In dit artikel leer je hoe je een chatconfiguratie aanmaakt, deze op de vijf tabbladen van de detailpagina instelt, in je studio's activeert en de chat op je website insluit.
Inhoud
- Vereisten
- Overzicht van de configuraties
- Een nieuwe configuratie aanmaken
- De configuratie opslaan
- Detailweergave en status
- Tabblad Instellingen
- Configuratie van zelfbediening voor klanten
- Tabblad Bronnen
- Tabblad Richtlijnen
- Tabblad Informatie over de studio
- Fast Finance Link
- Activeren en delen
- De chatwidget insluiten
- Waar leden de chat vinden
- Chatgesprekken
- Gegevens van derden en licenties
- Gerelateerde artikelen
Vereisten
- Bevoegdheid: Instellingen / Kunstmatige intelligentie / Chatbot-instellingen configureren. Om de chatgesprekken te lezen heb je daarnaast Communicatie / Kunstmatige intelligentie / MagicAI chatgesprekken nodig. Je wijst beide toe in de rolinstellingen.
- Licentie: MagicAI Chat is een extensie met een aparte licentie. Als die voor je studio niet actief is, opent Instellingen / MagicAI / Chatbot in plaats van de configuratie een informatiepagina met de knop Nu aan de slag.
- Avatarafbeeldingen: een hoofd-chatbot-avatar voor de geopende chatwidget en een call-to-action-avatar voor de zwevende chatknop, elk tot 3 MB.
- Ten minste één kennisbron: bestand (max. 10 MB), URL of Zendesk Help Center.
- Voor een overdracht naar een medewerker via Zendesk: de URL van je Zendesk-omgeving, een gebruikersnaam van een agent en een API-token.
- Voor een overdracht naar een medewerker via HubSpot: een HubSpot-toegangstoken, een pipeline-ID en een pipeline-fase-ID.
- Voor lidmaatschapsaanbiedingen: een onderhouden aanbiedingskanaal (Salestool, Connect API, MySports Online Contracten of Open API).
- Geldige standaard factureringsstudio: de standaard factureringsstudio van de configuratie moet een studio zijn waar de chatbot contractueel beschikbaar is en waarmee de configuratie gedeeld is. Als aan een van beide voorwaarden niet wordt voldaan, kan de configuratie niet worden opgeslagen.
Overzicht van de configuraties
Open de configuratie onder Instellingen / MagicAI / Chatbot. De overzichtspagina toont alle chatconfiguraties van je locatie.
Kolommen in de lijst:
- Naam: de interne naam van de configuratie, alleen zichtbaar voor Backoffice-gebruikers. Een statuschip naast de naam toont de status in de huidige studio, bijvoorbeeld Geactiveerd in deze studio of Concept.
- Merknaam: de merknaam van je studio. Handig om configuraties van verschillende merken uit elkaar te houden.
- Chatbot-naam: de openbare naam die leden in de chatwidget zien.
- Laatst bijgewerkt: de datum van de laatste wijziging aan de configuratie.
- Geactiveerd voor: het aantal studio's waarin de configuratie momenteel actief is.
- Locaties: het aantal studio's waarmee de configuratie gedeeld is.
In de lijst kun je filteren, sorteren en kolommen tonen of verbergen. Gebruik de locatiekiezer rechtsboven om configuraties van andere locaties te zien. Start een nieuwe configuratie met Chatbot maken.
Activeren en deactiveren gebeurt altijd vanaf deze overzichtspagina. De activeringsregels staan onder Activeren en delen.
Een nieuwe configuratie aanmaken
Chatbot maken opent een venster met vijf stappen. De voettekst van het venster biedt Annuleren, Concept opslaan en Volgende.
- Basisinformatie: namen, begroeting en standaard factureringsstudio.
- Wettelijke toestemming: optioneel toestemmingsvenster.
- Verschijningen: kleuren en avatars.
- Toepassingsgebied: wat de chatbot mag doen.
- Bronnen: ten minste één bron waaruit de chatbot zijn antwoorden haalt.
Stap 1, Basisinformatie, bevat deze velden:
- Naam, Merknaam en Chatbot-naam (elk max. 30 tekens).
