In dit artikel lees je hoe je controleert waarom een lid niet in de aanmaningsrun verschijnt en hoe je de belangrijkste instellingen in de software systematisch nagaat.
Inhoud
- Hoe de aanmaningsrun beslist
- Zijn er openstaande vorderingen die kunnen worden aangemaand?
- Is er een aanmaningsstop voor het lid ingesteld?
- Past een aanmaningsregel op het lid?
- Opties van de aanmaningsrun
- Termijnbetalingen en incasso
- Stornering en betaalruns
- Aanmaningsgeschiedenis en laatste aanmaningsniveau
- Handige controlepaden
Snelgids
- Open het lid en ga in de ledennavigatie naar Financiën / Account. Is er een openstaande vordering die vervallen en niet betaald is?
- Controleer of de Aanmaningsstop voor het lid actief is. Je vindt deze onder Administratie / Overzicht van het lid.
- Open Instellingen / Financiën / Aanmaningsbeheer. Is er een aanmaningsconfiguratie met de status Actief, en past een regel in het huidige aanmaningsniveau van het lid op de betaalmethode, het aantal mislukte betalingen, de achterstand in dagen en het openstaande bedrag?
- Controleer de opties die je bij het aanmaken van de run hebt gekozen onder Financiën / Aanmanings- en incassobureau run: Leden met ongeldig adres meenemen, Minderjarige leden opnemen, Inclusief "later betalen"-vorderingen, Maximumbedrag voor openstaande vorderingen.
- Controleer onder Financiën / Betaalruns of er lopende incasso's of storneringen zijn die het openstaande bedrag veranderen.
Hoe de aanmaningsrun beslist
Een lid verschijnt alleen in een aanmaningsrun als aan alle volgende voorwaarden tegelijk is voldaan:
- Het lid heeft minstens één openstaande vordering die kan worden aangemaand (zie hieronder).
- Er is geen aanmaningsstop voor het lid ingesteld.
- Het lid wordt niet uitgesloten door de opties van de run (minderjarig, ongeldig adres, maximumbedrag).
- In de actieve aanmaningsconfiguratie past een regel van het huidige aanmaningsniveau van het lid. Leden zonder aanmaningsniveau beginnen op het eerste aanmaningsniveau.
- De passende regel leidt naar een volgend aanmaningsniveau. Een regel waarvan de actie geen aanmaningsniveau is, voegt het lid niet aan de run toe.
Als een lid ontbreekt, loop je deze punten in deze volgorde na.
Zijn er openstaande vorderingen die kunnen worden aangemaand?
Open het lid en ga in de ledennavigatie naar Financiën / Account. Een vordering wordt alleen meegenomen als:
- De vordering openstaand is, met een restbedrag groter dan nul.
- De datum van de vordering op of vóór de datum van de aanmaningsrun ligt.
- De vordering niet voor de aanmaningsrun is vergrendeld. Je kunt een afzonderlijke vordering vergrendelen of vrijgeven met Claim vergrendelen/vrijgeven in de snelweergave van de vordering, met de optie Aanmaningsrun.
- De vordering niet aan incasso is overgedragen.
- De vordering niet afkomstig is van een "later betalen"-verkoop, tenzij de run is aangemaakt met Inclusief "later betalen"-vorderingen. Vorderingen die door een automatische incasso zijn ontstaan, vallen hier niet onder.
Als een deelbetaling of creditering het restbedrag op nul brengt, wordt het lid niet weergegeven.
Is er een aanmaningsstop voor het lid ingesteld?
Leden met een aanmaningsstop worden door de run overgeslagen. Je vindt de instelling als Aanmaningsstop onder Administratie / Overzicht van het lid. Leden van wie de vorderingen aan incasso zijn overgedragen, worden niet verder aangemaand.
Past een aanmaningsregel op het lid?
Open Instellingen / Financiën / Aanmaningsbeheer. Aanmaningen worden ingericht in aanmaningsconfiguraties. Alleen de configuratie die als Actief is gemarkeerd, wordt gebruikt. Een configuratie bevat aanmaningsniveaus, en elk niveau bevat regels in de vorm Als (voorwaarden) en Dan (acties). Regels worden per betaalmethode vastgelegd. De vorderingen van het lid worden getoetst aan de regels van de betaalmethode van het bijbehorende contract, of aan de betaalmethode van het lid als er geen contract is.
