Rechnungskonfiguration einrichten und aktivieren

In diesem Artikel lernst du, wie du eine Rechnungskonfiguration erstellst, bearbeitest und aktivierst und wie du die erzeugten Rechnungen exportierst.

Inhalt

• Schnellanleitung
• Allgemeines
• Rechnungskonfiguration erstellen
• Rechnungskonfiguration bearbeiten
• Rechnungskonfiguration aktivieren
• Rechnungen exportieren

Schnellanleitung

1. Gehe zu Einstellungen / Rechnungsstellung / Rechnungskonfiguration.
2. Klicke auf Rechnungskonfiguration erstellen, gib einen Namen ein, wähle die Art der Rechnungsgenerierung und klicke auf Speichern.
3. Passe die Einstellungen in der Detailansicht der Konfiguration an.
4. Öffne in der Übersicht das Drei-Punkte-Menü der Konfiguration, klicke auf Rechnungskonfiguration aktivieren, wähle das Startdatum und klicke auf Aktivieren.
5. Für den Export der Rechnungen gehe zu Finanzen / Steuerberater / Exportlisten, klicke auf Exportliste erstellen und wähle Rechnungsliste.

Allgemeines

Mit einer Rechnungskonfiguration aktivierst du automatische Rechnungsläufe in der Software. Rechnungen werden auf Basis deiner Einstellungen automatisch generiert und versendet. So sparst du dir den Aufwand, Rechnungen manuell zu erstellen, und kannst deine Rechnungen automatisch an deine Mitglieder zustellen.

Du findest die Rechnungskonfigurationen unter Einstellungen / Rechnungsstellung / Rechnungskonfiguration. Die Übersicht zeigt jede Konfiguration mit Name, Art der Rechnungsgenerierung und Zahlungsmethode.

Rechnungskonfiguration erstellen

Klicke oben rechts auf den Button Rechnungskonfiguration erstellen. Der gleichnamige Dialog öffnet sich.

1. Lege über Freigabe bearbeiten fest, für welche Standorte diese Konfiguration freigegeben wird. Standardmäßig ist sie für den aktuellen Standort freigegeben.
2. Gib unter Name einen aussagekräftigen Namen für die Konfiguration ein.
3. Wähle die Art der Rechnungsgenerierung. Du hast zwei Optionen:
   • Vollständige Zahlung: Eine Rechnung wird automatisch generiert, sobald eine Forderung vollständig bezahlt wurde.
   • Fälligkeit der Forderung: Eine Rechnung wird automatisch generiert, sobald eine Forderung fällig wird.
4. Klicke auf Speichern.

Wichtig: Forderungen eines Mitglieds, die im selben Rechnungslauf abgerechnet werden, werden auf einer Rechnung zusammengefasst. Werden zum Beispiel drei Forderungen eines Mitglieds vollständig bezahlt und im selben Lauf abgerechnet, erscheinen sie gemeinsam auf einer Rechnung.

Nach dem Speichern öffnet sich die Detailansicht der Rechnungskonfiguration, in der du die Konfiguration bearbeiten kannst.

Rechnungskonfiguration bearbeiten

Öffne eine Konfiguration aus der Übersicht, um ihre Detailansicht zu sehen. Über das Drei-Punkte-Menü oben klickst du auf Rechnungskonfiguration bearbeiten, um die Konfiguration selbst zu ändern. Die Einstellungen sind in Kacheln gruppiert, jede mit eigenem Drei-Punkte-Menü.

Das Drei-Punkte-Menü der Kachel Rechnungsgenerierung bietet folgende Aktionen:

• Rechnungsverzögerung bearbeiten: Mit Verzögerung bei der Rechnungserstellung wird die Rechnung erst eine festgelegte Anzahl von Tagen nach der vollständigen Zahlung bzw. der Fälligkeit der Forderung generiert. Hier legst du außerdem fest, ob du Vorschaurechnungen automatisch finalisieren möchtest.
• Rechnungsstellung bearbeiten: Wähle unter Zahlungsmethoden, für welche Zahlungsmethoden automatisch Rechnungen generiert werden. Die Zahlungsmethode bezieht sich auf die Zahlungsmethode des Mitglieds. Diese Aktion umfasst auch die Einstellungen unter Zusätzliche Rechnungsstellungsoptionen.
• Rechnungsstellung für Geräteverkäufe aktivieren: Verkäufe an Automaten erhalten in der Regel einen Beleg vom Gerät selbst, daher ist diese Option standardmäßig deaktiviert. Wenn du sie aktivierst, bestimmt das Datum unter Rechnungsstellung ab den Tag, ab dem für Geräteverkäufe Rechnungen erzeugt werden. Für Verkäufe vor diesem Datum werden keine Rechnungen erstellt.

