In diesem Artikel lernst du, wie du in Magicline Verzehrguthaben mit erstattungsfähigen Zahlungsarten (z. B. Lastschrift oder Kreditkarte) aufladen kannst, welche buchhalterischen Vorgänge damit verbunden sind und wie du mit Rücklastschriften und der Stornierung von Forderungen korrekt umgehst.
Inhalt dieses Artikels:
- Was ist das Besondere an der Aufladung von Verzehrguthaben mit Forderung?
- Welche Forderung wird bei der Aufladung erzeugt?
- Wie wird die Forderung beglichen und was passiert bei Rücklastschriften?
- Welche Operationen sind für Forderungen verfügbar?
- Was passiert mit dem Verzehrguthaben bei Rückerstattungen?
Fast Lane
- Gehe zu Mitgliederkonto / Verzehrguthaben aufladen
- Wähle eine erstattungsfähige Zahlungsart (z. B. Lastschrift, Kreditkarte)
- Bestätige den Betrag – eine Forderung wird erzeugt
- Das Verzehrguthaben wird sofort gutgeschrieben
- Bei Rückerstattungen wird nur die Forderung rückgebucht, das Verzehrguthaben bleibt erhalten und muss manuell angepasst werden
Was ist das Besondere an der Aufladung von Verzehrguthaben mit Forderung?
Die Aufladung von Verzehrguthaben mit Zahlungsarten wie Lastschrift oder Kreditkarte erzeugt eine separate Forderung im Mitgliedskonto. Dies bedeutet, dass das Verzehrguthaben sofort verfügbar ist, die Zahlung aber erst später erfolgt. Dieser Vorgang ist buchhalterisch klar vom eigentlichen Verbrauch des Guthabens getrennt.
So kann das Mitglied das Guthaben sofort nutzen – auch wenn die Zahlung noch aussteht oder später zurückgebucht wird.
Welche Forderung wird bei der Aufladung erzeugt?
Beim Start der Aufladung wird eine eigene Forderung vom Typ „Aufladung Verzehrguthaben“ im System angelegt. Diese Forderung ist:
- an das Mitgliedskonto gebunden
- mit dem Betrag der Aufladung versehen
- nicht erfolgswirksam, d. h. sie wird nicht in der GuV gebucht
Hinweis: Damit diese Forderung verarbeitet werden kann, muss ein entsprechendes Buchungskonto im System hinterlegt sein.
Wie wird die Forderung beglichen und was passiert bei Rücklastschriften?
Die Forderung kann über alle üblichen erstattungsfähigen Zahlungsarten wie:
- Lastschrift
- Kreditkarte
- evtl. weitere verfügbare Optionen
beglichen werden. Wird die Zahlung erfolgreich durchgeführt, bleibt alles wie gewohnt.
Falls jedoch:
- eine Rücklastschrift erfolgt
- oder die Zahlung nicht eingeht
dann wird die Forderung wieder geöffnet und kann z. B. gemahnt oder ins Inkasso übergeben werden.
ℹ️ Hinweis: Das Verzehrguthaben bleibt in diesem Fall unberührt. Es ist manuell durch das Studio zu stornieren, wenn auch das Guthaben zurückgenommen werden soll.
Welche Operationen sind für Forderungen verfügbar?
Du kannst im Mitgliedskonto mit den Forderungen folgende Aktionen durchführen:
- Forderung reduzieren (z. B. bei Teilerstattung)
- Forderung stornieren oder ausbuchen
- Fälligkeitsdatum ändern
- Forderung sperren oder freigeben
Wichtig: Wenn du die Forderung stornierst, beachte: Das Verzehrguthaben wird nicht automatisch reduziert – das musst du manuell erledigen.
Was passiert mit dem Verzehrguthaben bei Rückerstattungen?
Das Verzehrguthaben und die dazugehörige Forderung sind technisch voneinander getrennt. Das bedeutet:
- Verzehrguthaben kann sofort genutzt werden, auch wenn die Forderung noch offen ist
- Bei Rücklastschriften oder Stornierung der Forderung bleibt das Verzehrguthaben unverändert
- Eine manuelle Reduzierung oder Stornierung des Guthabens ist notwendig, wenn du es dem Mitglied wieder entziehen möchtest
💡 Tipp: In der Kommunikation mit dem Mitglied solltest du klarstellen, dass ein Rückruf der Zahlung nicht automatisch das Guthaben löscht.