In diesem Artikel lernst du, wie du Zahlungsnachweise in der Software verwaltest. Dazu gehören die Benachrichtigungsregel, das Erstellen eines Zahlungsnachweises und das Anpassen des Dokuments.
Inhalt
- Benachrichtigungsregeln für Zahlungsnachweise
- Erstellen von Zahlungsnachweisen
- Anpassen von Zahlungsnachweisen
- Unterschied zwischen Zahlungsnachweisen und Rechnungen
Schnellanleitung
- Öffne das Mitgliedskonto und wähle im Drei-Punkte-Menü Zahlungsnachweis erstellen.
- Wähle die Einträge für den Zahlungsnachweis aus und erstelle das Dokument.
- Das fertige Dokument findest du im Tab Dokumente des Mitgliedskontos.
- Den Wortlaut passt du unter Einstellungen / Rechnungsstellung / Rechnungsvorlagen an.
Benachrichtigungsregeln für Zahlungsnachweise
Die Benachrichtigungsregel Zahlungsnachweis im Kommunikationsbereich unter den Benachrichtigungsregeln verschickt nicht automatisch eine E-Mail, sobald ein Mitglied eine Zahlung leistet. Stattdessen wird das Dokument auf Anfrage des Mitglieds per E-Mail versendet. Es dient als Nachweis, dass eine Zahlung erfolgt ist, und ist keine Rechnung.
Erstellen von Zahlungsnachweisen
Du kannst einen Zahlungsnachweis direkt aus dem Mitgliedskonto erstellen. Das Dokument deckt Zahlungen ab, die bereits erfolgt sind: Forderungen, die noch offen und nicht fällig sind, werden im Auswahldialog nicht angeboten. Für eine bevorstehende Zahlung ist der Zahlungsnachweis deshalb nicht das richtige Dokument.
Gehe so vor:
- Öffne das Mitgliedskonto
- Klicke oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü und wähle Zahlungsnachweis erstellen. Dasselbe Menü enthält außerdem Einzelrechnung erstellen, Ratenplan, Kontoauszug, Saldo ausbuchen und Verzehrguthaben bearbeiten
- Grenze die Liste über die Filter Startdatum und Anzeige ein (Optionen siehe unten)
- Setze bei den Einträgen ein Häkchen, die in das Dokument aufgenommen werden sollen
- Erstelle das Dokument
- Öffne den Tab Dokumente des Mitgliedskontos, um das fertige Dokument zu finden. Der Tab liegt in der Gruppe Verwaltung der Navigation im Mitgliedskonto
| Filter | Verfügbare Optionen |
|---|---|
| Startdatum | Alle, Aktuelle Vertragslaufzeit, Letzter Monat, Letzten 3 Monate, Letzten 12 Monate |
| Anzeige | Alle, Nur Beiträge, Nur Verkäufe |
Unter den Filtern listet der Dialog die einzelnen Einträge als Auswahlliste mit Häkchen auf. Auch wenn Startdatum und Anzeige beide auf Alle stehen, enthält diese Liste ausschließlich Einträge, die bereits beglichen sind.
Das Drei-Punkte-Menü im Mitgliedskonto mit dem Eintrag „Zahlungsnachweis erstellen“.
Der Auswahldialog mit den Filtern „Startdatum“ und „Anzeige“ über der Auswahlliste.
Der Dialog weist zusätzlich auf die Benachrichtigungsregel Zahlungsnachweis hin.
Das Dokument bestätigt, dass eine Zahlung erfolgt ist. Das ist sowohl für das Mitglied als auch für das Unternehmen nützlich.
Anpassen von Zahlungsnachweisen
So passt du den Inhalt des Zahlungsnachweises an:
- Öffne Einstellungen / Rechnungsstellung / Rechnungsvorlagen.
- Suche die Vorlage für den Zahlungsnachweis. Sie steht an letzter Stelle in der Liste.
- Bearbeite die Vorlage nach deinen geschäftlichen Anforderungen.
Unterschied zwischen Zahlungsnachweisen und Rechnungen
Zahlungsnachweis und Rechnung sind zwei verschiedene Dokumente:
- Zahlungsnachweis: bestätigt, dass eine Zahlung erfolgt ist. Er wird nicht automatisch versendet, sondern auf Anfrage erstellt.
- Rechnung: ist eine detaillierte Abrechnung über verkaufte Waren oder erbrachte Leistungen und listet in der Regel Artikel, Mengen und Preise auf. Rechnungen können so eingestellt werden, dass sie automatisch versendet werden, wenn die automatische Rechnungserstellung aktiviert ist. Rechnungen werden nur erstellt, wenn eine Zahlung vollständig erfolgt ist oder am Fälligkeitsdatum der Zahlung.