Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) per E-Mail-Code für Mitarbeiter

In diesem Artikel lernst du, wie du die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) per E-Mail-Code pro Studio aktivierst, fehlende Zugangsdaten deiner Mitarbeiter ergänzt und wie sich deine Mitarbeiter anschließend mit dem Bestätigungscode anmelden.

Inhalt

• Voraussetzungen
• Zwei-Faktor-Authentifizierung für ein Studio aktivieren
• Fehlende E-Mail-Adressen oder Heimstudios ergänzen
• Anmeldung mit Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Code erneut anfordern oder abgelaufener Code
• Zu viele Fehlversuche: gesperrter Zugang
• Meldungen im Überblick

Fast lane

1. Öffne Ressourcen / Mitarbeiter / Zwei-Faktoren-Authentifizierung.
2. Stelle sicher, dass alle Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse in den Zugangsdaten und ein Heimstudio haben.
3. Aktiviere den Schalter Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren.

Voraussetzungen

• Berechtigung: „Zwei-Faktor-Authentifizierung konfigurieren" (Kategorie Mitarbeiter & Ressourcen / Mitarbeiterverwaltung). Du vergibst sie unter Ressourcen / Mitarbeiter / Rollen in der jeweiligen Rolle.
• Jeder betroffene Mitarbeiter hat eine eindeutige E-Mail-Adresse in seinen Zugangsdaten hinterlegt.
• Jeder betroffene Mitarbeiter hat ein Heimstudio zugewiesen.

Wichtig: Für die Zwei-Faktor-Authentifizierung zählt die E-Mail-Adresse aus den Zugangsdaten des Benutzerkontos, nicht die E-Mail-Adresse aus den persönlichen Daten des Mitarbeiters. Die E-Mail-Adresse muss eindeutig sein. Bei bestehenden Mitarbeitern werden vorhandene E-Mail-Adressen automatisch in die Zugangsdaten übernommen.

Zwei-Faktor-Authentifizierung für ein Studio aktivieren

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivierst du pro Studio. Sie gilt anschließend für alle Mitarbeiter, deren Heimstudio dieses Studio ist. Du findest die Seite über den Menüpunkt Zwei-Faktoren-Authentifizierung; sie öffnet mit der Überschrift „Two-Factor Authentication".

1. Öffne Ressourcen / Mitarbeiter / Zwei-Faktoren-Authentifizierung.
2. Aktiviere den Schalter Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren.
3. Bestätige die Aktivierung. Danach müssen sich alle Mitarbeiter dieses Studios mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung anmelden.

Solange noch Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse oder Heimstudio vorhanden sind, lässt sich die Funktion nicht aktivieren. Es erscheint der Hinweis: „Alle Mitarbeiter dieses Studios müssen über eine E-Mail-Adresse und ein Heimstudio verfügen, um die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu ermöglichen." Ergänze die fehlenden Daten zuerst (siehe nächster Abschnitt).

Fehlende E-Mail-Adressen oder Heimstudios ergänzen

Auf der Seite Zwei-Faktoren-Authentifizierung siehst du die Liste Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse oder Heimstudio mit den Spalten Name, E-Mail und Home Studio. Dort ergänzt du die fehlenden Angaben direkt, ohne die Detailseite des Mitarbeiters öffnen zu müssen.

• Über E-Mail-Adresse bearbeiten hinterlegst du die E-Mail-Adresse in den Zugangsdaten.
• Über Heimstudio bearbeiten weist du dem Mitarbeiter ein Heimstudio zu.

Sobald kein Mitarbeiter mehr in der Liste steht, erscheint der Hinweis „Momentan hast du keine Aufgabe, da es keine Mitarbeiter ohne zugewiesenes Home-Studio oder E-Mail-Adresse gibt." und du kannst die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren.

Anmeldung mit Zwei-Faktor-Authentifizierung

Nach der Aktivierung läuft die Anmeldung für deine Mitarbeiter so ab:

1. Benutzername und Passwort wie gewohnt eingeben und die Anmeldung starten.
2. Es öffnet sich die Seite Prüfe deine E-Mails. Die Software sendet einen 5-stelligen Bestätigungscode an die E-Mail-Adresse aus den Zugangsdaten („Wir haben einen 5-stelligen Bestätigungscode an Ihre E-Mail-Adresse gesendet.").
3. Den Code im Feld Authentifizierungscode eingeben und auf Bestätigen klicken.
4. Nach erfolgreicher Prüfung wird der Mitarbeiter angemeldet. Bei Zugriff auf mehrere Studios folgt anschließend die Studioauswahl.

Der Code ist 15 Minuten gültig. Die verbleibende Zeit wird auf der Seite angezeigt („Der Code läuft in … Minuten").

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung greift bei allen Anmeldungen deiner Mitarbeiter, unabhängig davon, über welche Anwendung sie sich einloggen.

Code erneut anfordern oder abgelaufener Code

Ist der Code nicht angekommen, klickt der Mitarbeiter auf der Seite unter „Haben Sie den Code nicht erhalten?" auf Code erneut senden. Es erscheint die Bestätigung „Ein neuer Code wurde an Ihre E-Mail-Adresse gesendet.".

Ein abgelaufener Code wird mit „Der Code ist abgelaufen. Bitte fordern Sie einen neuen an." angezeigt. Fordere in diesem Fall über Code erneut senden einen neuen Code an.

Fehlt im Konto eine gültige E-Mail-Adresse, erscheint „Wenn in Ihrem Konto keine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist, wenden Sie sich bitte an Ihren Studio-Administrator." Der Administrator ergänzt die E-Mail-Adresse dann in den Zugangsdaten.

Zu viele Fehlversuche: gesperrter Zugang

Wird ein falscher Code eingegeben, erscheint „Der eingegebene Bestätigungscode ist ungültig. Bitte versuche es erneut." und der Mitarbeiter kann den Code erneut eingeben.

Nach 5 falschen Eingaben wird der Zugang für 15 Minuten gesperrt. In dieser Zeit ist keine Anmeldung möglich, auch nicht mit einem neuen Code. Die Sperre lässt sich nicht vorzeitig aufheben. Nach Ablauf der 15 Minuten ist eine erneute Anmeldung wieder möglich.

Meldungen im Überblick