In dit artikel leer je hoe je problemen oplost waarbij werknemers ledeninformatie niet kunnen bekijken of bewerken, hoe de aparte rechten voor e-mailadressen en telefoonnummers werken, hoe exports met gevoelige gegevens omgaan en hoe werknemersgegevens automatisch worden gearchiveerd en geanonimiseerd.
Inhoud
- Snelgids
- Rollen en rechten
- Aparte rechten voor e-mailadressen en telefoonnummers
- Exports zonder gevoelige gegevens
- Foutmeldingen
- Toegang per locatie
- Ondersteuning voor werknemers
- Automatisch archiveren en anonimiseren van werknemersgegevens
Snelgids
Vind je een gebied niet in de zijbalk links, klik daar op het laatste item, Meer. Gebruik Navigatie aanpassen om te kiezen welke gebieden direct in de zijbalk staan.
- Ga naar Resources / Werknemers / Functies.
- Selecteer de rol die aan de betrokken werknemer is toegewezen.
- Schakel onder Ledenbeheer (Leden) / Administratie de rechten Persoonlijke lidmaatschapsgegevens, Adresgegevens van de leden, De e-mailadressen van leden bekijken en De telefoonnummers van leden bekijken in. Deze vier rechten regelen de ledengegevens in het ledenprofiel.
- Schakel ook onder Ledenbeheer (Leden) / Administratie het recht Algemene gegevens leden in als de werknemer de volledige algemene ledengegevens nodig heeft, en Toegangskaarten voor leden als de werknemer toegangskaarten toewijst of bewerkt.
- Schakel onder Ledenbeheer (Leden) / Lijsten en export het recht Ledenlijsten in als de werknemer met ledenlijsten werkt.
- Sla de wijzigingen op.
- Als de problemen aanhouden, controleer de exacte foutmelding en zorg ervoor dat de werknemer de rol heeft voor de locatie waar deze werkt.
Rollen en rechten
Toegang tot ledeninformatie wordt bepaald door de rol van de werknemer. Volg deze stappen:
- Ga naar Resources / Werknemers / Functies.
- Selecteer de rol die aan de betrokken werknemer is toegewezen.
- Schakel de rechten in die de werknemer nodig heeft (zie de tabel hieronder).
- Sla de wijzigingen op zodat de nieuwe rechten worden toegepast.
De ledengegevens in het ledenprofiel worden bepaald door vier afzonderlijke rechten: Persoonlijke lidmaatschapsgegevens, Adresgegevens van de leden, De e-mailadressen van leden bekijken en De telefoonnummers van leden bekijken. Elk van deze rechten omvat het bekijken en bewerken van de gegevens waartoe het behoort. Als een van deze rechten ontbreekt, worden de bijbehorende gegevens niet aan de werknemer getoond, ook niet als andere ledenrechten zijn ingeschakeld. E-mailadressen en telefoonnummers worden in dat geval gemaskeerd weergegeven.
| Recht | Waar je het vindt | Wat het regelt |
|---|---|---|
| Persoonlijke lidmaatschapsgegevens | Ledenbeheer (Leden) / Administratie | Persoonlijke gegevens van een lid, bijvoorbeeld naam en geboortedatum. |
| Adresgegevens van de leden | Ledenbeheer (Leden) / Administratie | Adresgegevens van een lid. |
| De e-mailadressen van leden bekijken | Ledenbeheer (Leden) / Administratie | E-mailadres van een lid. |
| De telefoonnummers van leden bekijken | Ledenbeheer (Leden) / Administratie | Telefoon- en mobiele nummers van een lid. |
| Algemene gegevens leden | Ledenbeheer (Leden) / Administratie | Volledig beheer van de algemene gegevens van het lid (namen, adressen, contactgegevens). |
| Toegangskaarten voor leden | Ledenbeheer (Leden) / Administratie | Toewijzen en bewerken van de toegangskaarten van een lid. |
| Ledenlijsten | Ledenbeheer (Leden) / Lijsten en export | Ledenlijsten. |
Let op: Ledenaccount, onder Ledenbeheer (Leden) / Financiën, geeft geen toegang tot ledeninformatie. Dit recht betreft het ledenaccount, bijvoorbeeld het boeken van betalingen en vorderingen. Het inschakelen hiervan lost geen probleem op met het bekijken of bewerken van naam, adres of contactgegevens.
Aparte rechten voor e-mailadressen en telefoonnummers
De toegang tot e-mailadressen en telefoonnummers van leden wordt geregeld via twee aparte rechten. Zo bepaal je per rol of werknemers alleen e-mailadressen, alleen telefoonnummers, beide of geen van beide zien. Zonder het betreffende recht wordt het e-mailadres of telefoonnummer gemaskeerd weergegeven.
| Recht | Waar je het vindt | Wat het regelt |
|---|---|---|
| De e-mailadressen van leden bekijken | Ledenbeheer (Leden) / Administratie | Toont de e-mailadressen van leden in leesbare tekst. |
| De telefoonnummers van leden bekijken | Ledenbeheer (Leden) / Administratie | Toont de telefoonnummers van leden in leesbare tekst. |
| De werknemer moet zien | Inschakelen in de rol |
|---|---|
| Alleen e-mailadressen | De e-mailadressen van leden bekijken |
| Alleen telefoonnummers | De telefoonnummers van leden bekijken |
| E-mailadressen en telefoonnummers | De e-mailadressen van leden bekijken en De telefoonnummers van leden bekijken |
| Geen van beide | Geen van de twee rechten |
- Ga naar Resources / Werknemers / Functies.
