Hoe een aanmaningsregel werkt en hoe je jouw aanmaningsproces kunt aanpassen met aanmaningsregels

In dit artikel zal je leren hoe je:

Hoe een aanmaningsregel werkt en hoe je jouw aanmaningsproces kunt aanpassen met aanmaningsregels

• Algemeen
• Aanmaningsproces volgens betalingstype
• Hoe werkt een aanmaningsregeling
• Voorwaarden als triggers voor acties
• Voorwaardelijke retour afschrijving - speciale kenmerken van de aanmaningsprocedure voor betalers van automatische incasso's
• Tijdelijke vereffening van schuldvorderingen zonder bevestigde ontvangst van betaling
• Alle regels opslaan in aanmaningsniveau nul
• Voorwaarde van late betaling - beschikbaar voor alle betaalmethoden
• Aanvullend aanmaningscriterium
• Acties - hoe worden deze geactiveerd?
• Acties die binnen de aanmaningsniveaus moeten worden vastgesteld
• Actie om het contract te beëindigen - opties
•  opzegging met vervaldatum
• Buitengewone opzegging met schadevergoeding
• De belangrijkste dingen op een rijtje

Snelgids aanmaning - Een Dunning-configuratie maken - Zo gaat dat:

1. instellingen / financiën / aanmaningsbeheer
2. Aanmaninginstellingen aanmaken
3. het aanmaningssysteem te benoemen / het aantal aanmaningsniveaus te bepalen
4. selecteer een nieuw aanmaningssysteem / selecteer een betalingstype
5. regels vaststellen voor alle aanmaningsniveaus

Algemeen

Aanmaanregels specificeren de overdracht van in gebreke blijvende leden van het initiële naar het beoogde aanmaanniveau in het aanmaanproces. Ze bevatten de criteria voor het registreren van een lid van de aanmaanregel en de acties van de aanmaanregel die moeten worden uitgevoerd in het overdrachtsproces.

Aanmaningsproces volgens betalingstype

Na het aanmaken van een aanmaanconfiguratie en het definiëren van het aantal aanmaanniveaus (link naar het artikel voor meer informatie), moet een aanmaanproces worden geconfigureerd voor elke gebruikte betaalmethode.

Binnen de betalingswijzen zijn de eerder aangemaakte aanmaningsniveaus beschikbaar, die een in gebreke blijvend lid volgens de vastgestelde aanmaningsregels zal doorlopen.

Hoe werkt een aanmaningsregeling

Aanmaanregels kunnen voor elk aanmaanniveau worden gedefinieerd. Aanmaanregels reageren op vervulde   voorwaarden   met een eerder gedefinieerde   actie.   Het aanmaanproces volgt de logica: "   If   a   voorwaarde     Y   vervuld,   dan     action X   ".

Voorwaarden als triggers voor acties

De voorwaarde bepaalt wanneer een aanmaningsregel in werking treedt en de opgeslagen actie van de regel wordt uitgevoerd. Wij maken een onderscheid tussen twee hoofdtypes van voorwaarden:

• Retour debetnota
• Wanbetaling

Voorwaardelijke retour afschrijving - speciale kenmerken van de aanmaningsprocedure voor betalers van automatische incasso's

Het type Retour debetnota is alleen beschikbaar voor betalers van automatische incasso's.

Nadat u dit type hebt gekozen, bepaalt u aan welke voorwaarde moet zijn voldaan opdat de regel in werking treedt. De actie wordt vastgesteld afhankelijk van het aantal teruggestuurde incasso's.
Voorbeeld: Na de eerste teruggezonden aanmaning wordt het eerste herinneringsniveau bereikt, na de tweede teruggezonden aanmaning wordt het tweede herinneringsniveau bereikt, enzovoort.

 Tijdelijke vereffening van debiteuren zonder bevestigde ontvangst van betaling

 Speciale aandacht voor automatische incasso in het aanmaningsproces. Na ontvangst van de eerste incasso wordt het betreffende lid in dit voorbeeld naar aanmaanniveau 1 verplaatst, met alle bijbehorende handelingen in de vorm van mededelingen, restricties en vergoedingen. In de regel wordt een nieuwe incassopoging gedaan als de vorderingen op een bepaald moment niet zijn vereffend. Met de overboeking van de boeking van de automatische incasso en de bank wordt de rekening van het lid in evenwicht getoond, aangezien alle vorderingen nu weer zijn gedaan op de bankgegevens van het lid. Vooruitlopend op een succesvolle betaling wordt het aanmaanniveau daarom bij het activeren van de incasso-run op nul gezet.

 Waarom is dat zo?: Bij een automatische incasso moet de Magicline uitgaan van een succesvolle incasso totdat het tegendeel wordt bevestigd door een herhaalde incasso.

