Importer des prospects à partir d'un fichier CSV ou Excel

Dans cet article, vous apprendrez comment préparer un fichier CSV ou Excel contenant des données de prospects, comment l'importer dans un ou plusieurs studios et comment traiter les lignes qui n'ont pas pu être importées.

Sommaire

• Guide rapide
• Conditions préalables
• Préparer le fichier
• Limites
• Lancer l'importation
• Importer dans plusieurs studios
• Attribuer une campagne
• À quoi ressemblent les prospects importés
• Suivre l'importation dans l'historique
• Télécharger les lignes rejetées
• Dépannage

Guide rapide

1. Allez dans Prospects / Génération / Importation des prospects et cliquez sur Télécharger le modèle CSV. Pour le modèle Excel, ouvrez la flèche à côté du bouton et choisissez Télécharger le modèle Excel.
2. Saisissez un prospect par ligne sous la ligne d'en-tête et enregistrez le fichier.
3. Cliquez sur Importer et sélectionnez le fichier.
4. Cochez la case de consentement et, si nécessaire, la vérification des doublons.
5. Lancez l'importation et suivez son statut dans le tableau de l'historique.
6. Si des lignes ont été rejetées, téléchargez-les avec Télécharger Échec / Non concerné, corrigez-les et importez-les de nouveau.

Conditions préalables

• Permission : Acquisition de membres / Gérer l'importation des prospects. Le droit de lecture permet d'ouvrir la page, de consulter l'historique des importations et de télécharger les modèles ainsi que les rapports des lignes rejetées. Pour lancer une importation, votre rôle doit également disposer du droit de création de cette permission. Vous attribuez la permission dans les paramètres des rôles.
• Studios : vous avez besoin du droit de création dans chaque studio dans lequel le fichier importe des prospects.

Préparer le fichier

L'image montre l'interface en anglais : page d'importation des prospects avec les boutons de modèle, le bouton d'importation et l'historique des importations.

L'importation n'accepte que les fichiers qui respectent exactement le modèle. Partez à chaque fois d'un modèle :

1. Allez dans Prospects / Génération / Importation des prospects.
2. Cliquez sur Télécharger le modèle CSV. Pour le modèle Excel, ouvrez la flèche à côté du bouton et choisissez Télécharger le modèle Excel.
3. Conservez la ligne d'en-tête telle quelle. Ne renommez, ne déplacez, n'ajoutez et ne supprimez aucune colonne.
4. Saisissez un prospect par ligne sous la ligne d'en-tête.

Le modèle est créé dans la langue de votre interface, et les en-têtes de colonnes aussi. L'importation vérifie les en-têtes par rapport à la langue de votre interface au moment de l'importation. Téléchargez le modèle dans la même langue d'interface que celle avec laquelle vous importez. Un fichier dont les en-têtes sont dans une autre langue est rejeté.

Le modèle comporte 14 colonnes, dans cet ordre :

L'image montre l'interface en anglais : ligne d'en-tête du modèle Excel avec les 14 colonnes.

Un prospect doit donc comporter au minimum un prénom, un nom de famille et une adresse e-mail ou un numéro de téléphone. Les lignes qui enfreignent une règle ne sont pas importées. Toutes les autres lignes sont importées.

Limites

• Format de fichier : .csv ou .xlsx, un fichier par importation.
• Taille du fichier : jusqu'à 5 Mo.
• Lignes : jusqu'à 10 000 lignes de prospects par fichier, sans compter la ligne d'en-tête. Répartissez les listes plus volumineuses sur plusieurs fichiers.
• Fichiers Excel : exactement une feuille.
• Fichiers CSV : le séparateur est détecté automatiquement.
• Une seule importation peut être en cours par studio à la fois. Un fichier qui importe dans plusieurs studios ne peut démarrer que si aucune importation n'est en cours dans aucun d'entre eux.

Lancer l'importation

1. Sélectionnez en haut du logiciel le studio dans lequel vous souhaitez importer.
2. Allez dans Prospects / Génération / Importation des prospects et cliquez sur Importer. La boîte de dialogue Importer s'ouvre.
3. Sélectionnez votre fichier.
4. Cochez Je confirme que je dispose des autorisations nécessaires pour traiter ces fiches de prospects. Cette case est obligatoire.
5. Si vous souhaitez ignorer les prospects déjà existants, cochez Vérifier si les entrées importées comportent d'éventuels doublons (prénom, nom, date de naissance, e-mail).
6. Cliquez sur Importer. Le bouton n'est disponible que lorsqu'un fichier valide est sélectionné et que la case de consentement est cochée.

   

   L'image montre l'interface en anglais : boîte de dialogue d'importation avec un fichier sélectionné, la case de consentement et la vérification des doublons.

