De kennisbasis voor MagicAI Chat opbouwen

In dit artikel leer je welke informatie MagicAI Chat al automatisch uit de software krijgt, wat je via je eigen kennisbronnen moet aanleveren, wanneer de tabbladen Richtlijnen en Informatie over de studio de betere plek zijn en hoe je je inhoud structureert zodat de chatbot je leden nauwkeurig antwoordt.

Inhoud

• Hoe MagicAI Chat je informatie gebruikt
• Wat automatisch uit de software komt
• Wat in je kennisbronnen hoort
• Bronnen, Richtlijnen of Informatie over de studio
• Aanbevelingen voor bestandsformaat
• Tips voor betere antwoorden
• Hoe vaak bijwerken
• Gerelateerde artikelen

---

Hoe MagicAI Chat je informatie gebruikt

MagicAI Chat kan meer dan alleen vragen beantwoorden. Afhankelijk van de mogelijkheden die je in de chatconfiguratie inschakelt, handelt het ook direct: het boekt proeftrainingen en lessen, neemt de opzeggingsaanvraag van een lid aan of laat leden een pauzeperiode aanvragen. Die acties komen uit de software. Dit artikel behandelt het informatiegedeelte, dus alles wat MagicAI Chat moet weten om vragen nauwkeurig te beantwoorden.

MagicAI Chat antwoordt uitsluitend op basis van de inhoud waarover het beschikt. Het verzint geen antwoorden en kan alleen beantwoorden wat daadwerkelijk is opgeslagen. Als een lid een vraag stelt waarvoor geen passende informatie bestaat, kan MagicAI Chat niet helpen. Daarom zijn volledige en actuele kennisbronnen bepalend voor de kwaliteit van MagicAI Chat.

MagicAI Chat heeft twee soorten informatie tot zijn beschikking:

1. Systeemgegevens: informatie die automatisch uit de software komt (bijvoorbeeld openingstijden, contracten, lesrooster, lidmaatschapsaanbiedingen).
2. Kennisbronnen: inhoud die je zelf aanlevert (bestanden, URL's of je Zendesk Help Center).

Alles wat niet uit het systeem komt en niet in je kennisbronnen is opgeslagen, kan MagicAI Chat niet beantwoorden. Voor korte gedragsregels en voor tijdelijke informatie over afzonderlijke studio's heeft de chatconfiguratie daarnaast de tabbladen Richtlijnen en Informatie over de studio (zie Bronnen, Richtlijnen of Informatie over de studio).

Wat automatisch uit de software komt

De volgende informatie wordt rechtstreeks uit de software gehaald, afhankelijk van welke mogelijkheden je hebt ingeschakeld. Je hoeft deze niet aan je kennisbronnen toe te voegen. Integendeel, dubbele informatie kan leiden tot tegenstrijdige antwoorden.

Komt uit de software (wanneer de mogelijkheid is ingeschakeld)	Niet dubbel in je bronnen opnemen
Openingstijden, adres en contactgegevens van de studio (Gym/studio informatie)	Openingstijden, adres, telefoonnummer
Lidmaatschapsaanbiedingen en prijzen (Lidmaatschapsaanbiedingen)	Prijslijsten, tariefoverzichten
Beschikbare tijdslots voor proeftrainingen en boeking (Proefsessie boeken)	Beschikbare data voor proeftrainingen
Beschikbare afspraken en boeking (Afspraakdetectie, Afspraak reservering)	Beschikbare afspraken
Lesrooster en beschikbare lessen (Cursusrooster, Cursus reserveren)	Lestijden en lesbeschrijvingen
Opzegproces (Contract annulering)	Opzegstappen (MagicAI Chat begeleidt het lid door het proces)
Pauzeperiodes aanvragen (Zelfbediening voor klanten)	Stappen voor een pauzeperiode (MagicAI Chat begeleidt het lid door het proces)

Wat in je kennisbronnen hoort

Je kennisbronnen dekken alles wat niet automatisch uit het systeem komt, dus alles wat je studio individueel doet. De onderstaande lijst toont typische vragen die je leden stellen en die alleen via je kennisbronnen beantwoord kunnen worden.

