Vertragsabschluss auch auf Mitgliedsebene festlegen“ und die Aktion „Freigabe bearbeiten“. Zum Bearbeiten der Zahllaufgruppen selbst brauchst du die Berechtigung Einstellungen / Ressourcen / Rollen / Zahllaufgruppen verwalten.
Zahlungsmethode im Mitgliedskonto prüfen
Öffne das Mitglied unter Mitglieder und wechsle auf den Tab Verwaltung / Übersicht. Die Zahlungsdaten des Mitglieds liegen auf diesem Tab in der Karte „Kontostand“: die Felder „Zahlungsmethode“ und „Zahllaufgruppe“, die vier im nächsten Abschnitt beschriebenen Sperren, das Verzehrguthaben und die offenen Forderungen. Über die Aktion „Zahlungsmethode ändern“ im Menü „…“ der Karte korrigierst du die Zahlungsmethode.
Die Karte „Kontostand“ auf dem Tab Verwaltung / Übersicht: hier stehen die Zahlungsmethode und die Zahllaufgruppe des Mitglieds. Über das Menü „…“ rechts oben änderst du beide.
Der Tab Finanzen / Konto im Mitgliedskonto ist die Buchungsliste des Mitglieds, mit den Spalten „Fälligkeitsdatum“, „Typ“, „Beschreibung“, „Betrag“, „USt.“, „Zahldatum“, „ZW“ und „Offen“. Er enthält die Zahlungsmethode nicht, suche sie also nicht dort. Die Karte „Kontostand“ und der Tab „Konto“ sind zwei verschiedene Stellen, und nur die Karte trägt die Zahlungsdaten.
Prüfe, dass ein für den Einzug geeignetes Zahlmittel hinterlegt ist, dass die Bankverbindung vollständig und gültig ist und dass das SEPA-Mandat bestätigt ist. Mitglieder, die eine dieser Prüfungen nicht bestehen, erscheinen im Tab „Unbeteiligte Mitglieder“ mit dem Grund „Ungültige Bankverbindung“, „Ungültiges SEPA-Mandat“, „Kein Zahlmittel vorhanden“ oder „Kreditkarte abgelaufen“.
Sperren in der Karte „Kontostand“ prüfen
Die Software hat keinen eigenen Bereich für Zahlungsblockierungen. Die Sperren, die ein einzelnes Mitglied zurückhalten, liegen in der Karte „Kontostand“ auf dem Tab Verwaltung / Übersicht des Mitglieds. Die Karte trägt vier verschiedene Sperren, und nur eine davon nimmt das Mitglied aus einem Zahllauf heraus. Ist eine Sperre nicht aktiv, steht in ihrer Zeile der Wert „Deaktiviert“.
| Sperre | Was sie betrifft | Nimmt sie das Mitglied aus einem Zahllauf heraus? |
|---|---|---|
| Abbuchungssperre (manuell) | Den Einzug der Forderungen dieses Mitglieds. | Ja. Solange die Sperre aktiv ist, wird das Mitglied aus jedem Zahllauf ausgeschlossen und erscheint im Tab „Unbeteiligte Mitglieder“ mit dem Grund „Abbuchungssperre“. Wird die Sperre deaktiviert, ist das Mitglied für den nächsten Zahllauf wieder freigegeben. |
| Rechnungsstopp | Die Rechnungsstellung für dieses Mitglied. | Nein. Diese Sperre nimmt das Mitglied nicht aus einem Zahllauf heraus. |
| Mahnstopp | Das Mahnen dieses Mitglieds. | Nein. Diese Sperre nimmt das Mitglied nicht aus einem Zahllauf heraus. |
| Inkassostopp | Die Übergabe der offenen Forderungen dieses Mitglieds an das Inkassoverfahren. | Nein. Diese Sperre nimmt das Mitglied nicht aus einem Zahllauf heraus. |
Die vier Sperren in der Karte „Kontostand“. Steht in einer Zeile „Deaktiviert“, ist diese Sperre nicht aktiv und hält das Mitglied nicht zurück.
Fehlt ein Mitglied in einem Zahllauf, ist die „Abbuchungssperre (manuell)“ die relevante Sperre und nicht der Inkassostopp. Die beiden sind leicht zu verwechseln, weil der Ausschlussgrund im Zahllauf „Abbuchungssperre“ heißt und sich vom Namen der Sperre nur durch den Zusatz „(manuell)“ unterscheidet.