- Welkomsttitel (max. 100 tekens), Bericht en Aanvullende informatie.
- Standaard factureringsstudio.
- Toestemming bewerken: kies met welke studio's de configuratie gedeeld wordt.
De velden van alle stappen zijn dezelfde velden die je later op de detailpagina bewerkt. Ze worden beschreven in de secties Tabblad Instellingen en Tabblad Bronnen.
De configuratie opslaan
Het venster biedt twee manieren om het aanmaken af te sluiten:
- Concept opslaan (knop in de voettekst van het venster): slaat de configuratie op met de status Concept. Verplichte velden mogen in deze modus leeg blijven. Een concept kan niet worden geactiveerd.
- Volgende in de laatste stap: slaat de configuratie op met de status Gepubliceerd. Alle verplichte velden moeten ingevuld zijn. Gepubliceerd betekent alleen dat de configuratie opgeslagen en volledig is; de chat is daarmee nog niet live voor leden. Activeren in studio's is een aparte stap (zie Activeren en delen).
In beide gevallen kom je op de detailpagina van de configuratie terecht.
Detailweergave en status
De kop van de detailpagina toont de naam van de configuratie, het aantal locaties, de statuschip, de Merknaam en de Standaard factureringsstudio.
Statuschip naast de naam van de configuratie:
- Concept: de configuratie is nog onvolledig en kan niet worden geactiveerd.
- Actief: gepubliceerd en in ten minste één studio geactiveerd.
- Inactief: gepubliceerd, maar op dit moment nergens geactiveerd.
Concepten tonen daarnaast de banner "Deze configuratie is nog niet voltooid en heeft momenteel de status "Concept". Om deze te activeren, moet je eerst alle verplichte velden invullen."
Zodra de configuratie gepubliceerd is, biedt het menu in de kop Instellingen bewerken; een concept biedt in plaats daarvan Ontwerp bewerken. Instellingen bewerken bevat de Naam, de Merknaam, de Standaard factureringsstudio en Toestemming bewerken, waar je kiest met welke studio's de configuratie gedeeld wordt.
De detailpagina heeft vijf tabbladen:
| Tabblad | Wat je daar instelt |
|---|---|
| Instellingen | Basisinformatie, wettelijke toestemming, vormgeving, mogelijkheden en het codefragment. |
| Self-Service | Welke accountgegevens leden via de chat kunnen bekijken en wijzigen. |
| Bronnen | De bestanden, websites en Help Centers waaruit de chatbot zijn antwoorden haalt. |
| Richtlijnen | Gedragsregels die de chatbot moet volgen. |
| Informatie over de studio | Situatieafhankelijke of tijdelijke informatie voor afzonderlijke studio's. |
Tabblad Instellingen
Het tabblad Instellingen toont per onderdeel een kaart. Je bewerkt elke kaart via het menu ervan: Basisinfo bewerken, Wettelijke toestemming bewerken, Kleuren en uiterlijk bewerken, Logo bewerken, Mogelijkheden bewerken en Codefragment kopiëren.
Basisinformatie
De basisinformatie bepaalt de namen en de inhoud die leden zien wanneer ze de chat openen.
- Chatbot-naam: de naam die leden in de chatwidget zien (max. 30 tekens).
- Welkomsttitel (max. 100 tekens) en Bericht: de begroeting die leden zien wanneer ze de chat openen.
- Aanvullende informatie: optionele extra tekst.
- Teaserbericht (max. 500 tekens) met de schakelaar Teaser activeren: een korte teasertekst voor de chatwidget.
- Teasers weergeven op mobiele apparaten: bepaalt of teaser en suggesties ook op mobiele apparaten verschijnen.
- Nieuwsvoorstellen inschakelen en Suggesties weergeven op het startscherm: bieden leden voorbereide vragen aan. Elke suggestie bestaat uit een Tekst op de knop en het Bericht erachter (max. 500 tekens). Voeg meer suggesties toe met Voorstel toevoegen.