Proeftraining en aanmelding

• Wat moet ik meenemen naar een proeftraining?
• Hoe verloopt de proeftraining?
• Wat is de minimumleeftijd om je aan te melden?
• Kan ik de studio vooraf bekijken?
• Wat is bij een dagpas inbegrepen? Geldt die ook voor de sauna en het parkeren, en mag ik er meerdere keren mee naar binnen?

Voorzieningen en aanbod

• Is er parkeergelegenheid? Is die gratis?
• Zijn er douches, lockers en handdoeken?
• Is er een sauna of wellnessruimte? Is die gescheiden per geslacht of gemengd?
• Heeft de sauna eigen openingstijden die afwijken van die van de studio?
• Is er wifi in de studio?
• Zijn er drankjes of een waterdispenser?
• Hoe groot is de trainingsruimte?
• Bieden jullie personal training aan? Wat kost dat ongeveer?

Gasten en begeleiding

• Mag ik een vriend meenemen?
• Wat kost een dagpas?
• Is er een „neem een vriend mee”-actie?
• Wat is de minimumleeftijd voor gasten?
• Mogen kinderen hun ouders naar de studio vergezellen zonder zelf te trainen?

Lidmaatschap en contract

• Hoe verloopt het afsluiten van een contract?
• Wat moet ik meenemen om een contract af te sluiten?
• Zijn er tarieven voor studenten, scholieren of senioren?
• Bieden jullie bedrijfsfitness-opties (Hansefit, EGYM Wellpass, Urban Sports Club, enz.)?
• Hoe werkt de aanmelding via bedrijfsfitness?
• Kan ik mijn tarief wijzigen (upgraden of downgraden)?
• Kan ik mijn thuisstudio wijzigen?
• Is er momenteel een speciale aanbieding of actie? Tot wanneer is die geldig en welke voorwaarden gelden?
• Ik heb me online aangemeld. Vanaf wanneer kan ik naar de studio?
• Kan ik mijn lidmaatschap overdragen aan iemand anders?
• Kan ik een lidmaatschap cadeau geven?
• Kan ik de studio na opzegging tot het einde van mijn contract blijven gebruiken?
• Ik heb opgezegd. Kan ik dat ongedaan maken?
• Is er een herroepingsrecht na de aanmelding?

Betaling

• Wanneer wordt de lidmaatschapsbijdrage afgeschreven?
• Mijn betaling is mislukt. Wat moet ik doen?
• Is er een inschrijfgeld of zijn er administratiekosten?
• Hoe werkt de terugbetaling bij een te veel betaald bedrag?
• Waarom is een ander bedrag afgeschreven dan verwacht?
• Welke betaalmethoden worden geaccepteerd?
• Zijn er naast de maandbijdrage nog andere verplichte terugkerende kosten?

Huisregels

• Welke kleding moet ik dragen?
• Heb ik een handdoek nodig?
• Mag ik in de studio fotograferen of filmen?
• Mag ik mijn hond meenemen?
• Wat zijn de regels voor de sauna- en wellnessruimte?
• Moet ik de apparaten na gebruik schoonvegen?
• Mag ik de studio meerdere keren per dag betreden?
• Wat moet ik doen als een trainingsapparaat defect is?

App en toegang

• Wat kan ik allemaal in de app doen?
• Ik kan niet inloggen in de app. Wat moet ik doen?
• Hoe werkt de 24/7-toegang?
• De toegangsdeur gaat niet open. Wat moet ik doen?
• Ik ben mijn lidmaatschapskaart kwijt. Hoe krijg ik een nieuwe?
• Is er een digitale lidmaatschapskaart en hoe gebruik ik die?
• Hoe laad ik consumptietegoed op?

Overig

• Zijn jullie op zoek naar medewerkers? Hoe kan ik solliciteren?
• Is de studio toegankelijk voor mensen met een beperking?
• Wanneer is het het drukst in de studio?
• Zijn er speciale programma's (bijvoorbeeld Hyrox of revalidatiesport)?
• Kan ik zomaar komen trainen met een bedrijfsfitness-optie (bijvoorbeeld Wellpass of Hansefit), of moet ik me apart aanmelden?
• Is de studio op feestdagen geopend en gelden er dan andere openingstijden?
• Hoe krijg ik een lidmaatschapsbevestiging (bijvoorbeeld voor mijn zorgverzekeraar)?

