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Buchhaltungskonfiguration: erstellen, freigeben und für mehrere Studios aktivieren

  • Aktualisiert

In diesem Artikel lernst du, wie du Buchhaltungskonten und Buchungsregeln zentral als Buchhaltungskonfiguration verwaltest, für mehrere Studios freigibst und zu einem geplanten Datum aktivierst, inklusive Änderungshistorie und Aktivierungshistorie.

Inhalt

Schnellanleitung

  1. Öffne Einstellungen / Finanzen / Buchhaltungskonfiguration.
  2. Klicke auf Buchhaltungskonfiguration erstellen.
  3. Gib unter Name einen Namen ein und wähle die Basiskonfiguration: SKR03, SKR04, IFRS, GAAP oder Bestehende Konfiguration kopieren.
  4. Wähle unter Freigabe bearbeiten die Studios aus, die die Konfiguration nutzen sollen.
  5. Wähle die Buchungscodekonfiguration und klicke auf Speichern.
  6. Prüfe und passe in der Detailansicht die Buchhaltungskonten und Buchungsregeln an.
  7. Öffne das Aktionsmenü, klicke auf Konfiguration aktivieren, wähle unter Standort auswählen die Studios und setze ein Aktivierungsdatum ab heute.

Überblick

Eine Buchhaltungskonfiguration bündelt Buchhaltungskonten und Buchungsregeln. Du verwaltest sie zentral, nutzt sie in mehreren Studios und planst ihre Aktivierung im Voraus, zum Beispiel zum Monatsbeginn. Pro Studio ist immer nur eine Konfiguration aktiv; weitere Konfigurationen kannst du für ein späteres Datum einplanen.

Voraussetzungen

Zwei getrennte Berechtigungen steuern diese Funktion:

  • Konfigurationen verwalten: Buchhaltungskonfigurationen erstellen, ansehen, bearbeiten und löschen. Standardmäßig haben die Rollen admin und office vollen Zugriff; die Rollen counter und read-only können Konfigurationen nur ansehen.
  • Konfigurationen aktivieren: eine separate Berechtigung, mit der du eine Konfiguration aktivieren kannst. Standardmäßig haben sie die Rollen admin und office.

Du findest die Funktion unter Einstellungen / Finanzen / Buchhaltungskonfiguration. Die Übersicht hat zwei Tabs:

  • Konfiguration: alle Konfigurationen mit Name und Buchungscodekonfiguration, den Studios, für die sie freigegeben sind, und dem Status Aktiviert in diesem Studio.
  • Aktivierungshistorie: zeigt je Studio, welche Konfiguration aktiv ist oder war. Du kannst nach Studio und Zeitraum filtern.

Klicke auf eine Konfiguration, um ihre Detailansicht zu öffnen. Sie zeigt die Buchungscodekonfiguration und das Aktivierungsdatum und hat vier Tabs: Buchhaltungskonten, Buchungsregeln, Änderungshistorie und Aktivierungshistorie. Das Aktionsmenü enthält Konfiguration bearbeiten, Konfiguration aktivieren und Konfiguration löschen.

Buchhaltungskonfiguration erstellen

  1. Öffne Einstellungen / Finanzen / Buchhaltungskonfiguration und klicke auf Buchhaltungskonfiguration erstellen.
  2. Gib unter Name einen Namen ein.
  3. Wähle die Basiskonfiguration:
    • SKR03, SKR04, IFRS oder GAAP: Ein passendes Set an Buchhaltungskonten wird geladen.
    • Bestehende Konfiguration kopieren: Konten und Regeln werden aus einer vorhandenen Konfiguration übernommen.
  4. Wähle die Buchungscodekonfiguration.
  5. Optional: Setze das Häkchen bei Buchhalterische passive Rechnungsabgrenzung aktivieren und fülle das zusätzlich angezeigte Feld aus.
  6. Lege über Freigabe bearbeiten fest, welche Studios die Konfiguration nutzen dürfen (siehe nächster Abschnitt).
  7. Klicke auf Speichern.

Für mehrere Studios freigeben

Im Dialog zum Erstellen und Bearbeiten wählst du über Freigabe bearbeiten die Studios aus, die die Konfiguration nutzen dürfen. Angeboten werden nur Studios mit derselben Steuerregion. Weitere Studios kannst du auch später über Konfiguration bearbeiten hinzufügen.

