In diesem Artikel lernst du, wie du E-Invoicing für Spanien aktivierst, deine Betriebsgesellschaft für die Rechnungs-Compliance registrierst und nach abgeschlossener Registrierung Rechnungen erstellst.
Inhalt
- Schnellanleitung
- Was die Rechnungs-Compliance abdeckt
- Welches E-Invoicing-System gilt
- Bevor du startest
- Schritt 1: E-Invoicing aktivieren
- Schritt 2: Daten der Betriebsgesellschaft vervollständigen
- Schritt 3: Registrierung starten
- Schritt 4: Registrierungsstatus verfolgen
- Schritt 5: Rechnungen erstellen
- Nach der Registrierung
- Eine Registrierung pro Betriebsgesellschaft
Schnellanleitung
- Klicke in der Seitenleiste auf Marktplatz, öffne die Kachel E-Invoicing und klicke auf Aktivieren.
- Vervollständige unter Einstellungen / Studio / Betriebsgesellschaft den rechtlichen Namen, die Adresse, die USt-ID, die Finanzregion und das E-Invoicing-System der Betriebsgesellschaft.
- Prüfe unter Einstellungen / Integrationen / Aktivierte Integrationen / E-Invoicing die Daten auf der Karte Rechnungs-Compliance und klicke auf Initialisierung des Registrierungsprozesses.
- Schließe die Registrierung im neuen Fenster mit einem digitalen Zertifikat oder einer handschriftlichen Unterschrift ab.
- Sobald der Status der Registrierung Abgeschlossen anzeigt, erstellst du deine Rechnungsläufe unter Finanzen / Rechnungsstellung / Rechnungsläufe.
Was die Rechnungs-Compliance abdeckt
Mit der Rechnungs-Compliance stellt die Software elektronische Rechnungen im Namen deiner Standorte aus. Dafür wird deine Betriebsgesellschaft (die juristische Person) beim E-Invoicing-Anbieter Invopop registriert. Die Registrierung ist Teil der Integration E-Invoicing, die nur für Standorte in Spanien verfügbar ist.
Rechnungen kannst du erst erstellen, wenn die Registrierung abgeschlossen ist. Bis dahin erscheint ein Hinweis unter Finanzen / Rechnungsstellung / Rechnungsläufe, Einstellungen / Rechnungsstellung / Rechnungskonfiguration und Einstellungen / Rechnungsstellung / Rechnungsvorlagen.
Die Rechnungs-Compliance ist unabhängig von der Kassenfiskalisierung. Kassen haben eine eigene Einrichtung und Registrierung, beschrieben in Fiskaly Sign Spanien: Überblick und Einrichtung der Kasse. Wenn du das eine abschließt, ist das andere nicht automatisch erledigt.
Welches E-Invoicing-System gilt
Das E-Invoicing-System hängt von der Finanzregion der Betriebsgesellschaft ab. Du legst es einmal an der Betriebsgesellschaft fest, und alle zugeordneten Standorte nutzen dasselbe System.
| Finanzregion | E-Invoicing-System |
|---|---|
| Araba, Bizkaia, Gipuzkoa | TicketBAI |
| Andere Finanzregion (übriges spanisches Festland und Balearen) | VERI*FACTU oder Sistema SII |
| Kanarische Inseln, Ceuta, Melilla | VERI*FACTU |
| Navarra | Kein E-Invoicing-System |
Sistema SII ist nur für Andere Finanzregion auswählbar. Wenn du es aktivierst, nutzt die Betriebsgesellschaft Sistema SII statt VERI*FACTU.
Bevor du startest
- Deine Standorte liegen in Spanien und sind einer Betriebsgesellschaft zugeordnet.
- Du hast den rechtlichen Namen, die Adresse und die USt-ID (NIF) der Betriebsgesellschaft zur Hand.
- Für die Registrierung brauchst du entweder ein gültiges digitales Zertifikat (zum Beispiel der FNMT) oder eine handschriftliche Unterschrift mit Firmenstempel (sello de empresa) und einen gültigen Ausweis wie DNI, NIE oder Reisepass. Selbstständige (autónomos) brauchen keinen Firmenstempel.
