In dit artikel leer je hoe je een aanmaningsrun opstelt, controleert en uitvoert.
Inhoud
Snelle handleiding
- Financiën / Aanmaning
- Klik op „Aanmaningsrun opstellen", controleer de gegenereerde preview en voer daarna de aanmaningsrun uit.
Aanmaningsrun opstellen
In het onderdeel Financiën / Aanmaning kun je in de software aanmaningsruns uitvoeren. Regelmatige aanmaningsruns zijn essentieel voor de snelle inning van je openstaande vorderingen.
Door op de knop Aanmaningsrun opstellen te klikken, open je een venster om een preview van de aanmaningsrun te maken. Hier bepaal je voor welke vestigingen een aanmaningsrun moet worden uitgevoerd. Je kunt ook instellen of leden die als onbestelbaar zijn gemarkeerd en minderjarige leden moeten worden meegenomen. Onbestelbaar verwijst naar de betreffende bezorgwijze en de voor de regel opgeslagen wijze van verzending (brief of e-mail). Minderjarige leden worden alleen aangemaand als er een wettelijke vertegenwoordiger is geregistreerd.
Het maximumbedrag voor openstaande vorderingen bepaalt dat leden met hogere vorderingen worden uitgesloten van de aanmaningsrun. Ten slotte kun je bepalen of de gegenereerde brieven automatisch moeten worden verzonden; dit is afhankelijk van de betreffende wijze van verzending.
Let op: het automatisch verzenden van brieven verloopt via de E-Post-interface tegen de gebruikelijke portokosten. E-mails worden verzonden via het mailingsysteem van de software.
Heb je je keuze afgerond, dan kun je de preview aanmaken. Geen zorgen als je iets verkeerd hebt gedaan: de preview maakt nog geen definitieve aanmaningen aan en kan na het aanmaken weer worden verwijderd.
Het aanmaken van de preview gebeurt op de achtergrond. De status van de aanmaningsrun zie je in het overzicht. Terwijl de preview wordt aangemaakt, kun je elders in de software verder werken. Zodra de preview klaar is, is de aanmaningsrun gereed voor je controle.
Aanmaningsrun controleren
Door op de aanmaningsrun te klikken, kom je in de detailweergave. Hier vind je de uitsplitsing van de aanmaningsrun per vestiging. Boven in staat een samenvatting met knoppen om de preview te verwijderen en om de aanmaningsrun uit te voeren.
De gedetailleerde lijst met aan te manen leden vind je in de vestigingsweergave: klik daarvoor op de betreffende vestiging.
In deze weergave zie je de leden met hun aanmaningsniveau vóór en na de aanmaningsrun, evenals hun openstaande vorderingen. Wil je een lid niet aanmanen, dan kun je dit lid via het contextmenu met „Uit de aanmaningsrun verwijderen" uit de aanmaningsrun verwijderen. Het komt dan terecht in het tabblad „Verwijderde leden".
Per ongeluk verwijderde leden kun je via het contextmenu met „Aan de aanmaningsrun toevoegen" weer opnemen. Verwijderen en toevoegen werken alleen zolang de aanmaningsrun nog in preview staat. Is de aanmaningsrun al uitgevoerd, dan kun je onterecht aangemaande leden terugzetten via de actie „Aanmaningsrun terugdraaien" (zie onderdeel Aanmaningsrun uitvoeren).
Aanmaningsrun uitvoeren
Zijn je controles afgerond, dan ga je terug naar de detailweergave en klik je boven in de previewtegel op de knop Aanmaningsrun uitvoeren. Er verschijnt een bevestigingsvenster, „Bevestiging van de aanmaning", met de vraag „Wil je de aanmaning uitvoeren?"; bevestig met de knop Uitvoeren.
De software past vervolgens de aanmaningsregels toe op alle aan te manen leden. Dit proces verloopt volledig op de achtergrond, zodat je net als bij het aanmaken van de preview elders in de software verder kunt werken. Zodra de aanmaningsrun volledig is verwerkt, wisselt de status naar „Voltooid".
Heb je het automatisch verzenden van de aanmaningsbrieven geactiveerd, dan is de aanmaningsrun daarmee afgerond; de software zorgt na het aanmaken van de brieven ook voor de verzending. Print je de brieven handmatig, dan kun je ze als merge-document downloaden en verzenden; de bijbehorende link vind je in het contextmenu van de aanmaningsrun.
Stel je na de uitvoering vast dat leden onterecht zijn aangemaand, dan kun je de aanmaningsrun terugzetten via de actie „Aanmaningsrun terugdraaien". Hierbij worden alleen de aanmaningsniveaus teruggezet van leden die niet al via een latere aanmaningsrun een nieuw aanmaningsniveau hebben bereikt of zijn overgedragen aan incasso.
Uitzonderingen
Wordt de bankgegevens van een lid vernieuwd voordat een aanmaningsrun wordt uitgevoerd, dan wordt aangenomen dat deze bankgegevens correct zijn; in dat geval wordt er geen aanmaning naar het lid verzonden.
Let op: Dit artikel is met behulp van AI vertaald. Onze excuses voor eventuele fouten.