In dit artikel leer je welke informatie MagicAI Chat al automatisch uit de software krijgt, wat je via je eigen kennisbronnen moet aanleveren en hoe je die inhoud structureert zodat de bot je leden nauwkeurig antwoordt.
Inhoud
- Hoe MagicAI Chat je informatie gebruikt
- Wat automatisch uit de software komt
- Wat in je kennisbronnen hoort
- Aanbevelingen voor bestandsformaat
- Tips voor betere antwoorden
- Hoe vaak bijwerken
- Gerelateerde artikelen
Hoe MagicAI Chat je informatie gebruikt
MagicAI Chat kan meer dan alleen vragen beantwoorden. Het kan ook direct handelen: proeftrainingen boeken, contracten pauzeren, tarieven wijzigen. Die acties komen uit de software. Dit artikel behandelt het informatiegedeelte, dus alles wat MagicAI Chat moet weten om vragen nauwkeurig te beantwoorden.
MagicAI Chat antwoordt uitsluitend op basis van de inhoud waarover het beschikt. Het verzint geen antwoorden en kan alleen beantwoorden wat daadwerkelijk is opgeslagen. Als een lid een vraag stelt waarvoor geen passende informatie bestaat, kan MagicAI Chat niet helpen. Daarom zijn volledige en actuele kennisbronnen bepalend voor de kwaliteit van MagicAI Chat.
MagicAI Chat heeft twee soorten informatie tot zijn beschikking:
- Systeemgegevens: informatie die automatisch uit de software komt (bijvoorbeeld openingstijden, contracten, lesrooster, lidmaatschapsaanbiedingen).
- Kennisbronnen: inhoud die je zelf aanlevert (bestanden, URLs of je Zendesk Help Center).
Alles wat niet uit het systeem komt en niet in je kennisbronnen is opgeslagen, kan MagicAI Chat niet beantwoorden.
Wat automatisch uit de software komt
De volgende informatie wordt rechtstreeks uit de software gehaald, afhankelijk van welke functie je hebt geactiveerd. Je hoeft deze niet aan je kennisbronnen toe te voegen. Integendeel, dubbele informatie kan leiden tot tegenstrijdige antwoorden.
| Komt uit de software (wanneer de functie actief is) | Niet dubbel in je bronnen onderhouden |
|---|---|
| Openingstijden, adres en contactgegevens van de studio | Openingstijden, adres, telefoonnummer |
| Lidmaatschapsaanbiedingen en prijzen | Prijslijsten, tariefoverzichten |
| Beschikbare proeftraining-momenten en boeking | Beschikbare afspraken |
| Lesrooster en beschikbare lessen | Lestijden en lesbeschrijvingen |
| Opzegproces | Opzegstappen (MagicAI Chat begeleidt het lid door het proces) |
| Rustperiodes (freeze) aanvragen | Freeze-stappen (MagicAI Chat begeleidt het lid door het proces) |
Belangrijk: Deze beperkingen gelden alleen wanneer je de betreffende functie hebt geactiveerd. Als een functie actief is, vertrouw dan op de systeemgegevens. Als je bronnen bijvoorbeeld een oude prijs bevatten terwijl de software de actuele prijs levert, kunnen de antwoorden elkaar tegenspreken.
Heb je een functie bewust niet geactiveerd, bijvoorbeeld omdat je een speciaal geval hebt zoals een betaalde proeftraining die MagicAI Chat niet kan verwerken, dan is het zinvol om dat onderwerp in je kennisbronnen te behandelen. De tabel hierboven is geen algemeen verbod maar een richtlijn: wat het systeem al automatisch levert, hoef je niet dubbel te onderhouden.
Wat in je kennisbronnen hoort
Je kennisbronnen dekken alles wat niet automatisch uit het systeem komt, dus alles wat je studio individueel doet. De onderstaande lijst toont typische vragen die je leden stellen en die alleen via je kennisbronnen beantwoord kunnen worden.
Proeftraining en aanmelding
- Wat moet ik meenemen naar een proeftraining?
- Hoe verloopt de proeftraining?
- Wat is de minimumleeftijd om je aan te melden?
- Kan ik de studio vooraf bekijken?
- Wat is bij een dagpas inbegrepen? Geldt die ook voor de sauna en het parkeren, en mag ik er meerdere keren mee naar binnen?
Voorzieningen en aanbod
- Is er parkeergelegenheid? Is die gratis?
- Zijn er douches, lockers en handdoeken?
- Is er een sauna of wellnessruimte? Is die gescheiden per geslacht of gemengd?