Ne changez pas de studio tant que la boîte de dialogue est ouverte. L'importation s'exécute pour le studio qui était sélectionné à l'ouverture de la boîte de dialogue, et un changement de studio bloque l'importation.

Si le fichier entier enfreint une règle, par exemple parce que les en-têtes ne correspondent pas, le logiciel affiche un message et ne lance pas l'importation (voir Dépannage).

Quand la vérification des doublons s'applique

La vérification des doublons ne porte que sur les lignes qui contiennent à la fois une date d'anniversaire et une adresse e-mail. Pour ces lignes, le logiciel compare le prénom, le nom de famille, la date d'anniversaire et l'adresse e-mail avec les prospects existants dans le studio cible. Si les quatre éléments correspondent, la ligne est ignorée et n'est pas importée. Les lignes sans date d'anniversaire ou sans adresse e-mail ne sont pas vérifiées pour les doublons, même si la case est cochée.

Importer dans plusieurs studios

Un même fichier peut créer des prospects dans plusieurs studios. Utilisez pour cela la colonne Préfixe du studio :

• Laissez la cellule vide pour créer le prospect dans le studio dans lequel vous importez.
• Saisissez le préfixe d'un autre studio pour y créer le prospect.

À noter :

• Votre rôle doit disposer du droit de création de Acquisition de membres / Gérer l'importation des prospects dans chaque studio mentionné dans le fichier. Sinon, l'importation ne démarre pas.
• Une ligne comportant un préfixe de studio inconnu n'est pas importée.
• L'importation apparaît dans l'historique du studio dans lequel vous importez.

Attribuer une campagne

Pour attribuer les prospects importés à une campagne, saisissez le nom de la campagne dans la colonne Campagne. Les majuscules et les minuscules ne sont pas prises en compte. La ligne n'est pas importée dans les cas suivants :

• aucune campagne portant ce nom n'existe ou la campagne n'est pas disponible pour le studio cible, ou
• plusieurs campagnes portent ce nom.

Laissez la cellule vide si le prospect ne doit pas appartenir à une campagne.

À quoi ressemblent les prospects importés

Chaque ligne importée crée un nouveau prospect dans son studio cible :

• Le prospect est ouvert, donc ni gagné ni perdu.
• L'origine du prospect est Importation de prospects.
• Si la ligne contient une campagne, le prospect appartient à cette campagne.
• Les autres colonnes renseignent les coordonnées, l'adresse et les notes du prospect.

Suivre l'importation dans l'historique

La page Prospects / Génération / Importation des prospects répertorie dans un tableau les importations du studio sélectionné. Le tableau se met à jour automatiquement pendant qu'une importation s'exécute, vous n'avez donc pas besoin de recharger la page.

L'image montre l'interface en anglais : historique des importations avec une importation terminée, 2 prospects créés et 1 ligne rejetée.

S'il n'y a pas encore d'importation, le tableau affiche Aucun historique d'importation n'est disponible.

Télécharger les lignes rejetées

Pour une importation terminée comportant des lignes rejetées, vous pouvez télécharger un rapport :

1. Dans le tableau de l'historique, ouvrez le menu (trois points) de l'importation.
2. Cliquez sur Télécharger Échec / Non concerné.

   

   L'image montre l'interface en anglais : menu de ligne d'une importation avec l'option de télécharger les lignes en échec et ignorées.

Le rapport est un fichier Excel dans la langue de votre interface. Il contient :

• Numéro de ligne source : la ligne dans votre fichier d'origine.
• Les 14 colonnes du modèle avec les valeurs de cette ligne.
• Statut : Échoué pour les lignes comportant des erreurs, Non concerné pour les doublons.
• Raison : le motif pour lequel la ligne n'a pas été importée. Plusieurs erreurs dans une même ligne sont listées ensemble.

Corrigez les lignes, copiez-les dans un modèle vierge et importez-les de nouveau. Supprimez d'abord les colonnes supplémentaires Numéro de ligne source, Statut et Raison, sinon les en-têtes ne correspondent pas.

À noter :

• Le menu est inactif pendant l'exécution d'une importation, lorsque l'importation a échoué dans son ensemble et lorsqu'aucune ligne n'a été rejetée.
• Pour télécharger le rapport, votre rôle doit disposer du droit de lecture de Acquisition de membres / Gérer l'importation des prospects dans chaque studio dans lequel l'importation a créé des prospects.

Dépannage

L'importation ne démarre pas

Ces messages concernent le fichier entier. Aucun prospect n'est créé.

Des lignes isolées sont rejetées

Ces motifs apparaissent dans la colonne Raison du rapport. Les erreurs constatées lors de la vérification du fichier commencent par Erreur de validation :. Seules les lignes concernées ne sont pas importées.

Remarque : Cet article a été créé à l'aide de l'intelligence artificielle et traduit automatiquement sans relecture. Nous vous prions de nous excuser pour d'éventuelles erreurs.