Buchhaltungskonten verwalten

Öffne in der Detailansicht den Tab Buchhaltungskonten. Die Tabelle zeigt Kontonummer, Bezeichnung, Kontokategorie und USt.-Satz.

  • Über die Suche findest du Konten nach Kontonummer oder Name.
  • Aktiviere Nur custom, um nur selbst angelegte Konten anzuzeigen, und Nur aktive, um inaktive Konten auszublenden.
  • Klicke auf Erfolgskonto anlegen, um ein neues Konto hinzuzufügen.

Buchungsregeln verwalten

Öffne in der Detailansicht den Tab Buchungsregeln. Die Tabelle zeigt Umsatzkategorie, Konto, die Art des Umsatzes, USt.-Satz und Erlöskonto. Vom System bereitgestellte Regeln tragen das Kennzeichen System.

  • Über die Suche findest du eine Regel; mit Nur custom zeigst du nur selbst erstellte Regeln an.
  • Klicke auf Buchungsregel erstellen, um eine neue Regel hinzuzufügen. Wähle im Dialog eine Umsatzkategorie (Tarife, Zusatzmodule, Pauschalen, Artikel, Artikelvarianten oder Buchungscode) und anschließend den Eintrag unter Umsatzart. Welche Einträge zur Auswahl stehen, hängt von der Kategorie ab.

Buchhaltungskonfiguration bearbeiten

Solange eine Konfiguration nie aktiviert wurde, kannst du alles ändern. Nach der ersten Aktivierung sind ihre Buchhaltungskonten, ihre Buchungsregeln und die Einstellung zur passiven Rechnungsabgrenzung gesperrt. Name, Freigabe und Buchungscodekonfiguration kannst du weiterhin über Konfiguration bearbeiten ändern.

Aktivierung planen

  1. Öffne die Konfiguration und klicke im Aktionsmenü auf Konfiguration aktivieren.
  2. Wähle unter Standort auswählen die Studios, in denen die Konfiguration aktiv werden soll.
  3. Setze das Aktivierungsdatum. Daten in der Vergangenheit sind nicht auswählbar.
  4. Klicke auf Weiter und folge den weiteren Schritten des Assistenten.

Bei der Aktivierung endet die bisherige Konfiguration automatisch am Tag vor dem Aktivierungsdatum, und die neue ist ab deinem gewählten Datum aktiv. Sind für ein ausgewähltes Studio an oder nach diesem Datum bereits Aktivierungen geplant, werden sie durch die neue Aktivierung ersetzt.

Änderungshistorie und Aktivierungshistorie

  • Änderungshistorie: protokolliert jede Änderung an der Konfiguration, ihren Konten, Regeln und Aktivierungen mit Zeitstempel und dem Benutzer, der sie vorgenommen hat.
  • Aktivierungshistorie: zeigt, wann, in welchem Studio und von wem eine Konfiguration aktiviert wurde. Du kannst nach Studio und Zeitraum filtern.

Konfiguration löschen

Nur Konfigurationen, die nie aktiviert wurden, kannst du löschen. Öffne die Konfiguration und klicke im Aktionsmenü auf Konfiguration löschen. Das ist praktisch, um Testkonfigurationen zu bereinigen.

FAQ

Kann ich Konten oder Regeln einer aktivierten Konfiguration ändern?
Nein. Erstelle stattdessen eine neue Konfiguration (zum Beispiel mit Bestehende Konfiguration kopieren), passe sie an und plane ihre Aktivierung zum gewünschten Datum. Name, Freigabe und Buchungscodekonfiguration bleiben bearbeitbar.

Was passiert bei der Aktivierung genau?
Am gewählten Datum wird die neue Konfiguration aktiv; die bisherige endet automatisch am Tag davor. Aktivierungen, die für dasselbe Studio an oder nach diesem Datum geplant waren, werden ersetzt.

Gibt es eine Suche?
Ja. In den Tabs Buchhaltungskonten und Buchungsregeln kannst du suchen, und der Schalter Nur custom zeigt nur deine eigenen Einträge.

Hinweis: Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz erstellt und redaktionell geprüft.

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