Let op: leden moeten duidelijk kunnen herkennen dat ze met een AI-systeem communiceren (conform de EU-AI-verordening, artikel 50). Formuleer de begroeting daarop. Voorbeeld: "Hallo! Ik ben je digitale AI-assistent. Ik help je graag met vragen over je lidmaatschap, onze lessen of algemene info over de studio. Waarmee kan ik je vandaag helpen?"
De interne Naam, de Merknaam (elk max. 30 tekens) en de Standaard factureringsstudio bewerk je in het menu in de kop onder Instellingen bewerken. De standaard factureringsstudio is de terugvalstudio voor chatgesprekken die nog niet aan een specifieke studio kunnen worden toegewezen, bijvoorbeeld bij een niet-geverifieerde potentiële klant.
Wettelijke toestemming
Als je beide velden invult, zien leden vóór hun eerste bericht een toestemmingsvenster met de acties Daling en Accepteren. Beide velden zijn optioneel: als je ze leeg laat, wordt er geen toestemmingsvenster getoond.
- Wettelijke toestemming titel: titel van het toestemmingsvenster (max. 30 tekens).
- Wettelijke toestemming beschrijving: de tekst die uitlegt waarmee het lid instemt, met opmaakopties (vet, cursief, onderstreept, tekstkleur, link).
Voorgestelde toestemmingstekst
De volgende tekst is een werkconcept voor het toestemmingsvenster. Pas de tijdelijke links aan naar je eigen privacyverklaring en gebruiksvoorwaarden voordat je live gaat.
- Titel: Kennisgeving gegevensverwerking
- Beschrijving: Je invoer, inclusief persoonsgegevens, wordt automatisch verwerkt om je verzoek te beantwoorden. Je kunt deze toestemming op elk moment intrekken met werking voor de toekomst. Voer geen gezondheidsgegevens of andere gevoelige informatie in. Meer informatie over de gegevensverwerking en je rechten vind je in onze [privacyverklaring] en onze [gebruiksvoorwaarden].
Verschijningen
Pas het uiterlijk van de chatwidget aan zodat het bij je merk past. Je stelt drie basiskleuren en een belvorm in; alle andere kleuren van de widget worden automatisch afgeleid.
Kleuren en look
-
Primair: hoofdaccentkleur als hexadecimale waarde, gebruikt voor knoppen en markeringen, bijv.
#166cb8. -
Achtergrond chat: oppervlaktekleur van de chatwidget als hexadecimale waarde, bijv.
#6d2929. - Kleur kleurverloop kopregel: optionele tweede kleur voor het kleurverloop van de kopregel. Als dit veld leeg is, gebruikt de kopregel de primaire kleur. Hexadecimale waarde.
- Gebruik ronde vorm voor chatbellen: ja/nee-schakelaar.
Logo's
Er worden twee avatarvelden ondersteund, met één afbeelding per veld.
- Geopende chatbot avatar: de afbeelding in de kopregel van de chatwidget (max. 3 MB).
- Gesloten chatbot avatar: de afbeelding op de zwevende chatknop die de widget opent (max. 3 MB).
Toepassingsgebied
Schakel de mogelijkheden in die de chatbot moet afhandelen. De chatbot voert alleen acties uit die je hier hebt ingeschakeld.
