In diesem Artikel lernst du, wie du Buchungsregeln verwaltest: Du passt Standardregeln an, trennst zusammengefasste Regeln nach Umsatzsteuersatz und legst benutzerdefinierte Regeln für einzelne Tarife, Zusatzmodule, Pauschalen oder Artikel an.
Inhalt
- Allgemeines
- Voraussetzungen
- Standardregeln verwalten
- Zusammengefasste Buchungsregeln nach Umsatzsteuersatz trennen
- Benutzerdefinierte Regeln verwalten
- Eigene Buchungsregel anlegen
- Wirkung von Änderungen und Periodenlogik
- Tipps und typische Fehlerquellen
Schnellanleitung:
Pfad: Einstellungen / Finanzen / Buchhaltungskonfiguration / auswählen/ Tab Buchungsregeln wählen.
- Öffne Einstellungen / Finanzen / Buchhaltungskonfiguration / auswählen/ Tab Buchungsregeln wählen.
- Wenn du Konten je Umsatzsteuersatz brauchst: trenne die passende Regel über das Drei-Punkte-Menü.
- Weise je Regel das gewünschte Erlöskonto als Zielkonto zu und speichere.
- Für Ausnahmen (z. B. ein bestimmter Tarif oder Artikel): erstelle eine benutzerdefinierte Regel und wähle das Zielkonto.
- Prüfe nach Änderungen die betroffenen Regeln und die Zuordnung (insbesondere bei mehreren Steuersätzen).
Allgemeines
Buchungsregeln steuern, auf welche Erlöskonten Umsätze gebucht werden. Damit kannst du Erlöse sauber strukturieren – zum Beispiel nach Umsatzarten (Tarife, Zusatzmodule, Pauschalen, Artikel) oder nach Umsatzsteuersätzen. Das System nutzt dafür Standardregeln. Zusätzlich kannst du eigene Regeln anlegen, wenn du bestimmte Umsätze separat auf ein anderes Erlöskonto buchen möchtest.
Wichtig: Achte darauf, dass Buchungsregeln immer eindeutig sind. Wenn mehrere Regeln für denselben Fall greifen könnten, kann das zu unerwarteten Buchungen führen.
Voraussetzungen
- Erlöskonten sind angelegt: Du kannst nur Zielkonten zuweisen, die im Finanzbereich bereits vorhanden sind.
- Steuersätze sind gepflegt: Wenn du nach Umsatzsteuersätzen trennen willst, müssen die Steuersätze im System korrekt hinterlegt sein.
- Ausreichende Berechtigungen: Du brauchst Zugriff auf die Finanz-Einstellungen, um Buchungsregeln zu bearbeiten.
- WICHTIG: Es ist nicht möglich, eine bereits aktivierte Buchhaltungskonfiguration zu bearbeiten. Bitte erstelle eine neue Konfiguration und wähle diese Konfiguration als deine Basis. Du kannst dafür deine aktive Konfiguration bei der Erstellung kopieren, damit du nicht alle bestehenden Regeln erneut anlegen musst.
Standardregeln verwalten
Standardregeln (Systemregeln) sind die Regeln, die das System standardmäßig für die Verbuchung nutzt. In vielen Fällen musst du hier nur das Zielkonto anpassen – zum Beispiel, wenn Umsätze aus Tarifen oder Pauschalen auf ein bestimmtes Erlöskonto gebucht werden sollen.
So gehst du vor:
- Öffne Einstellungen / Finanzen / Buchhaltungskonfiguration / auswählen/ Tab Buchungsregeln wählen.
- Suche die passende Standardregel (z. B. für Tarife, Zusatzmodule, Pauschalen oder Artikelumsätze).
- Öffne das Drei-Punkte-Menü der Regel und wähle die Bearbeiten-Funktion (z. B. „ändern“).
- Wähle das gewünschte Zielkonto und speichere.
Wenn du nicht alle Umsätze einer Kategorie umleiten möchtest, sondern nur eine konkrete Umsatzart (z. B. ein bestimmter Tarif), nutze dafür eine benutzerdefinierte Buchungsregel.