Klicke im Drei-Punkte-Menü der Kachel Rechnungsversand auf Rechnungsversand bearbeiten. Mit Rechnungen im Selfservice zur Verfügung stellen können deine Mitglieder ihre Rechnungen als PDF-Dokument im Selfservice der Member Platform herunterladen.

Damit Rechnungen automatisch an deine Mitglieder versendet werden, aktiviere die Benachrichtigungsregel Rechnungslauf. Die Kachel enthält einen Link dorthin. Alternativ gehst du zu Kommunikation / Benachrichtigungen / Benachrichtigungsregeln.

Tipp: Die Bereitstellung im Selfservice spart dir den Versand per Brief und verhindert, dass Rechnungen das Mitglied wegen einer ungültigen E-Mail-Adresse nicht erreichen.

Klicke im Drei-Punkte-Menü der Kachel Stornorechnung bei Zahlungsrückbuchung auf Stornorechnung bei Zahlungsrückbuchung bearbeiten. Unter Automatische Gutschriften legst du fest, ob bei einer Zahlungsrückbuchung automatisch eine Gutschrift erstellt wird:

• Deaktiviert: Es wird keine Gutschrift automatisch erstellt.
• Vollständige Rückbuchung: Eine Gutschrift wird nur automatisch erstellt, wenn eine Zahlung vollständig zurückgebucht wird.
• Jede Rückbuchung: Bei jeder Zahlungsrückbuchung wird automatisch eine Gutschrift erstellt.

Rechnungskonfiguration aktivieren

Eine Rechnungskonfiguration kann standortübergreifend freigegeben werden, muss aber für jeden Standort aktiviert werden, in dem sie genutzt werden soll.

1. Gehe zu Einstellungen / Rechnungsstellung / Rechnungskonfiguration und wähle den Standort, für den die Konfiguration aktiviert werden soll.
2. Öffne das Drei-Punkte-Menü am Ende der Zeile der Konfiguration und klicke auf Rechnungskonfiguration aktivieren.
3. Wähle das Startdatum, ab dem die automatische Rechnungsstellung beginnt.
4. Klicke auf Aktivieren.

Die Konfiguration wird nur für den ausgewählten Standort aktiviert. Rechnungen werden für alle Forderungen mit einem Fälligkeitsdatum am oder nach dem angegebenen Datum erstellt.

Wichtig: Wählst du ein Datum in der Vergangenheit, werden auch rückwirkend Rechnungen für die seit diesem Datum fälligen Forderungen erstellt.

Die Kachel Aktivierungshistorie in der Detailansicht der Konfiguration zeigt, für welchen Standort die Konfiguration wann aktiviert wurde und das Startdatum für die Rechnungsstellung.

Rechnungen exportieren

Um die Rechnungen aus deinen Rechnungsläufen zu exportieren, gehe zu Finanzen / Steuerberater / Exportlisten.

1. Klicke oben rechts auf den Button Exportliste erstellen. Der gleichnamige Dialog öffnet sich.
2. Wähle als Typ Rechnungsliste. Der Dialog bietet außerdem Rechnungsdetailexport und Gruppierter Rechnungsexport.
3. Wähle über die Standortauswahl die Standorte und lege den Zeitraum fest. Optional: Gib eine Beschreibung ein (bis zu 100 Zeichen).
4. Klicke auf Erstellen.

Sobald der Export in der Übersicht erscheint, startest du den Download über das Drei-Punkte-Menü ganz rechts in seiner Zeile. Wähle Als Excel-Datei herunterladen für die vollständige Liste oder die Option für die zusammengefasste Excel-Datei für eine Übersicht.

So hast du alle Rechnungen aus deinen Rechnungsläufen gebündelt und kannst sie an deine Buchhaltung oder deinen Steuerberater weiterleiten.

Hinweis: Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz erstellt und redaktionell geprüft.