| Mogelijkheid | Wat het doet |
|---|---|
| Gym/studio informatie | De chatbot geeft informatie over de locatie, contactgegevens en openingstijden van de studio. Gebruik voor tijdelijke informatie het Tabblad Informatie over de studio. |
| Proefsessie boeken | De chatbot boekt een proefsessie op basis van beschikbare tijdslots. |
| Contract annulering | Na voldoende verificatie kan het lid via de chatbot een opzegging van het contract aanvragen. |
| Fast Finance Link | De chatbot stuurt leden een Fast Finance Link om openstaande vorderingen te voldoen of betaalgegevens bij te werken. Vereist een communicatiesjabloon in de instellingen van de Fast Finance Link (zie Fast Finance Link). |
| Menselijke overdracht | De chatbot draagt het gesprek over aan een medewerker. Vereist een Type overdracht (zie hieronder). |
| Zelfbediening voor klanten | Afhankelijk van de configuratie kunnen leden hun adres wijzigen, pauzeperiodes aanvragen of informatie over hun contract opvragen. Wordt ingesteld op het tabblad Self-Service (zie Configuratie van zelfbediening voor klanten). |
| Afspraakdetectie | De chatbot zoekt beschikbare afspraken en toont ze aan leden. Vereist voor Afspraak reservering. |
| Afspraak reservering | De chatbot ondersteunt het boeken van afspraken. Werkt alleen samen met Afspraakdetectie. |
| Cursus reserveren | De chatbot boekt lessen voor leden en potentiële klanten. |
| Cursusrooster | De chatbot toont de lessen en cursussen die in een specifieke studio binnen een gekozen datumbereik beschikbaar zijn. |
| Lidmaatschapsaanbiedingen | De chatbot geeft informatie over de ingestelde lidmaatschapsaanbiedingen. Vereist een Tariefbundel groepstype (zie hieronder). |
Menselijke overdracht configureren
Als je Menselijke overdracht inschakelt, kies je het Type: Zendesk, E-mail of HubSpot. Per chatbot is slechts één configuratie van Menselijke overdracht toegestaan.
- Zendesk: URL van je Zendesk-omgeving, Gebruikersnaam van de agent waarmee tickets worden aangemaakt en Token voor de authenticatie.
- E-mail: E-mail, het ontvangstadres voor overgedragen gesprekken. Moet een geldig e-mailadres zijn.
- HubSpot: HubSpot toegangstoken (ingevoerd als geheim gegeven), HubSpot pijplijn-ID en HubSpot pipeline fase-ID van de pipelinefase die voor de overdracht wordt gebruikt.
Lidmaatschapsaanbiedingen configureren
Als je Lidmaatschapsaanbiedingen inschakelt, moet je ook het Tariefbundel groepstype kiezen waaruit de aanbiedingen worden gehaald. Zonder keuze kan de configuratie niet worden opgeslagen. De opties zijn Salestool, Connect API, MySports Online Contracten en Open API. Je keuze bepaalt waar de chatbot de aanbiedingen vandaan haalt en waar de inschrijving plaatsvindt.
Codefragment
De kaart Codefragment bevat het veld Selecteer studio en de insluitcode voor je website. Hoe je die gebruikt, staat onder De chatwidget insluiten.
Configuratie van zelfbediening voor klanten
Als je onder Toepassingsgebied Zelfbediening voor klanten inschakelt, bepaal je op het tabblad Self-Service welke accountgegevens leden via de chat kunnen bekijken en wijzigen.
Persoonlijke lidmaatschapsgegevens
- Algemene gegevens
- Adres
- Contactgegevens
Contractgegevens
- Contractgegevens: welke contracten de chat toont, bijvoorbeeld Alleen actieve contracten tonen.
- Pauze-periodes: of leden een pauzeperiode kunnen aanvragen.
Elke rij toont de huidige status, bijvoorbeeld Ingeschakeld, en hoe wijzigingen worden verwerkt, bijvoorbeeld Controleer wijzigingen. Je wijzigt de instellingen via het menu van de betreffende kaart.
Opzeggen stel je niet op dit tabblad in. Leden kunnen alleen via de chat een opzegging aanvragen als de mogelijkheid Contract annulering op het tabblad Instellingen is ingeschakeld.
Tabblad Bronnen
Het tabblad Bronnen toont alle bronnen met de kolommen Bron, Type en Crawl-modus. Boven de lijst zie je wanneer de bronnen voor het laatst zijn verwerkt (Laatste keer dat de samenvatting is gegenereerd:).
Hoe je de inhoud van je bronnen structureert, heeft direct invloed op de kwaliteit van de antwoorden, en sommige onderwerpen laat je beter weg omdat de software ze al levert. Wat je opneemt en hoe je het opmaakt, lees je in De kennisbasis voor MagicAI Chat opbouwen.
Een bron toevoegen
- Klik op Kennisbron toevoegen.
- Kies het brontype in het veld Bron: Bestand, URL of Zendesk.
- Vul de velden voor het type in (zie hieronder) en klik op Aanmaken.