Zusammengefasste Buchungsregeln nach Umsatzsteuersatz trennen
Je nach Auslieferungs- oder Setup-Stand können Regeln anfangs zusammengefasst sein. Das bedeutet: Umsätze einer Umsatzart werden zunächst gesammelt auf ein Erlöskonto gebucht, während im Export die steuerliche Ausweisung weiterhin nach Steuersatz/Steuerschlüssel differenziert sein kann.
Wenn du deine Erlöse kontenseitig nach Umsatzsteuersatz trennen möchtest (z. B. unterschiedliche Erlöskonten für 7 % und 19 %), kannst du die Regel trennen.
So trennst du eine Regel:
- Öffne bei der betreffenden Regel das Drei-Punkte-Menü.
- Wähle die Funktion zum Trennen der Buchungsregel (z. B. „Buchungsregel trennen“).
- Nach der Trennung siehst du mehrere Einzelregeln – passend zu den hinterlegten Steuersätzen.
- Weise jeder Einzelregel das passende Zielkonto zu und speichere.
Benutzerdefinierte Regeln verwalten
Benutzerdefinierte Buchungsregeln sind Regeln, die du selbst anlegst. Sie sind ideal, wenn du Umsätze für bestimmte Tarife, Zusatzmodule, Pauschalen, Artikel oder Varianten getrennt ausweisen möchtest.
In diesem Bereich kannst du:
- Regeln erstellen
- Regeln bearbeiten (z. B. Zielkonto wechseln)
- Regeln entfernen oder deaktivieren (abhängig von deinem Setup und den verfügbaren Funktionen)
Eigene Buchungsregel anlegen
Klicke auf die Funktion zum Erstellen einer neuen Buchungsregel (z. B. „Buchungsregel erstellen“), um eine Regel hinzuzufügen. Anschließend wählst du aus, wofür die Regel gelten soll – zum Beispiel für Tarife, Zusatzmodule, Pauschalen, Artikel oder Artikelvarianten.
Typischer Ablauf:
- Wähle den passenden USt.-Satz, falls dieser Schritt angezeigt wird.
- Wähle die konkrete Umsatzart (z. B. einen bestimmten Tarif oder einen bestimmten Artikel).
- Wähle das Zielkonto (Erlöskonto), auf das die Umsätze gebucht werden sollen.
Durch die Auswahl des Umsatzsteuersatzes stellst du sicher, dass Umsätze mit unterschiedlichen Steuersätzen nicht versehentlich auf dasselbe Konto laufen.
Sonderfall Artikel/Artikelvarianten: Für manche Artikel kann es je nach Verkaufssituation unterschiedliche Steuersätze geben (z. B. im Haus vs. außer Haus). In solchen Fällen kann es erforderlich sein, innerhalb einer Regel mehrere Zielkonten zu hinterlegen – je Steuersatz.
Wirkung von Änderungen und Periodenlogik
Änderungen an Buchungsregeln wirken in der Regel für zukünftige Buchungen. Wenn dein System mit Buchungsperioden arbeitet, kann es zusätzlich sein, dass Anpassungen innerhalb einer noch offenen Periode durch eine Neuberechnung/Neugenerierung der Buchhaltungsdaten berücksichtigt werden können. Ist eine Periode bereits abgeschlossen, sollten Änderungen für vergangene Zeiträume nur nach deinem internen Prozess erfolgen.
Tipp: Prüfe vor größeren Änderungen, ob die betroffene Buchungsperiode noch offen ist und wie dein Team mit Neuberechnungen und Abschlüssen arbeitet.
Tipps und typische Fehlerquellen
- Erst Konten und Steuersätze klären: Lege die Erlöskonten und Steuersätze sauber an, bevor du Regeln großflächig trennst oder umstellst.
- Standardregeln für „alles“, benutzerdefiniert für Ausnahmen: Nutze Standardregeln für allgemeine Zuordnungen und benutzerdefinierte Regeln für spezielle Fälle.
- Konsistenz bei Steuersätzen: Achte darauf, dass du für denselben Steuersatz nicht mehrere widersprüchliche Kontenzuordnungen pflegst.
- Nach Änderungen testen: Prüfe nach Anpassungen stichprobenartig, ob neue Buchungen wie gewünscht auf den Zielkonten landen (insbesondere bei gemischten Steuersätzen).