De volgende voorwaarden zijn beschikbaar. Aan alle voorwaarden van een regel moet worden voldaan:
- Betalingsachterstand in dagen: hoe lang de vordering al vervallen is.
- Aantal mislukte betalingen (storneringen).
- Reden: de reden van de laatste stornering.
- Aanmaningsniveau: het hoogste aanmaningsniveau dat de openstaande vorderingen van het lid hebben bereikt. De waarde 0 betekent dat nog geen van de openstaande vorderingen van het lid is aangemaand.
- Openstaande vorderingen groter dan en Maximumbedrag voor openstaande vorderingen: het openstaande bedrag van het lid.
Typische redenen waarom geen regel past: het lid staat al op een hoger aanmaningsniveau dan de regel verwacht, de achterstand in dagen is nog niet bereikt, de reden van de laatste stornering wordt door geen enkele regel gedekt, of er is geen regel voor de betaalmethode van het lid. Als er geen regel voor de stornoreden is, maak er dan een aan. Als die er wel is, controleer dan aan welke voorwaarden het lid niet voldoet.
Opties van de aanmaningsrun
Controleer de opties die bij het aanmaken van de run zijn gekozen onder Financiën / Aanmanings- en incassobureau run:
- Leden met ongeldig adres meenemen: als deze optie niet is geselecteerd, worden leden zonder geldig postadres overgeslagen.
- Minderjarige leden opnemen: als deze optie niet is geselecteerd, worden leden overgeslagen die op de datum van de run minderjarig zijn.
- Maximumbedrag voor openstaande vorderingen: als dit is ingesteld, worden leden overgeslagen van wie het openstaande bedrag dit bedrag bereikt of overschrijdt.
- Inclusief "later betalen"-vorderingen: zie hierboven.
- Locaties: de run omvat alleen leden van de locaties die je hebt geselecteerd.
Een lid dat niet is meegenomen, kun je in het overzicht van de run op het tabblad Verwijderde leden met Aan de aanmaningsrun toevoegen in het rijmenu aan de run toevoegen.
Termijnbetalingen en incasso
- Termijnbetaling: bij vorderingen in een actieve termijnbetaling worden alleen de termijnen meegenomen die op of vóór de datum van de run vervallen, niet de hele vordering.
- Incasso: vorderingen die al aan incasso zijn overgedragen, worden niet aangemaand (zie hierboven).
Stornering en betaalruns
- Is er onder Financiën / Betaalruns een automatische incasso die nog wordt verwerkt? Totdat deze retour komt, is de vordering mogelijk nog niet openstaand.
- Is er een stornering geboekt? Kosten en crediteringen veranderen het restbedrag.
- Zijn er onlangs crediteringen of verrekeningen geboekt die de vordering tot nul terugbrengen?
Aanmaningsgeschiedenis en laatste aanmaningsniveau
- Controleer het huidige aanmaningsniveau van het lid. De regels van dat niveau gelden, niet die van het eerste niveau.
- Als het lid op het laatste aanmaningsniveau staat en de regel daar geen volgend aanmaningsniveau heeft, wordt het lid niet opnieuw toegevoegd.
- Een lid dat al deel uitmaakt van dezelfde run, wordt niet twee keer toegevoegd.
Handige controlepaden
- Financiën / Account in de ledennavigatie
- Instellingen / Financiën / Aanmaningsbeheer (configuraties, niveaus en regels)
- Financiën / Aanmanings- en incassobureau run (runs en hun opties)
- Financiën / Betaalruns (incasso's en storneringen)
Opmerking: Als na deze controles nog steeds onduidelijk is waarom het lid ontbreekt, verzamel dan het volgende: naam of nummer van het lid en locatie, een screenshot van het account van het lid met vervaldatum en restbedrag, de relevante regels van de actieve aanmaningsconfiguratie en de opties van de betreffende aanmaningsrun. Voeg ook eventuele informatie over aanmaningsstops, termijnbetalingen of de incassostatus toe. Dit versnelt de analyse aanzienlijk.
Let op: Dit artikel is met behulp van AI gemaakt en automatisch vertaald zonder redactionele controle. Onze excuses voor eventuele fouten.