Bewaar alle regels op aanmaningsniveau nul: (*voor automatische incasso betalers)
Om de hierboven vermelde reden is het initiële aanmaningsniveau van waaruit alle volgende "sprongen" naar hogere aanmaningsniveaus worden gedefinieerd, aanmaningsniveau 0. (Deze regels zijn al gemaakt in de standaardconfiguratie, dus dit kan als hulpmiddel dienen).

Betalingsachterstand - beschikbaar voor alle soorten betalingen

Het tweede type Betalingsvertraging kunt u een voorwaardetype configureren dat kijkt naar de vervaldatum van de claim of de laatste herinnering.  (Dit voorwaardetype is beschikbaar voor alle betaalmethoden.)

Kies jij het type Uitstel van betaling dan wordt de betalingstermijn uitgedrukt in dagen. Voor de eerste aanmaning verwijst de betalingstermijn naar de dagen die zijn verstreken sinds de vervaldatum van de vordering. Indien het lid zich reeds in het aanmaningsproces bevindt en er dus sprake is van een actief aanmaningsniveau, is het referentiekader voor de betalingsachterstand het laatste aanmaningsbericht. (Dit wordt met name gebruikt bij het opzetten van het aanmaningsproces voor overdragende leden of bij het vaststellen van een termijn).

*Minimum- en maximumbedrag van uitstaande vorderingen zijn hier ook beschikbaar als aanvullende criteria.

Extra herinneringscriterium:

Door een minimumbedrag vast te stellen, kunt u bovendien bepalen dat leden met vorderingen onder een bepaald openstaand schadebedrag niet worden bedonderd.(Een in gebreke blijvend lid met een uitstaand bedrag van 2 euro zou bijvoorbeeld geen aanmaningsprocedure met een aanmaningsvergoeding van 5 euro moeten doorlopen).

Acties - hoe worden deze geactiveerd?

De acties worden uitgevoerd wanneer aan de vooraf geconfigureerde voorwaarde is voldaan. Eerst moet u bepalen wanneer de actie wordt uitgevoerd. Voor de betalingswijzen contant geld en bankoverschrijving is de gebeurtenis altijd de Dunning run. U moet dus actief een herinneringsrun uitvoeren zodat de Magicline uw in gebreke blijvende leden controleert en behandelt op basis van de eerder geconfigureerde voorwaarden.

Voor het type automatische incasso wordt de trigger ook gemarkeerd als een "retour debetnota". beschikbaar is. De actie wordt onmiddellijk uitgevoerd zodra een overeenkomstige debetnota voor terugkeer in de Magicline is ingevoerd, ongeacht of deze boeking manueel of automatisch gebeurt. De toepassing van aanmaningsregels met de voorwaarde "In geval van retour debetnota" wordt derhalve autonoom of zonder actief uitgevoerde aanmaning uitgevoerd.

Acties die binnen de aanmaningsniveaus moeten worden vastgesteld

• Communicatie: Moet er gecommuniceerd worden of niet? Per brief of e-mail?
• Sjabloon: Brief of e-mail sjabloon, afhankelijk van vorige selectie, welke brief moet worden gebruikt?
• Automatisch verzenden: Wilt u dat de communicatie automatisch verloopt of wilt u de verzending zelf starten/controleren?
• Dunning fee: Bepaal het bedrag van uw vergoeding voor deze aanmaning. (Dit staat los van eventuele bankkosten, het heeft alleen betrekking op de kosten voor de aanmaningsdienst).
•  Incasso en/of toegangsblokkering   Aan te raden bij belangrijke retourafschrijvingen wegens een ongeldige machtiging of onjuiste bankgegevens.
• Contractbeëindiging: desgewenst kan een contract met een resterende vervaldatum worden beëindigd. Buitengewone opzegging met een eis tot schadevergoeding is ook mogelijk.
• Incasso: Wij bieden u ook de mogelijkheid om in gebreke blijvende leden over te dragen aan onze incassopartner.
•  Volgende aanmaningsniveau: naar welk aanmaningsniveau moet het lid worden overgebracht?

Actie om het contract te beëindigen - opties

opzegging met vervaldatum

Dit type opzegging     heeft tot gevolg dat alle openstaande en incidentele vorderingen van de actieve contractperiode op de dag van de herinnering, zijn verschuldigd. Het contract wordt correct beëindigd aan het einde van de huidige contractperiode. Een debiteur heeft dus de mogelijkheid om, na volledige betaling van de openstaande vorderingen, tot het einde van de contractperiode gebruik te maken van de betaalde dienst.