Alle vier Sperren bedienst du über das Menü „…“ der Karte „Kontostand“. Jeder Eintrag ist nach der Aktion benannt, die er ausführt: Solange die Sperre inaktiv ist, endet er auf „aktivieren“, ist die Sperre aktiv, auf „deaktivieren“. Die vier Einträge heißen „Abbuchungssperre (manuell) aktivieren“, „Rechnungsstopp aktivieren“, „Mahnstopp aktivieren“ und „Inkassostopp aktivieren“. Dasselbe Menü enthält außerdem die Aktionen „Zahlungsmethode ändern“, „Zahllaufgruppe bearbeiten“, „Mahnstufe ändern“ und „Zum Inkasso übergeben“. Jede der anderen drei Sperren wirkt auf genau einen Prozess und nie auf den Einzug selbst. Der „Rechnungsstopp“ unterdrückt nur das Erstellen von Rechnungen und Belegen, der Betrag wird weiterhin eingezogen. Der „Mahnstopp“ unterdrückt nur die Mahneskalation und die Mahnschreiben. Der „Inkassostopp“ verhindert nur die Übergabe offener Forderungen an das Inkassounternehmen. Wenn du den Rechnungsstopp aktivierst, entscheidet die Option „Rechnungen nach Ende des Rechnungsstopp rückwirkend erstellen“ darüber, ob die Forderungen dieses Zeitraums nach dem Ende der Sperre noch abgerechnet werden. Setzt du diese Option nicht, bleiben diese Forderungen dauerhaft ohne Rechnung.
Soll ein Mitglied vom Einzug ausgenommen bleiben, lass die „Abbuchungssperre (manuell)“ bestehen und rechne damit, dass das Mitglied bei jedem folgenden Zahllauf im Tab „Unbeteiligte Mitglieder“ auftaucht.
Konfiguration des Zahllaufs überprüfen
Werden Mitglieder eingezogen, fehlen aber einzelne Beiträge oder Gebühren, liegt die Ursache meist in der Konfiguration der Forderungstypen oder der Fälligkeiten. Unterhalb der Zahlläufe gibt es keinen eigenen Konfigurationsbereich. Die Einstellungen liegen an zwei Stellen:
- Der Zahllauf. Öffne Einstellungen / Finanzen / Zahlläufe und wähle den Zahllauf aus. Seine Detailseite enthält die Einstellung „Forderungstypen“, die festlegt, welche Forderungen dieser Zahllauf einzieht, und die Einstellung „Einzug zukünftiger Forderungen“, die festlegt, ob Forderungen mit einem Fälligkeitsdatum in der Zukunft eingezogen werden. Forderungen lassen sich höchstens 30 Tage vorfällig einziehen. Ein Beitrag, der später fällig ist als die Konfiguration zulässt, bleibt offen und wird in einem späteren Zahllauf eingezogen.
- Die Zahllaufgruppe. Eine Zahllaufgruppe kann die Forderungstypen eigenständig einschränken, über die Aktion „Forderungsarten bearbeiten“ unter Einstellungen / Finanzen / Zahllaufgruppen. Trägt eine Gruppe eine eigene Einstellung, weist die Software mit der Meldung „Für diese Zahllaufgruppe wurde eine spezielle Einstellung für Buchungseinträge konfiguriert. Bitte überprüfen Sie die Zahllaufgruppe, um die zu einzuziehenden Forderungen zu verifizieren.“ darauf hin.
Um zu sehen, was ein Zahllauf tatsächlich verwendet hat, öffne den Zahllauf unter Finanzen / Zahlläufe und prüfe den Tab „Betrachtete Forderungstypen“. Vergleiche diese Liste mit den Forderungen, die du erwartet hast. Fehlt dort ein Typ, passe den Zahllauf oder die Zahllaufgruppe an und starte einen neuen Zahllauf.
Kundensupport kontaktieren
Besteht das Problem nach diesen Prüfungen weiterhin, wende dich an den Kundensupport. Gib den Zahllauf, das Einzugsdatum und die Mitgliedsnummer an und nenne den Grund, der im Tab „Unbeteiligte Mitglieder“ angezeigt wird. Mit diesen Angaben kann der Support den Zahllauf nachvollziehen und dir schneller helfen.