In dit artikel zal je leren hoe:
Studio-specifieke en overkoepelende, aanmaningsprocessen kunnen worden geconfigureerd, bewerkt en geactiveerd
Configuratie van het aanmaningsproces
- Het basisproces van de aanmaningsniveaus
- Beheer aanmaningsconfiguraties
- het aanmaken van aanmaningsconfiguraties
- Wijzig aanmaningsconfiguratie
- Aanmaningsconfiguratie activeren
- Kopieer aanmaningsconfiguratie
Makkelijke manier: Aanmaningsconfiguratie, maak een aanmaningsconfiguratie - zo werkt het
- Ga naar: Instellingen / Financiën / Aanmaningsbeheer
- Selecteer "Aanmaningsinstellingen aanmaken
- Maak uw aanmaningsconfiguratie
Het basisproces van aanmaningsniveaus
Met het Magicline aanmaningssysteem kun je jouw aanmaningsprocessen automatiseren.
Het is voor de configuratie van belang te weten welk proces en welke logica het aanmaningssysteem gebruikt om leden van het ene niveau naar het volgende over te brengen.
Voor het voorbeeld van deze uitleg gebruiken we een klant die een maandelijkse betaalmethode heeft via automatische incasso. De onderliggende aanmaningsregel is, op een vereenvoudigde manier:
Als: Aantal mislukte betalingen = 1, verplaats de klant naar aanmaningsniveau 1 en volg de regels die daar voor dit geval zijn opgeslagen.
Scenario: De klant betaalt zijn vordering niet en de volgende incasso vindt plaats in de volgende maand.
Wat gebeurt er technisch? De eis van twee maandelijkse bijdragen, vermeerderd met eventuele gemaakte kosten, wordt als aanmaning aan de klant aangedragen via automatische incasso. Deze maatregel brengt de klantrekening in evenwicht. (Alle openstaande vorderingen zijn overgedragen via automatische incasso in afwachting van een succesvolle betaling door de klant). Je ontvangt nu weer een incasso - de tweede op rij. Aangezien de vereffening van de klantrekening werd uitgevoerd door de automatische incasso, bevindt de klant zich technisch in aanmaningsniveau 0, alles "was in evenwicht" tot aan de tweede terugboeking. Nu controleert het aanmaningssysteem de klantrekening opnieuw:
Feitelijke stand van het aanmaningsproces: Klant had aanmaningsniveau 1, werd verplaatst naar aanmaningsniveau 0 bij de tweede automatische incasso. (De klant is dus technisch gezien teruggekeerd naar aanmaningsniveau 0). Nu heb je 2 openstaande maandelijkse kosten plus openstaande kosten op de klantenrekening, daarom is het resultaat van de aanmaningscontrole: 2 mislukte betalingen, hier is de volgende regel opgeslagen op aanmaningsniveau 0: Indien: Aantal mislukte betalingen = 2, verplaats de klant naar aanmaningsniveau 2 en volg de daar opgeslagen regels voor dit geval.
Aangezien de klant op het ogenblik van de tweede controle aanmaningsniveau 0 had, als gevolg van de vereffening van de automatische incasso, moeten alle regels aanvankelijk op aanmaningsniveau 0 worden opgeslagen.
Schematisch weergegeven voor dit voorbeeld:
0 - 1
0 - 2
0 - 3...
Omgekeerd werkt het aanmaningsproces niet chronologisch:
1 - 2 - 3 enz., maar begint altijd volgens de regels op "Geen aanmaningsniveau", d.w.z. 0, en volgt de regels die daar zijn opgeslagen.
Beheer aanmaningsconfiguraties
Het aanmaningsbeheer biedt de mogelijkheid om aanmaningsconfiguraties te creëren voor alle studio's, die vervolgens niet alleen voor één studio, maar voor meerdere studio's kunnen worden geactiveerd.
Aanmaken van aanmaningsconfiguratie
Je maakt een aanmaningsconfiguratie aan in het aanmaningsbeheeroverzicht. Met een klik op de knop Aanmaningsinstellingen aanmaken knop opent het dialoogvenster. Voer een naam in voor de configuratie en bepaal hoeveel aanmaningsniveaus je wilt gebruiken.
Bovendien kun je de configuratie delen met andere locaties via location sharing. Hierdoor kun je een centrale aanmaningsconfiguratie gebruiken voor meerdere locaties. Met een klik op Opslaan de configuratie is gemaakt.
Wijzig aanmaningsconfiguratie
Je kunt de naam en het aantal Aanmaningsniveaus en de vrijgave van de locatie op elk moment wijzigen. Klik daartoe in het configuratieoverzicht in het betreffende contextmenu van de configuratie op de knop
Aanmaningsinstellingen bewerken
*Wanneer je aanmaningsniveaus toevoegt, zorg er dan voor dat er aanmaningsregels zijn voor het gebruik van de nieuwe aanmaningsniveaus.
Het verwijderen van aanmaningsniveaus heeft tot gevolg dat leden die zich in deze aanmaningsniveaus bevinden, erin blijven. U kunt deze leden dan handmatig naar een actief aanmaningsniveau overbrengen.
Aanmaningsconfiguratie activeren
Een aanmaningsconfiguratie wordt geactiveerd via het driepunts-menu van de aanmaningsconfiguratie in het configuratieoverzicht. Klik op de knop Aanmaningsinstellingen activeren.
Voordat je een configuratie kunt activeren, moet je bepalen naar welk aanmaningsniveau leden in de huidige aanmaningsprocedure moeten worden gemigreerd.
Je besluit jouw aanmaningsproces in te korten om de inning te versnellen. Jouw huidige aanmaningsproces heeft twee aanmaningsniveaus en je wilt slechts één aanmaningsniveau gebruiken. Nu moet je bepalen welk aanmaningsniveau de leden die zich momenteel in aanmaningsniveau 2 bevinden, moeten ontvangen. Ofwel, krijgen zij aanmaningsniveau 1 ofwel geen aanmaningsniveau. Met een klik op Activeren worden de betrokken leden overgebracht naar hun nieuwe aanmaningsniveau en wordt de configuratie geactiveerd.
(Als voorbeeld: de klant zit nu in aanmaningsniveau 2, als de door jou aangebrachte aanpassing hiermee overeenkomt, blijft hij in aanmaningsniveau 2. Maar je kunt bijvoorbeeld ook bepalen dat alle klanten in aanmaningsniveau 2 nu het equivalent van de gerichte maatregelen in aanmaningsniveau 3 vinden. In dat geval definieer je alle klanten van aanmaningsniveau 2 (oud aanmaningssysteem) naar aanmaningsniveau 3 (nieuw, respectievelijk aangepast aanmaningssysteem).
Hint: Zorg ervoor dat je jouw aanmaningsconfiguratie voltooit met alle aanmaningsregels voordat u de nieuwe configuratie activeert.
Kopieer aanmaningsconfiguratie
Je wilt een nieuwe aanmaningsconfiguratie maken op basis van je huidige configuratie? Geen probleem. Met de functie Aanmaningsinstellingen kopiëren functie creëert een volledige kopie van een aanmaningsconfiguratie. Je kunt deze functie ook vinden in het driepunts-menu van de aanmaningsconfiguratie in het configuratieoverzicht.
Nadat je jouw aanpassingen hebt gemaakt, kun jede nieuwe configuratie activeren zoals hierboven beschreven.
Aanpassen aanmaningsprocedures en configureren van aanmaningsregels
Hoe aanmaningsregels werken en hoe je de configuratie aan jouw behoeften kunt aanpassen, vindt u in een ander artikel in ons Helpcentrum.