In diesem Artikel lernst du, wie du eine Mehrwertsteuer-Umstellung in Magicline für bestehende Verträge sowie für Tarife und Leistungen sauber vorbereitest und am Stichtag korrekt umsetzt.
Inhalt
- Wann brauchst du eine Mehrwertsteuer-Umstellung?
- Schritt 1: Bestehende Verträge per Mehrfachbearbeitung umstellen
- Schritt 2: Tarife, Zusatzmodule und Pauschalen am Stichtag anpassen
- Schritt 3: Leistungen am Stichtag anpassen
- Timing-Empfehlung für den Stichtag
- Kontrolle nach der Umstellung
Fast lane
- Umstellung für bestehende Verträge vorbereiten. Gehe zu Mitglieder/Mehrfachbearbeitung → Mehrfachbearbeitung anlegen → Typ Steuersatz anpassen wählen → Startdatum (Stichtag) setzen → Vorschau erstellen → ausführen.
- Am Stichtag Tarife/Zusatzmodule/Pauschalen prüfen und MwSt. umstellen. Gehe zu Einstellungen/Vertragswesen/Tarife und Einstellungen/Vertragswesen/Zusatzmodule und Einstellungen/Vertragswesen/Pauschalen.
- Am Stichtag Leistungen prüfen und MwSt. umstellen unter Einstellungen/Leistungen/Leistungen.
Wann brauchst du eine Mehrwertsteuer-Umstellung?
Du brauchst eine Mehrwertsteuer-Umstellung, wenn sich ab einem Stichtag die Besteuerung deiner Angebote ändert und du sicherstellen musst, dass:
- bestehende Verträge ab dem Stichtag mit dem richtigen MwSt.-Satz weiterlaufen und
- neue Abschlüsse und Verkäufe ab dem Stichtag automatisch den richtigen MwSt.-Satz verwenden.
In Magicline erreichst du das in der Regel über zwei Bereiche: Mehrfachbearbeitung für bestehende Verträge und über die Einstellungen (Tarife/Module/Pauschalen sowie Leistungen) für zukünftige Vorgänge.
Schritt 1: Bestehende Verträge per Mehrfachbearbeitung umstellen
Ziel: Bestehende Mitgliedschaften werden ab dem Stichtag mit dem neuen MwSt.-Satz weitergeführt.
So gehst du vor:
- Gehe zu Mitglieder/Mehrfachbearbeitung.
- Klicke auf Mehrfachbearbeitung anlegen.
- Wähle den passenden Typ Steuersatz anpassen für die steuerliche Änderung
- Wähle, welche Mitglieder betroffen sind:
- über eine Mitgliederliste oder
- über Alle Mitglieder.
- Gib eine eindeutige Beschreibung an (z. B. „MwSt.-Umstellung ab TT.MM.JJJJ“).
- Bestimme die Tarife, die von der Änderung betroffen sind, und wähle sie aus.
- Setze das Startdatum auf deinen Stichtag.
- Wähle den Ziel-MwSt.-Satz für die Umstellung.
- Erstelle eine Vorschau und prüfe die Anzahl der betroffenen Mitglieder.
- Wenn alles passt, führe die Mehrfachbearbeitung aus.
Ergebnis: Die ausgewählten bestehenden Verträge werden ab dem Stichtag mit dem neuen MwSt.-Satz weitergeführt.
Schritt 2: Tarife, Zusatzmodule und Pauschalen am Stichtag anpassen
Ziel: Neue Vertragsabschlüsse nutzen ab dem Stichtag automatisch den korrekten MwSt.-Satz.
Wichtig: Änderungen in diesen Konfigurationen kannst du nicht vorab „planen“. Nimm die Anpassungen deshalb am Stichtag vor.
- Öffne Einstellungen/Vertragswesen/Tarife.
- Öffne jeden betroffenen Tarif und ändere den MwSt.-Satz auf den neuen Wert.
- Wiederhole das für:
- Einstellungen/Vertragswesen/Zusatzmodule
- Einstellungen/Vertragswesen/Pauschalen
Ergebnis: Ab dem Stichtag werden neue Verträge, Zusatzmodule und Pauschalen mit dem neuen MwSt.-Satz angelegt.
Schritt 3: Leistungen am Stichtag anpassen
Ziel: Neue Verkäufe von Leistungen werden ab dem Stichtag mit dem korrekten MwSt.-Satz abgerechnet.
So gehst du vor:
- Öffne Einstellungen/Leistungen/Leistungen.
- Öffne jede betroffene Leistung und stelle den MwSt.-Satz auf den neuen Wert.
Hinweis: Wenn du zusätzlich mit „Produkten“ (z. B. Kassenartikel) arbeitest, prüfe auch dort die MwSt.-Einstellungen.
Timing-Empfehlung für den Stichtag
- Plane die Mehrfachbearbeitung für bestehende Verträge so, dass das Startdatum genau auf den Stichtag fällt.
- Nimm die Konfigurationsänderungen (Tarife/Module/Pauschalen/Leistungen) direkt am Stichtag vor.
- Praktisch ist das meist nach dem Tagesabschluss am Vortag oder früh morgens am Stichtag, damit keine Verkäufe/Abschlüsse mit alten MwSt.-Werten passieren.
Kontrolle nach der Umstellung
- Öffne stichprobenartig 1–3 betroffene Mitglieder und prüfe, ob der Vertrag ab dem Stichtag den richtigen MwSt.-Satz verwendet.
- Lege testweise (falls möglich) einen neuen Vertragsabschluss bzw. eine neue Leistung an und prüfe, ob der neue MwSt.-Satz automatisch gezogen wird.
- Dokumentiere intern, welche Bereiche du angepasst hast (Tarife, Zusatzmodule, Pauschalen, Leistungen, ggf. Produkte) und wann.