- Selecteer de rol die je wilt aanpassen.
- Schakel een, beide of geen van de twee rechten in, afhankelijk van wat werknemers met deze rol moeten zien.
- Sla de wijzigingen op.
De twee rechten vervangen het vorige recht Contactgegevens leden, dat niet meer in de rol wordt getoond. Elke rol die Contactgegevens leden had, krijgt automatisch beide nieuwe rechten. Zolang je een rol niet aanpast, zien je werknemers dus dezelfde gegevens als voorheen.
Exports zonder gevoelige gegevens
Een ledenexport bevat altijd dezelfde kolommen. Welke waarden in leesbare tekst in het exportbestand staan, hangt af van de rechten die de werknemer bij het aanmaken van de export voor de betreffende vestiging heeft. Ontbreekt een recht, dan blijven de bijbehorende kolommen in het bestand, maar zijn de waarden gemaskeerd. E-mailadres, telefoonnummers en IBAN worden gedeeltelijk onleesbaar gemaakt, alle andere waarden volledig.
| Recht | Waar je het vindt | Kolommen in leesbare tekst |
|---|---|---|
| Leden export lijst | Ledenbeheer (Leden) / Algemeen | Vereist voor elke ledenexport. Lidnummer, lidstatus, kaartnummer, laatste check-in en campagnenaam staan altijd in leesbare tekst. |
| Persoonlijke lidmaatschapsgegevens | Ledenbeheer (Leden) / Administratie | Voornaam, achternaam, geboortedatum, leeftijd, geslacht, fiscaal nummer |
| Adresgegevens van de leden | Ledenbeheer (Leden) / Administratie | Straat, huisnummer, postcode, plaats |
| De e-mailadressen van leden bekijken | Ledenbeheer (Leden) / Administratie | E-mailadres |
| De telefoonnummers van leden bekijken | Ledenbeheer (Leden) / Administratie | Telefoon (privé), Mobiel (privé) |
| Bankgegevens & SEPA | Ledenbeheer (Leden) / Financiën | IBAN, BIC, rekeninghouder |
| Ledenaccount | Ledenbeheer (Leden) / Financiën | Rekeningsaldo, Consumptietegoed, Betaal later |
Een voltooid exportbestand kan alleen worden gedownload door iemand die voor alle vestigingen in het bestand ten minste de rechten heeft waarmee de waarden in leesbare tekst zijn geëxporteerd. Anders wordt de download geweigerd.
Hoe je exports aanmaakt en exportbestanden downloadt, lees je in Ledenlijsten exporteren en exportbestanden downloaden.
Foutmeldingen
Als werknemers problemen blijven ondervinden, controleer of er een specifieke foutmelding wordt weergegeven. De melding geeft aan tot welk gebied de werknemer geen toegang heeft. Vergelijk dit met de rechten in de tabel hierboven en pas de rol daarop aan.
Toegang per locatie
Rollen worden per locatie toegewezen. Een werknemer heeft de rechten van een rol alleen in de locaties waarvoor die rol is toegewezen. Ga naar Resources / Werknemers, open de werknemer en controleer de roltoewijzing voor elke locatie waar de werknemer werkt.
Ondersteuning voor werknemers
Als werknemers moeite blijven houden, geef hen een stapsgewijze handleiding of screenshots. Dit helpt hen de juiste menu-items en opties te selecteren.
Automatisch archiveren en anonimiseren van werknemersgegevens
De software kan de persoonsgegevens van gedeactiveerde werknemers automatisch anonimiseren zodra een bewaartermijn is verstreken. De functie staat standaard uit: er worden geen gegevens geanonimiseerd zolang je geen configuratie aanmaakt en voor een locatie activeert. De bewaartermijn stel je zelf in. Die telt vanaf de deactivering van de werknemer, de standaardeenheid is maanden.
Is de bewaartermijn verstreken, dan wist een achtergrondtaak de naam, contactgegevens, het adres, de foto en de persoonlijke documenten van de werknemer. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Als je de werknemer daarna opnieuw activeert, worden de gegevens niet hersteld. Tot de termijn is verstreken, kun je de werknemer nog herstellen. Diensten, werktijd, afwezigheden en tijdregistratie blijven bewaard.
De afbeelding toont de interface in het Engels: het dialoogvenster voor het bewerken van een configuratie, met de bewaartermijn en de waarschuwing over onomkeerbaar wissen.
Je vindt de configuratie onder Resources / Werknemers / Gegevensbescherming van werknemers. Per locatie kan maar één configuratie actief zijn.
Benodigde rechten, onder Werknemers & Resources / Beheer van werknemers: Beheer de automatische archivering en anonimisering van werknemers en Automatische anonimisering van werknemers uitvoeren.
De afbeelding toont de interface in het Engels: de pagina voor gegevensbescherming van werknemers met de bestaande configuraties.
Details over het instellen van de configuratie volgen in een apart artikel.
Let op: Dit artikel is met behulp van AI gemaakt en automatisch vertaald zonder redactionele controle. Onze excuses voor eventuele fouten.