In dit artikel zul je leren: Hoe stel ik een aanmaningsrun op?
Beknopte handleiding:
-
Financiën / Aanmanings-en incassobureau run
-
"Opstellen", uitvoeren of controleren van aanmaningen
In het onderdeel Financiën / Aanmanings-en incassobureau run kun je aanmaningen opstellen in jouw Magicline. Regelmatige aanmaningen zijn de enige manier om jouw uitstaande schulden snel te innen. Hier leggen we uit hoe je snel en gemakkelijk een aanmaning kunt opstellen.
Het aanmaken van een aanmaningsrun
Klik op de knop Aanmaningsrun opstellen om een venster te openen voor het aanmaken van een voorbeeld aanmaningsrun. Hier definieer je de specificaties waarvoor een aanmaning moet worden uitgevoerd.
Je kunt ook instellen of leden met een ongeldig adres en minderjarige leden in aanmerking moeten worden genomen. Ongeldig adres verwijst naar de respectieve leveringswijze en de leveringsvorm die voor de betrokken regel, brief of e-mail, is opgeslagen.
Het maximumbedrag voor openstaande vorderingen bepaalt dat leden met hogere schulden van de aanmaningsprocedure worden uitgesloten.
Ten slotte kun je beslissen of de gegenereerde communicatie automatisch moeten worden verzonden.
Opgelet: E-mails worden verzonden via het mailingsysteem Magicline.
Zodra je jouw selectie hebt voltooid, kun je de preview maken. Maak je geen zorgen als je een fout hebt gemaakt: de preview maakt nog geen definitieve aanmaningen en kan na het aanmaken weer worden verwijderd.
Het voorbeeld wordt op de achtergrond gemaakt. Je kunt de status van de aanmaning in het overzicht zien. Terwijl de preview wordt gemaakt, kun je verder werken in andere gebieden van de Magicline. Zodra de preview is voltooid, heeft de aanmaning de status Preview en is klaar voor jouw controle.
Aanmaningsrun detailweergave
Met een klik op de aanmaning kom je in het gedetailleerde overzicht van de aanmaning. Hier vind je de uitsplitsing van de aanmaningen per studio. Bovenaan staat een samenvatting van jouw aanmaning met knoppen om het voorbeeld te wissen en de aanmaning uit te voeren.
De gedetailleerde lijst van aanmaningsleden is te vinden in de studioweergave. Klik gewoon op de vermelding voor de studio. Daar vind je alle leden die onder deze aanmaning vallen.
In dit overzicht vind je een lijst van de leden met hun aanmaningsniveau vóór de aanmaning en hun aanmaningsniveau na de aanmaning, alsmede hun openstaande vorderingen. Als je een lid vindt dat je niet wilt aanmanen, kun je dit lid via het contextmenu uit de aanmaning verwijderen. Het komt dan terecht in het tabblad Verwijderde leden.
En natuurlijk, als je verkeerd geklikt hebt, kun je per ongeluk verwijderde leden weer aan de aanmaning toevoegen. Maar zowel verwijderen als toevoegen werkt alleen in de preview. Nadat de aanmaning is uitgevoerd, moet je de leden die ten onrechte in de aanmaningsrun staan, handmatig terugzetten op hun vorige aanmaningsniveau.
Voer aanmaning uit
Jouw controles zijn nu voltooid en je hebt wellicht een of twee leden uit de aanmaningslijst verwijderd. Ga hiervoor terug naar de gedetailleerde weergave van de aanmaningsafhandeling en klik op de knop Aanmaningsrun uitvoeren boven aan de voorbeeldtegel.
Nu pakt de Magicline alle aanmaningsleden en past de aanmaningsregels toe op elk van hen. Ook dit proces gebeurt volledig op de achtergrond. Je kunt dus verder gaan met andere dingen in de Magicline zoals je deed toen je de preview maakte. Zodra de aanmaning volledig is verwerkt, verandert deze automatisch in de status Voltooid.
Als je de automatische verzending van de communicatie hebt geactiveerd, is de aanmaningsprocedure voltooid. In de gedetailleerde weergave van de aanmaning vind je de link naar de communicatie in het desbetreffende contextmenu.
Uitzonderingen
Als de bankgegevens van een lid worden vernieuwd voordat een aanmaningsronde wordt uitgevoerd, wordt aangenomen dat deze bankgegevens correct zijn en wordt in dit geval geen aanmaningsbericht naar het lid gestuurd.