Buitengewone opzegging met schadevergoeding

De functie buitengewone opzegging met schadeloosstelling beëindigt het contract op de dag van de aanmaning en creëert een reële vergoeding voor de resterende vorderingen van de actieve contractperiode. echte schade. Dit vindt plaats voor het bedrag van de resterende vorderingen. (Aangezien op dit soort schadevergoeding gewoonlijk geen BTW wordt geheven, wordt bij de berekening van de totale vordering de BTW die aan het contractmodel ten grondslag ligt, in mindering gebracht).

De belangrijkste dingen op een rijtje

• Creëer een aanmaningsproces voor alle soorten betalingen met in elkaar grijpende aanmaningsregels.
• Houd uw aanmaningsproces zo kort mogelijk - hoe ouder een vordering wordt, hoe kleiner de kans op een succesvolle invordering.
• Maak gebruik van regelmatige incasso-overdrachten om de invordering van uw uitstaande schulden te versnellen. Onze partner PayDue biedt incassodiensten aan zonder kostenrisico - controleer de beschikbaarheid.
•  Merk op dat de Magicline het aanmaanniveau van dit lid altijd weer op 0 zet wanneer een automatische incasso wordt gedaan door een lid dat eerder is herinnerd.
• Maak en bewaar de juiste brieven voor elke aanmaningsregel om uw in gebreke blijvende lid correct aan te spreken. (Een verwijzing naar onjuiste bankgegevens is bijvoorbeeld een andere mededeling dan een opzettelijk bezwaar tegen een automatische afschrijving).
• Wijzig uw aanmaningsconfiguratie altijd in kleine stappen om het aanmaningsproces te kunnen volgen.
• Wij helpen u graag verder als u nog vragen heeft over dit onderwerp!

FAQ: hoe beïnvloeden lopende betalingen de promotie naar een volgend aanmaningsniveau?

De aanmaningsrun beoordeelt elke openstaande vordering één keer. Of het lid wordt gepromoveerd naar het volgende niveau hangt af van de regel voor dagen te laat, het openstaande bedrag en, alleen bij automatische incasso, of zojuist een nieuwe incassopoging is gestart. Hieronder zie je wat je in de vier meest voorkomende situaties kunt verwachten.

• SEPA automatische incasso, nieuwe incassopoging is in voorbereiding. Wanneer je een nieuwe incassorun start, boekt het systeem de nieuwe incasso op de openstaande vordering. De rekening is voorlopig in evenwicht en het aanmaningsniveau wordt op nul gezet, ook al heeft de bank de incasso nog niet bevestigd. Als de incasso later wordt teruggestort, komt het lid weer in het aanmaningsproces op het niveau dat is vastgelegd door de regel Retour afschrijving (meestal opnieuw niveau 1).

• SEPA automatische incasso, nog geen nieuwe incassopoging. De aanmaningsrun loopt niet vooruit. Zijn er 28 dagen verstreken sinds de laatste aanmaningsgebeurtenis en is geen nieuwe automatische incasso gestart, dan promoveert de eerstvolgende aanmaningsrun het lid op basis van de regel Late betaling voor het huidige niveau.

• Bankoverschrijving of factuur, betaling is onderweg. Bij niet-incasso-betaalmethoden bestaat geen concept van een betaling onderweg. Het aanmaningsniveau blijft oplopen volgens het schema voor dagen te laat, tot de betaling daadwerkelijk wordt geboekt en de rekening sluit. Maakt de klant op dag 27 over en boekt de bank het op dag 30, dan promoveert de aanmaningsrun op dag 28 het lid alsnog.

• Een deelbetaling komt binnen voor de volgende aanmaningsrun. Het aanmaningsniveau wordt alleen op nul gezet als het resterende openstaande bedrag onder de drempel komt die is ingesteld in Maximale openstaande schuld om aanmaningsniveau te resetten. Betaalt het lid maar een deel van de vordering en blijft de rest boven de drempel, dan blijft het aanmaningsniveau behouden en geldt de volgende promotiecontrole onverkort.

Beslissingsregel, in één zin. Promotie wordt beslist op de datum van de aanmaningsrun. Het systeem anticipeert nooit op een betaling die nog niet is geboekt, met uitzondering van inzendingen van automatische incasso, die het niveau voorlopig resetten totdat een terugboeking het tegendeel bewijst.

Veelvoorkomende valkuilen.

• Een handmatige incassorun starten kort voor een geplande aanmaningsrun reset het niveau te vroeg. Plan eerst de aanmaningsrun als je wilt dat het te late lid op het huidige niveau wordt aangemaand.
• Elke betaalmethode heeft zijn eigen aanmaningsproces binnen dezelfde configuratie. Zorg dat de regel die je verwacht onder de juiste betaalmethode is geconfigureerd.
• Een teruggestorte incasso die na een handmatige reset binnenkomt, zet het lid terug op het niveau dat is vastgelegd door de regel Retour afschrijving (meestal niveau 1), niet op het niveau van vóór de reset.