- Heeft de sauna eigen openingstijden die afwijken van die van de studio?
- Is er WiFi in de studio?
- Zijn er drankjes of een waterdispenser?
- Hoe groot is de trainingsruimte?
- Bieden jullie personal training aan? Wat kost dat ongeveer?
Gasten en begeleiding
- Mag ik een vriend meenemen?
- Wat kost een dagpas?
- Is er een „neem een vriend mee”-actie?
- Wat is de minimumleeftijd voor gasten?
- Mogen kinderen hun ouders naar de studio vergezellen zonder zelf te trainen?
Lidmaatschap en contract
- Hoe verloopt het afsluiten van een contract?
- Wat moet ik meenemen om een contract af te sluiten?
- Zijn er tarieven voor studenten, scholieren of senioren?
- Bieden jullie bedrijfsfitness-opties (Hansefit, EGYM Wellpass, Urban Sports Club, enz.)?
- Hoe werkt de aanmelding via bedrijfsfitness?
- Kan ik mijn tarief wijzigen (upgraden of downgraden)?
- Kan ik mijn thuisstudio wijzigen?
- Is er momenteel een speciale aanbieding of actie? Tot wanneer is die geldig en welke voorwaarden gelden?
- Ik heb me online aangemeld. Vanaf wanneer kan ik naar de studio?
- Kan ik mijn lidmaatschap overdragen aan iemand anders?
- Kan ik een lidmaatschap cadeau geven?
- Kan ik de studio na opzegging tot het einde van mijn contract blijven gebruiken?
- Ik heb opgezegd. Kan ik dat ongedaan maken?
- Is er een herroepingsrecht na de aanmelding?
Betaling
- Wanneer wordt de lidmaatschapsbijdrage afgeschreven?
- Mijn betaling is mislukt. Wat moet ik doen?
- Is er een aanmeldingsbijdrage of administratiekosten?
- Hoe werkt de terugbetaling bij te veel betaald bedrag?
- Waarom is een ander bedrag afgeschreven dan verwacht?
- Welke betaalmethoden worden geaccepteerd?
- Zijn er naast de maandbijdrage nog andere verplichte terugkerende kosten?
Huisregels
- Welke kleding moet ik dragen?
- Heb ik een handdoek nodig?
- Mag ik in de studio fotograferen of filmen?
- Mag ik mijn hond meenemen?
- Wat zijn de regels voor de sauna- en wellnessruimte?
- Moet ik de apparaten na gebruik schoonvegen?
- Mag ik de studio meerdere keren per dag betreden?
- Wat moet ik doen als een trainingsapparaat defect is?
App en toegang
- Wat kan ik allemaal in de app doen?
- Ik kan niet inloggen in de app. Wat moet ik doen?
- Hoe werkt de 24/7-toegang?
- De toegangsdeur gaat niet open. Wat moet ik doen?
- Ik ben mijn lidmaatschapskaart kwijt. Hoe krijg ik een nieuwe?
- Is er een digitale lidmaatschapskaart en hoe gebruik ik die?
- Hoe laad ik consumptietegoed op?
Overig
- Zijn jullie op zoek naar medewerkers? Hoe kan ik solliciteren?
- Is de studio toegankelijk voor mensen met een beperking?
- Wanneer is het het drukst in de studio?
- Zijn er speciale programma's (bijvoorbeeld Hyrox of revalidatiesport)?
- Kan ik zomaar komen trainen met een bedrijfsfitness-optie (bijvoorbeeld Wellpass of Hansefit), of moet ik me apart aanmelden?
- Is de studio op feestdagen geopend en gelden er dan andere openingstijden?
- Hoe krijg ik een lidmaatschapsbevestiging (bijvoorbeeld voor mijn zorgverzekeraar)?
Aanbevelingen voor bestandsformaat
Aanbevolen formaten
- Tekstbestanden (.txt, .md): het meest geschikt. Heldere structuur, eenvoudig bij te werken.
- PDF: werkt zolang de tekst selecteerbaar is. Gescande documenten of PDF's met alleen afbeeldingen worden niet herkend.
Niet geschikt
- Gescande PDF's (tekst niet te extraheren)
- Bestanden met alleen afbeeldingen
- Excel-spreadsheets (verbanden gaan verloren)
Website als bron
- MagicAI Chat kan je bestaande website of FAQ-pagina inlezen.
- Het volgt tot 5 niveaus diep en maximaal 50 links.
- De pagina moet openbaar toegankelijk zijn (geen login vereist).