Schritt 1: E-Invoicing aktivieren
- Klicke in der Seitenleiste auf Marktplatz.
- Öffne die Kachel E-Invoicing.
- Klicke auf Aktivieren.
Alternativ aktivierst du die Integration unter Einstellungen / Integrationen / Übersicht.
Schritt 2: Daten der Betriebsgesellschaft vervollständigen
Die Registrierung verwendet die Daten der Betriebsgesellschaft. Vervollständige sie, bevor du die Registrierung startest.
- Öffne Einstellungen / Studio / Betriebsgesellschaft und wähle die Betriebsgesellschaft aus.
- Prüfe unter Allgemein den Name: Hier muss der rechtliche Name stehen. Prüfe die Adresse unter Adressinformationen und die E-Mail unter Kontaktinformationen.
- Trage unter Allgemeine Steuerinformationen die USt-ID (NIF) ein.
- Wähle unter Landesspezifische Steuerinformationen die Finanzregion Betriebsgesellschaft. Bei Andere Finanzregion kannst du zusätzlich Sistema Sii für Kassen auf Sii aktiviert setzen, wenn Sistema SII für dich gilt.
- Wähle unter E-Invoicing-System das System, das zur Finanzregion passt.
Die Zeile Standorte unter Allgemein zeigt, welche Standorte zur Betriebsgesellschaft gehören. Die Zuordnung änderst du über Freigabe bearbeiten.
Schritt 3: Registrierung starten
- Öffne Einstellungen / Integrationen / Aktivierte Integrationen / E-Invoicing.
- Prüfe auf der Karte Rechnungs-Compliance die angezeigten Daten: Name, USt-ID, Straße, Hausnummer, Steuergebiet und E-Mail. Diese Daten stammen aus der Betriebsgesellschaft. Wenn etwas nicht stimmt, korrigierst du es dort (Schritt 2).
- Klicke auf Initialisierung des Registrierungsprozesses. Die Software übermittelt die Daten an Invopop und öffnet die Registrierungsseite von Invopop in einem neuen Fenster.
- Schließe dort die Registrierung mit deinem digitalen Zertifikat ab, oder mit handschriftlicher Unterschrift, Firmenstempel und Ausweis.
Schritt 4: Registrierungsstatus verfolgen
Der Status der Registrierung auf der Karte zeigt den aktuellen Stand: Nicht gestartet, Bearbeitung, Abgeschlossen oder Error.
Der Status aktualisiert sich automatisch. Wenn du sofort nachsehen willst, klicke auf Registrierungsstatus aktualisieren.
Wurde die Registrierung gestartet, aber nicht abgeschlossen, oder ist sie fehlgeschlagen, zeigt die Karte Registrierungsprozess starten. Damit öffnest du das Registrierungsfenster erneut.
Schritt 5: Rechnungen erstellen
Sobald der Status der Registrierung Abgeschlossen anzeigt, kannst du unter Finanzen / Rechnungsstellung / Rechnungsläufe Rechnungen und Rechnungsläufe erstellen. Der Hinweis auf den Rechnungsseiten verschwindet.
Nach der Registrierung
Ist die Betriebsgesellschaft registriert, bietet die Karte Rechnungs-Compliance diese Aktionen:
- Vertrag als PDF herunterladen: lädt den Vertrag deiner Registrierung als PDF herunter.
- Abmelden: beendet die Registrierung beim Anbieter, zum Beispiel wenn der Standort schließt oder sich die Steuernummer geändert hat.
- Integration deaktivieren: deaktiviert die Integration E-Invoicing.
Solange die Betriebsgesellschaft registriert ist, kannst du ihr E-Invoicing-System nicht ändern.
Eine Registrierung pro Betriebsgesellschaft
Die Registrierung gilt pro juristischer Person, erkennbar an ihrer Steuernummer (NIF). Eine Registrierung deckt alle Standorte ab, die der Betriebsgesellschaft zugeordnet sind. Du registrierst also nicht jeden Standort einzeln.
Eine zweite Registrierung mit derselben Steuernummer ist nicht möglich. Der Anbieter lehnt sie ab, und der Status der Registrierung zeigt Error.
Hinweis: Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz erstellt und redaktionell geprüft.