Bronnen, Richtlijnen of Informatie over de studio

Naast het tabblad Bronnen (je kennisbronnen) heeft de chatconfiguratie nog twee tabbladen voor je eigen inhoud: Richtlijnen en Informatie over de studio. De drie vullen elkaar aan en hebben elk een eigen doel.

Tabblad	Gebruik het voor	Voorbeeld
Bronnen	Uitgebreide inhoud uit documenten, je website of je Zendesk Help Center: alles wat je studio individueel doet, zoals hierboven opgesomd.	Je FAQ-pagina, een PDF met je huisregels
Richtlijnen	Gedragsregels die de chatbot moet volgen. Een richtlijn geldt voor de studio's die je kiest, of voor Alle studio's.	„Geef geen medisch advies. Verwijs leden naar de trainers in de studio.”
Informatie over de studio	Situatieafhankelijke of tijdelijke informatie die voor een of meer studio's geldt.	„De sauna van Example Fitness Ergensstad is van 3 tot en met 14 november gesloten wegens onderhoud.”

Een item op het tabblad Richtlijnen of Informatie over de studio bevat maximaal 500 tekens. Wijzigingen daar worden direct gepubliceerd, zonder Kennisbronnen bijwerken. Langere inhoud hoort daarom in je kennisbronnen, terwijl een regel over hoe de chatbot zich moet gedragen op het tabblad Richtlijnen hoort en niet in een document.

Herhaal standaardgegevens ook niet op het tabblad Informatie over de studio: adres, openingstijden en voorzieningen worden automatisch aangeleverd. Het tabblad Informatie over de studio is niet hetzelfde als de mogelijkheid Gym/studio informatie, die precies deze standaardgegevens uit de software levert.

Hoe je items op beide tabbladen aanmaakt, lees je in MagicAI Chat instellen: tabblad Richtlijnen en tabblad Informatie over de studio.

Aanbevelingen voor bestandsformaat

Je voegt je bronnen toe op het tabblad Bronnen van de chatconfiguratie (Instellingen / MagicAI / Chatbot, open daarna de configuratie). Het tabblad toont alle bronnen met de kolommen Bron, Type en Crawl-modus. Met Kennisbron toevoegen kies je in het veld Bron het brontype: Bestand, URL of Zendesk. De stapsgewijze instructies staan in MagicAI Chat instellen: tabblad Bronnen.

Aanbevolen formaten

• Tekstbestanden (.txt, .md): het meest geschikt. Heldere structuur, eenvoudig bij te werken.
• Word-documenten (.docx): worden ook geaccepteerd. Structureer ze met duidelijke koppen, net als een tekstbestand.
• PDF: werkt zolang de tekst selecteerbaar is. Gescande documenten of PDF's met alleen afbeeldingen worden niet herkend.

Elke bestandsbron bevat precies één bestand van maximaal 10 MB. Maak voor meerdere documenten meerdere bronnen aan.

Niet geschikt

• Gescande PDF's (tekst niet te extraheren)
• PDF's met alleen afbeeldingen

Andere formaten, zoals Excel-spreadsheets of afbeeldingsbestanden, kunnen niet worden geüpload. Staat je informatie in een spreadsheet, zet die dan om in tekst met volledige zinnen, want anders gaan de verbanden tussen de kolommen verloren.

Website als bron

• MagicAI Chat kan je bestaande website of FAQ-pagina inlezen. Voer de URL in en kies de Crawl-modus.
• De hele website doorzoeken begint bij deze URL en haalt automatisch tot 50 subpagina's op, tot een maximale diepte van 5 niveaus.
• Alleen deze pagina ophalen verwerkt alleen deze exacte URL, zonder subpagina's.
• De pagina moet openbaar toegankelijk zijn (geen login vereist).