- Bestand: upload één bestand per bron, max. 10 MB, in de indeling PDF, TXT, DOCX of MD. Maak voor meerdere bestanden meerdere bronnen aan.
- URL: voer de URL in en kies de Crawl-modus. De hele website doorzoeken begint bij deze URL en haalt automatisch tot 50 subpagina's op, tot een maximale diepte van 5 niveaus. Alleen deze pagina ophalen verwerkt alleen deze exacte URL, zonder subpagina's.
-
Zendesk: voer de URL van je Zendesk Help Center in, bijvoorbeeld
https://yourstudio.zendesk.com.
Kennisbronnen bijwerken
Als je bronnen hebt toegevoegd of de inhoud achter een bron is gewijzigd, klik je in de kop van het tabblad op Kennisbronnen bijwerken, zodat de chatbot met de actuele inhoud werkt. Als je niet handmatig bijwerkt, worden alle kennisbronnen elke nacht automatisch opnieuw geïndexeerd.
Tabblad Richtlijnen
Richtlijnen zijn gedragsregels die de chatbot moet volgen. Het tabblad toont ze met de kolommen Inhoud en Geactiveerd voor.
- Klik op Richtlijnen aanmaken. Het venster Een richtlijn opstellen wordt geopend.
- Kies onder Activering beheren de studio's waarvoor de richtlijn geldt. Alle studio's geldt voor alle studio's die nu of in de toekomst voor deze chatconfiguratie zijn geactiveerd.
- Voer de regel in onder Inhoud (max. 500 tekens) en klik op Opslaan.
Wijzigingen worden direct gepubliceerd en kunnen de antwoorden van de chatbot beïnvloeden.
Tabblad Informatie over de studio
Studio-informatie is bedoeld voor situatieafhankelijke of tijdelijke informatie. Standaardgegevens zoals adres, openingstijden en voorzieningen worden automatisch aangeleverd en hoef je hier niet in te voeren. Het tabblad toont de items met de kolommen Inhoud en Geactiveerd voor.
- Klik op Informatie over de studio aanmaken. Het venster Studio-informatie toevoegen wordt geopend.
- Wijs de informatie onder Activering beheren toe aan een of meer studio's.
- Voer de informatie in onder Inhoud (max. 500 tekens) en klik op Opslaan.
Wijzigingen worden direct gepubliceerd en kunnen de antwoorden van de chatbot beïnvloeden.
Fast Finance Link
Als je onder Toepassingsgebied Fast Finance Link inschakelt, kan de chatbot een geverifieerd lid per e-mail een Fast Finance Link sturen, nadat hij de betaalstatus van het lid heeft gecontroleerd, zodat het lid openstaande vorderingen kan voldoen of de betaalmethode kan bijwerken. De e-mail wordt op dezelfde manier verstuurd als bij een handmatige verzending vanuit het ledenaccount, met het communicatiesjabloon dat daar is ingesteld.
- Vereiste: in de Fast Finance Link-instellingen van de studio moet een communicatiesjabloon voor de handmatige verzending zijn ingesteld. Zonder sjabloon kan de chatbot de e-mail niet versturen. Details vind je in De Fast-Finance Link configureren.
- De link zelf verschijnt nooit in het chatgesprek. Na het versturen toont de chatbot het lid alleen een gemaskeerde bevestiging van het ontvangstadres (bijvoorbeeld
d***n@example.com). - Welke onderdelen (betaling, betaalmethode) de e-mail bevat, hangt af van de Fast Finance Link-configuratie van de studio; de chatbot maakt geen eigen keuze.
- De chatbot belooft nooit dat een toegangsblokkade direct na de betaling wordt opgeheven. Hij laat het lid weten dat de blokkade daardoor kan verdwijnen en raadt aan contact op te nemen met de studio als het probleem blijft bestaan.
Activeren en delen
Twee aparte instellingen bepalen waar een configuratie beschikbaar is en waar deze draait:
- Delen: de studio's die toegang hebben tot een configuratie. In te stellen op de detailpagina onder Instellingen bewerken / Toestemming bewerken.
- Activering: de studio's waarin deze configuratie de actieve is. In te stellen vanuit het overzicht met Activering beheren.
