In diesem Artikel lernst du, wie du Buchhaltungskonten und Buchungsregeln zentral als Buchhaltungskonfiguration verwaltest, für mehrere Studios freigibst und zu einem geplanten Datum aktivierst – inklusive Änderungs- und Aktivierungshistorie.
Inhalt
- Was bringt dir die Buchhaltungskonfiguration?
- Voraussetzungen & Berechtigungen (inkl. CRUD)
- Aufbau & Navigation
- Neue Buchhaltungskonfiguration erstellen (SKR03/SKR04 oder Kopie)
- Konten verwalten (Suche, Kategorien)
- Buchungsregeln verwalten (System vs. eigene Regeln)
- Für mehrere Studios freigeben (Whitelisting)
- Aktivierung terminieren (ab Datum ≥ heute)
- Änderungs- & Aktivierungshistorie
- Konfigurationen löschen (nie aktiviert)
- FAQ
Fast lane
- Öffne Einstellungen/Finanzen/Buchhaltungskonfiguration.
- Klicke auf Buchhaltungskonfiguration erstellen.
- Basis wählen: SKR03 oder SKR04 oder Bestehende Konfiguration kopieren.
- Freigabe (Whitelisting) für die Studios setzen, die die Konfiguration nutzen sollen.
- Konten & Regeln prüfen/anpassen; nach Kontonummer/-name suchen.
- Aktivierung planen: Datum ≥ heute wählen und Studios auswählen.
- Änderungen bestätigen – fertig! (Nur eine Konfiguration kann gleichzeitig aktiv sein.)
Was bringt dir die Buchhaltungskonfiguration?
Du steuerst Konten und Buchungsregeln zentral, nutzt sie standortübergreifend (Cross-Facility) und planst Aktivierungen im Voraus – z. B. zum Monatswechsel. So reduzierst du Fehler und erhältst Transparenz dank Änderungs- und Aktivierungshistorie. Pro Studio kann nur eine Konfiguration aktiv sein; weitere Konfigurationen kannst du für die Zukunft einplanen.
Was bedeutet CRUD?
Im Kontext der Buchhaltungskonfiguration bedeutet CRUD konkret:
- C = Create: Allows the user to create and update an accounting configuration
- R = Read: Allows the reading of accounting configuration with all its necessary information
- U = Update: see create
- D = Delete: Allows the user to delete never activated configurations
Voraussetzungen & Berechtigungen (inkl. CRUD)
Bearbeitungsrechte (CRUD): Benutzer mit dieser Berechtigung dürfen Konfigurationen erstellen/aktualisieren (Create/Update), lesen (Read) und löschen (Delete, nur nie aktivierte). Typischerweise: admin & office = CRUD, counter & read-only = R.
Aktivierungsrecht (separat): erlaubt das Aktivieren einer Konfiguration (Create). Typischerweise: admin & office = C, counter/read-only
Aufbau & Navigation
Du findest die Funktion unter Einstellungen > Finanzen > Buchhaltungskonfiguration. Die Übersicht zeigt u. a. die Register Konfigurationen und Aktivierungshistorie sowie Whitelisting. In der Historie siehst du je Studio, welche Konfiguration aktiv ist/war, kannst sortieren und nach Zeitraum filtern.
In der Detailansicht siehst du Name, Status (aktiv/inaktiv), Aktivierungs- oder Enddatum, Freigabe (Whitelisting), Buchungsregeln & Konten sowie den Changelog. Aktivierte Konfigurationen sind nicht mehr editierbar.
Neue Buchhaltungskonfiguration erstellen (SKR03/SKR04 oder Kopie)
Beim Erstellen legst du fest:
- Basiskonfiguration: SKR03 oder SKR04 – wir laden ein passendes Konten-Set vor.
- Bestehende Konfiguration kopieren: Übernimm Konten und Regeln aus einer vorhandenen Konfiguration.
- Freigabe (Whitelisting): für weitere Studios festlegen.
Tipp: Konfigurationen, die nie aktiviert wurden, kannst du löschen.
Konten verwalten (Suche, Kategorien)
In der Detailansicht bearbeitest du Konten effizient. Du kannst nach Kontonummer und Kontoname suchen; die Übersicht kann nach Kategorien strukturiert sein.
Buchungsregeln verwalten (System vs. eigene Regeln)
Buchungsregeln sind in einem Tab gebündelt; du kannst nach Typ filtern (System oder Custom) und neue Regeln erstellen. Bei der Erstellung stehen Tarife, Module, Pauschalen, Produkte und Varianten aus allen Studios zur Auswahl. Einträge, für die bereits Regeln existieren, werden nicht erneut angeboten, um Doppelungen zu vermeiden.
Für mehrere Studios freigeben (Whitelisting)
Lege beim Erstellen (oder später) fest, welche Studios die Konfiguration nutzen dürfen. Du kannst zusätzliche Studios auch nachträglich zuordnen.
Aktivierung terminieren (ab Datum ≥ heute)
Aktiviere eine Konfiguration direkt aus der Übersicht oder der Detailansicht:
- Studios wählen (Studioauswahl)
- Aktivierungsdatum ≥ heute setzen (Datumswähler)
- Überblick zur derzeit aktiven Konfiguration je Studio
Bei Aktivierung wird die bisherige Konfiguration automatisch beendet (Ende = Aktivierungsdatum – 1), und die neue ist ab deinem Datum aktiv. Wenn es bereits geplante Aktivierungen gibt, wirst du mit den Details (Studio, Konfiguration, Datum) informiert.
Änderungs- & Aktivierungshistorie
- Änderungshistorie (Changelog): protokolliert alle CRUD-Vorgänge mit Zeitstempel und Benutzer.
- Aktivierungshistorie: zeigt wann, wo (Studio) und von wem Konfigurationen aktiviert wurden; filterbar nach Studio und Zeitraum.
Konfigurationen löschen (nie aktiviert)
Nicht genutzte (nie aktivierte) Konfigurationen kannst du vollständig löschen – praktisch zum Bereinigen von Testständen.
FAQ
Warum ist das Feature so stark?
Du standardisierst Buchhaltung einmal und nutzt sie in vielen Studios, planst Umstellungen sauber zum Stichtag und siehst jederzeit wer was geändert und wann aktiviert hat. Weniger Aufwand, mehr Konsistenz.
Kann ich eine aktive Konfiguration ändern?
Nein. Erstelle stattdessen eine neue Konfiguration (z. B. auf Basis der alten), plane die Aktivierung und aktiviere sie zum gewünschten Datum.
Was passiert bei der Aktivierung genau?
Am gewählten Datum wird die neue Konfiguration aktiv; die alte endet automatisch am Tag davor. Konflikte mit bereits geplanten Aktivierungen werden vorab angezeigt.
Gibt es eine Suche?
Ja, für Konten nach Nummer und Name; Regeln sind filterbar nach Typ.