Tips voor betere antwoorden

De kwaliteit van de antwoorden van MagicAI Chat hangt direct af van hoe je kennisbronnen zijn opgebouwd. Hier zijn de belangrijkste aanbevelingen.

Elke sectie moet op zichzelf te begrijpen zijn

MagicAI Chat zoekt naar de tekstsecties die bij een vraag passen. Een sectie die zonder de voorafgaande tekst geen zin heeft, leidt tot slechte antwoorden.

Geef koppen context

Zo kan MagicAI Chat de sectie beter plaatsen, ook wanneer de vraag algemeen is gesteld.

Eén onderwerp per sectie

Elke sectie moet precies één vraag beantwoorden. Meng niet meerdere onderwerpen in één lange alinea.

Houd voorwaarden en beperkingen bij de bewering

Als een regel uitzonderingen of voorwaarden heeft, moeten die in dezelfde sectie staan, niet verderop of in een aparte alinea.

Gebruik het vraag-en-antwoordformaat

Het meest effectieve formaat is vraag en antwoord.

Gebruik consistente terminologie

Gebruik altijd dezelfde term voor hetzelfde begrip. Als je afwisselt tussen „app”, „trainingsapp”, „ledenportaal” en „online omgeving”, is het voor MagicAI Chat moeilijker te herkennen dat ze hetzelfde betekenen.

Feiten, geen reclame

MagicAI Chat zoekt naar feiten. Marketingteksten zoals „Beleef je beste training” helpen niet. „De studio biedt 500 m² trainingsruimte met 80 toestellen” wel.

Vermijd tegenstrijdigheden

Dezelfde informatie hoort maar op één plek te staan. Als openingstijden op drie verschillende plekken met verschillende gegevens staan, geeft MagicAI Chat tegenstrijdige antwoorden. Bovendien neemt dubbele inhoud plaatsen in de zoekresultaten in en kan die daarmee andere relevante informatie verdringen.

Secties niet te kort en niet te lang

Een goede sectie telt 3 tot 8 zinnen en beantwoordt één vraag volledig, inclusief alle voorwaarden en beperkingen. Te korte secties (1 tot 2 zinnen) geven te weinig context. Te lange secties (meer dan een halve DIN A4-pagina) maken het voor MagicAI Chat moeilijker om de relevante passage te vinden.

Hoe vaak bijwerken

Systeemgegevens (openingstijden, prijzen, lesrooster enzovoort) worden in realtime uit de software gehaald, dus hier hoef je niets handmatig bij te werken. Items op de tabbladen Richtlijnen en Informatie over de studio worden direct gepubliceerd zodra je ze opslaat.

Voor je kennisbronnen geldt:

• Handmatig bijwerken: als je bronnen hebt toegevoegd of de inhoud achter een bron is gewijzigd, klik je in de kop van het tabblad Bronnen op Kennisbronnen bijwerken, zodat MagicAI Chat met de actuele inhoud werkt. Onder Laatste keer dat de samenvatting is gegenereerd: (laatste verwerking) zie je wanneer de bronnen voor het laatst zijn verwerkt.
• Automatisch bijwerken: als je niet handmatig bijwerkt, worden alle kennisbronnen elke nacht automatisch opnieuw geïndexeerd. Daarbij wordt ook de inhoud van je website en je Help Center opnieuw ingelezen, dus houd je website en je Zendesk Help Center actueel, anders geeft MagicAI Chat verouderde informatie door.
• Bestandsbronnen: MagicAI Chat werkt met het bestand zoals je het hebt geüpload. Wijzigingen in het document op je computer komen niet vanzelf bij de chatbot terecht, dus vervang het zelf: open het rijmenu van de bron op het tabblad Bronnen, kies Kennisbron bewerken en upload de nieuwe versie. Met Verwijder in hetzelfde menu kun je een bron verwijderen, zolang de configuratie minstens één bron houdt. Klik daarna op Kennisbronnen bijwerken.

Gerelateerde artikelen

• MagicAI Chat instellen

---

Let op: Dit artikel is met behulp van AI gemaakt en automatisch vertaald zonder redactionele controle. Onze excuses voor eventuele fouten.