Zo activeer je een configuratie:
- Open het overzicht onder Instellingen / MagicAI / Chatbot.
- Open het rijmenu (drie puntjes) van de configuratie en kies Activering beheren. Hetzelfde menu bevat ook Chatbot verwijderen.
- Selecteer in het venster in de locatiekiezer de studio's waarin de configuratie moet draaien.
- Bevestig met de knop die het aantal geselecteerde studio's toont, bijvoorbeeld 2 activeren.
Belangrijke regels:
- Per studio kan maar één configuratie actief zijn. Als je een configuratie in een studio activeert, wordt de configuratie die daar tot dan toe actief was automatisch gedeactiveerd.
- Als je een configuratie activeert in een studio waarmee ze nog niet gedeeld is, wordt de studio automatisch aan de deelinstellingen toegevoegd.
- Een concept kan niet worden geactiveerd. Maak het eerst volledig en publiceer het; anders mislukt de activering met Kan een conceptconfiguratie niet activeren.
- Je kunt een configuratie niet verwijderen zolang ze in een studio actief is. Deactiveer ze eerst overal.
Op je eigen website verschijnt de chat pas als ook de insluitcode is geplaatst (zie De chatwidget insluiten). In de Member Platform en in Branded Web is geen insluitcode nodig (zie Waar leden de chat vinden).
De chatwidget insluiten
De kaart Codefragment op het tabblad Instellingen bevat de insluitcode voor de website van je studio. Kopieer die met Codefragment kopiëren in het menu van de kaart en plak hem in de sectie <head> van je website. Het fragment is alleen nodig voor je eigen website.
Er gelden twee technische vereisten:
- Het Content Security Policy (CSP) van je website moet verbindingen met
magicline.comtoestaan. - Als de chat is ingesloten op een pagina voor één specifieke studio, selecteer je de studio in het veld Selecteer studio. Het fragment bevat dan de parameters
studioIdenstudioName, zodat de chatbot weet bij welke studio de pagina hoort.
De kaart gedraagt zich verschillend afhankelijk van de status van de configuratie:
- Concept: de kaart toont de melding "De huidige configuratie is momenteel in conceptmodus. Om een codefragment te verkrijgen, moet je de chatbotconfiguratie voltooien." Er kan geen fragment worden gekopieerd.
- Gepubliceerd: het fragment wordt getoond en kan worden gekopieerd.
Waar leden de chat vinden
Leden bereiken de chat op drie plekken. Op je eigen website verschijnt hij zodra je de insluitcode hebt geplakt. In de Member Platform en in Branded Web verschijnt hij vanzelf, als zwevende chatknop, zonder verdere instellingen.
Een lid ziet de chat in de Member Platform en in Branded Web wanneer de eigen studio van het lid een configuratie heeft die zowel gepubliceerd als geactiveerd is. Daarbij telt de studio van het lid, niet de studio die het lid op dat moment bezoekt; in een opzet met meerdere studio's bepaal je dus per studio of de leden ervan de chat krijgen.
Twee gevolgen:
- Een concept bereikt leden nergens, niet op je website en niet in de Member Platform.
- Als je een configuratie in een studio deactiveert, verdwijnt de chat voor de leden van die studio ook in de Member Platform en in Branded Web, niet alleen op je website.
Chatgesprekken
De gesprekken die leden met de chatbot hebben gevoerd, vind je onder Meer / Communicatie / MagicAI / Gesprekken voeren via chats. Hiervoor heb je de bevoegdheid MagicAI chatgesprekken nodig (zie Vereisten).
Gegevens van derden en licenties
Voor locatiegegevens van studio's gebruiken we geodata van GeoNames.org, gelicentieerd onder CC BY 4.0. De licentie verplicht ons het gebruik transparant te vermelden; laat deze vermelding staan als je het artikel hergebruikt.
Gerelateerde artikelen
- Richtlijnen en studio-informatie voor MagicAI Chat
- Teaserbericht en berichtsuggesties in MagicAI Chat
Let op: Dit artikel is met behulp van AI gemaakt en automatisch vertaald zonder redactionele controle. Onze excuses voor eventuele fouten.