Tips voor betere antwoorden
De kwaliteit van de antwoorden van MagicAI Chat hangt direct af van hoe je kennisbronnen zijn opgebouwd. Hier zijn de belangrijkste aanbevelingen.
Elke sectie moet op zichzelf te begrijpen zijn
MagicAI Chat zoekt naar de tekstsecties die bij een vraag passen. Een sectie die zonder de voorafgaande tekst geen zin heeft, leidt tot slechte antwoorden.
Minder geschikt
Opzegging
Je kunt op elk moment opzeggen. De opzegtermijn bedraagt 5 werkdagen.
Beter
Je Example Fitness-lidmaatschap opzeggen
Het Example Fitness-lidmaatschap kan maandelijks worden opgezegd. De opzegtermijn bedraagt 5 werkdagen voor de volgende verlengingsdatum.
Geef koppen context
Minder geschikt
Gasten
Beter
Gastenregeling bij Example Fitness Ergensstad
Zo kan MagicAI Chat de sectie beter plaatsen, ook wanneer de vraag algemeen is gesteld.
Eén onderwerp per sectie
Elke sectie moet precies één vraag beantwoorden. Meng niet meerdere onderwerpen in één lange alinea.
Houd voorwaarden en beperkingen bij de bewering
Als een regel uitzonderingen of voorwaarden heeft, moeten die in dezelfde sectie staan, niet verderop of in een aparte alinea.
Minder geschikt
Wat is de minimumleeftijd om lid te worden?
Je moet minstens 15 jaar oud zijn.
Contract afsluiten voor minderjarigen
Bij het afsluiten van het contract in de studio moet een wettelijke vertegenwoordiger aanwezig zijn.
Beter
Wat is de minimumleeftijd om lid te worden?
Je moet minstens 15 jaar oud zijn. Ben je minderjarig (15 tot 17), dan is de toestemming van je wettelijke vertegenwoordiger vereist. Een wettelijke vertegenwoordiger moet aanwezig zijn bij het afsluiten van het contract in de studio. Online aanmelding is niet mogelijk voor minderjarigen.
Gebruik het vraag-en-antwoordformaat
Het meest effectieve formaat is vraag en antwoord.
Voorbeeld
Hoe kan ik mijn Example Fitness-lidmaatschap opzeggen?
Het Example Fitness-lidmaatschap kan maandelijks worden opgezegd via:
de Member App (snelste optie), e-mail naar info@example-fitness.com, post naar [adres].
De opzegtermijn bedraagt 5 werkdagen voor de verlengingsdatum.
Gebruik consistente terminologie
Gebruik altijd dezelfde term voor hetzelfde begrip. Als je afwisselt tussen „app”, „trainingsapp”, „ledenportaal” en „online omgeving”, is het voor MagicAI Chat moeilijker te herkennen dat ze hetzelfde betekenen.
Feiten, geen reclame
MagicAI Chat zoekt naar feiten. Marketingteksten zoals „Beleef je beste training” helpen niet. „De studio biedt 500 m² trainingsruimte met 80 toestellen” wel.
Vermijd tegenstrijdigheden
Dezelfde informatie zou maar op één plek mogen staan. Als openingstijden op drie verschillende plekken met verschillende gegevens staan, geeft MagicAI Chat tegenstrijdige antwoorden. Bovendien nemen dubbele inhoud plaatsen in de zoekresultaten in en kunnen daarmee andere relevante informatie verdringen.
Secties niet te kort en niet te lang
Een goede sectie telt 3 tot 8 zinnen en beantwoordt één vraag volledig, inclusief alle voorwaarden en beperkingen. Te korte secties (1 tot 2 zinnen) geven te weinig context. Te lange secties (meer dan een halve DIN A4-pagina) maken het voor MagicAI Chat moeilijker om de relevante passage te vinden.
Hoe vaak bijwerken
Systeemgegevens (openingstijden, prijzen, lesrooster enzovoort) worden in realtime uit de software gehaald, dus hier hoef je niets handmatig bij te werken.
Voor je kennisbronnen geldt:
- Bestandsbronnen: klik na elke wijziging in je documenten op de knop Kennisbronnen bijwerken zodat MagicAI Chat de nieuwe inhoud gebruikt.
- Webbronnen (URLs): worden elke nacht automatisch opnieuw ingelezen. Zorg dat je website actueel is, anders geeft MagicAI Chat verouderde informatie door.
- Zendesk Help Center: wordt elke nacht automatisch gesynchroniseerd.