In diesem Artikel erfährst du, wie du mit einer Mehrfachbearbeitung die E-Mail-Verifizierung an viele Mitglieder erneut versendest. Dafür lädst du eine Excel-Datei mit den Empfängern hoch, wählst eine passende E-Mail-Vorlage (inklusive des E-Mail Bestätigung-Tags) und startest anschließend die Verarbeitung. Mitglieder mit einer ungültigen E-Mail-Adresse werden automatisch ausgeschlossen.
Inhalt
- Voraussetzungen
- Empfängerliste als Excel-Datei vorbereiten
- E-Mail-Vorlage auswählen oder erstellen
- Mehrfachbearbeitung „E-Mail-Verifizierung“ erstellen
- Was passiert nach dem Start?
- Limits und häufige Fehlermeldungen
Fast Lane
- Bereite eine Excel-Datei mit Empfängern vor (max. 50.000 Zeilen, nur 1 Tabellenblatt).
-
Kommunikation/Vorlagen: Prüfe die E-Mail-Vorlage (muss
E-Mail Bestätigungenthalten). - Öffne Mitglieder & Interessenten/Mitglieder/Mehrfachbearbeitung.
- Klicke auf Mehrfachbearbeitung erstellen > wähle den Typ E-Mail-Verifizierung.
- Datei hochladen > E-Mail-Vorlage auswählen > Entwurf erstellen.
- Starte Verarbeiten/Ausführen (max. 1× pro Tag und Tenant).
Voraussetzungen
Um die Mehrfachbearbeitung zu nutzen, brauchst du:
- Eine Excel-Datei (
.xlsx) mit der Empfängerliste (eine Zeile pro Mitglied) und der Mitgliedsnummer in der ersten Spalte - Eine E-Mail-Vorlage, die den Platzhalter/Tag
E-Mail Bestätigungenthält. - Ausreichende Berechtigungen, um Mehrfachbearbeitungen zu erstellen/zu verwalten sowie Mitgliedernachrichten und/oder Vorlagen zu verwalten.
Wichtig: Diese E-Mail gilt als operative Nachricht und wird unabhängig von den Kommunikationseinstellungen versendet.
Empfängerliste als Excel-Datei vorbereiten
Für diese Mehrfachbearbeitung ist die Eingabe ausschließlich eine Excel-Datei. Eine Auswahl der Empfänger über eine Mitgliederliste ist nicht möglich.
-
Dateiformat:
.xlsx - Mitgliedsnummer in der ersten Spalte
- Nur ein Tabellenblatt: Wenn deine Datei mehr als einen Tab/ein Tabellenblatt enthält, wird sie abgelehnt.
- Maximal 50.000 Empfänger: Die Datei darf bis zu 50.000 Zeilen (Empfänger) enthalten.
Beim Erstellen des Entwurfs werden bestimmte Mitglieder automatisch ausgeschlossen, zum Beispiel:
- Mitglieder ohne E-Mail-Adresse
- Mitglieder mit E-Mail-Status INVALID (ungültige E-Mail)
Wie bereitest du die Liste vor?
Du kannst eine Mitgliederliste aus deiner Software exportieren und sie als Grundlage für die Mehrfachbearbeitung verwenden. Dafür stehen Filter für den E-Mail-Status und den Status der E-Mail-Bestätigung zur Verfügung – so kannst du die passende Mitgliederliste schnell erstellen. Exportlisten funktionieren standortübergreifend. Der Excel-Export kann anschließend direkt für die Mehrfachbearbeitung genutzt werden.
Tipp: Bereinige deine Datei vor dem Upload (z. B. Duplikate entfernen, leere Zeilen löschen), damit die Verarbeitung möglichst reibungslos läuft.
E-Mail-Vorlage auswählen oder erstellen
Beim Erstellen der Mehrfachbearbeitung musst du eine E-Mail-Vorlage auswählen. Du kannst auch deine eigene Vorlage verwenden – entscheidend ist, dass sie den Tag (zusätzliche Mitgliedsinformation) E-Mail Bestätigung enthält. In der Auswahl werden nur passende E-Mail-Vorlagen angezeigt.
- Öffne Kommunikation/Vorlagen.
- Öffne eine passende E-Mail-Vorlage oder erstelle eine neue Vorlage für die Verifizierung.
- Stelle sicher, dass der Inhalt den Platzhalter
#GenehmigungsURLenthält. - Speichere die Vorlage und nutze sie anschließend in der Mehrfachbearbeitung.
[Screenshot: Vorlagenverwaltung mit hervorgehobenem Platzhalter „E-Mail Bestätigung“]
Mehrfachbearbeitung „E-Mail-Verifizierung“ erstellen
- Gehe zu Mitglieder & Interessenten/Mitglieder/Mehrfachbearbeitung.
- Klicke auf Mehrfachbearbeitung erstellen.
- Wähle als Typ E-Mail-Bestätigung.
- Unter Ausgewählte Mitglieder lädst du die Excel-Datei hoch (Auswahl über eine Mitgliederliste ist deaktiviert).
- Unter E-Mail-Vorlage wählst du die gewünschte Vorlage aus.
- Erstelle einen Entwurf.
Während der Entwurf erstellt wird, validiert die Software die Datei (z. B. Zeilenanzahl, Anzahl der Tabellenblätter) und schließt Empfänger mit ungültigen E-Mail-Adressen automatisch aus.
[Screenshot: Mehrfachbearbeitung erstellen – Excel-Upload und Auswahl der E-Mail-Vorlage]
Was passiert nach dem Start?
Sobald du die Mehrfachbearbeitung verarbeitest/ausführst, startet der Standardprozess zur E-Mail-Verifizierung:
- Der Status der E-Mail-Bestätigung wechselt auf pending (ausstehend).
- Wenn keine Bestätigung eingeht, wird nach 7 Tagen automatisch eine Erinnerung versendet.
- Wenn die E-Mail-Adresse 14 Tage nach der ersten Nachricht noch nicht bestätigt ist, wechselt der Status auf Keine Bestätigung erhalten.
In den Details der Mehrfachbearbeitung findest du typischerweise Informationen wie:
- Dateiname
- Anzahl der Mitglieder (basierend auf den Zeilen in der Datei)
- Vorlagenname
- Status (z. B. in Verarbeitung, verarbeitet)
- Erstellt am, Erstellt von und ggf. Standort
Limits und häufige Fehlermeldungen
Für die Mehrfachbearbeitung „E-Mail-Verifizierung“ gelten folgende Einschränkungen:
- Max. 50.000 Empfänger pro Datei (Zeilenlimit).
- Nur 1 Tabellenblatt in der Excel-Datei.
- Nur 1 Verarbeitung pro Tag und Tenant (innerhalb von 24 Stunden). In Franchise-Setups gilt das Limit pro Betriebsgesellschaft.
- Entwürfe zählen nicht zum Tageslimit – das Limit greift erst beim Verarbeiten/Ausführen.
Wenn heute bereits eine Mehrfachbearbeitung dieses Typs mit dem Status In Verarbeitung oder Verarbeitet existiert, kannst du keine weitere Verarbeitung starten. Du siehst dann eine Meldung, dass die Operation erst am nächsten Tag verarbeitet werden kann.
Häufige Gründe, warum ein Upload abgelehnt wird:
- Die Datei enthält mehr als 50.000 Empfängerzeilen.
- Die Datei enthält mehrere Tabellenblätter.
- Die ausgewählte Vorlage enthält nicht den erforderlichen Tag
E-Mail Bestätigung(oder wird deshalb gar nicht erst in der Auswahl angeboten).