In diesem Artikel lernst du: die Verwaltung von Buchungsregeln
- Allgemeines
- Wo du die Buchungsregeln findest
- Übersicht der Buchungsregeln
- System- und benutzerdefinierte Regeln
- Eine Buchungsregel erstellen
Schnellanleitung:
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Einstellungen / Finanzen / Buchhaltungskonfiguration
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Eine Konfiguration öffnen und zum Tab „Buchungsregeln" wechseln
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„Buchungsregel erstellen" auswählen, um eine benutzerdefinierte Regel hinzuzufügen
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Den Filter „Nur custom" verwenden, um die eigenen Regeln anzuzeigen
Allgemeines
Buchungsregeln helfen dir, ein eigenes Regelwerk für die Umsatzbuchung zu erstellen. Die Software greift auf ein Set an Systemregeln zurück, die für die Umsatzbuchung verwendet werden. Zusätzlich kannst du auch individuelle Buchungsregeln mit individuellen Erlöskonten erstellen. So hast du die Möglichkeit, Umsatzerlöse für Getränke auf ein eigens dafür angelegtes Erlöskonto zu buchen, oder bestimmte Tarife, Zusatzmodule, Pauschalen und sogar Artikelvarianten.
Wichtig: Wenn du eine Regel änderst, werden vergangene Buchungen nicht verändert. Neue oder geänderte Regeln gelten nur für zukünftige Buchungen.
Wo du die Buchungsregeln findest
Die Buchungsregeln sind Teil einer Buchhaltungskonfiguration. Öffne Einstellungen / Finanzen / Buchhaltungskonfiguration, wähle die Konfiguration aus, die du bearbeiten möchtest, und wechsle zum Tab „Buchungsregeln". Jede Konfiguration hat außerdem einen Tab „Buchhaltungskonten", in dem die zugrunde liegenden Erlös- und Bestandskonten verwaltet werden. Eine Konfiguration kann mit anderen Studios geteilt werden, sodass alle Studios nach denselben Regeln und auf dieselben Konten buchen.
Übersicht der Buchungsregeln
Der Tab „Buchungsregeln" listet alle Regeln auf, die festlegen, auf welches Erlöskonto eine bestimmte Umsatzart gebucht wird. Für jede Regel siehst du die Umsatzkategorie, das Konto bzw. die Umsatzart, den USt.-Satz und das Ziel-Erlöskonto. Mit dem Filter „Nur custom" schränkst du die Liste auf die von dir selbst erstellten Regeln ein.
Bewege den Mauszeiger über eine Regel, um ihr Kontextmenü zu öffnen (das Drei-Punkte-Symbol am Ende der Zeile). Eine zusammengefasste Regel, die alle USt.-Sätze umfasst, bietet „Buchungsregel trennen", wodurch sie in eine Regel je USt.-Satz aufgeteilt wird, sodass du jeden Satz auf ein anderes Konto buchen kannst. Eine Regel, die bereits an einen einzelnen USt.-Satz gebunden ist, bietet stattdessen „Buchungsregel zusammenführen". Mit „Buchungsregel ändern" legst du das Ziel-Erlöskonto einer Regel fest.
System- und benutzerdefinierte Regeln
Die Software wird mit einem Set an Systemregeln ausgeliefert, die standardmäßig für die Umsatzbuchung verwendet werden. Du kannst das Ziel-Erlöskonto einer Systemregel bearbeiten, zum Beispiel um alle Umsätze aus Tarifen mit 19 % USt. auf ein bestimmtes Konto zu buchen. Regeln, die du selbst hinzufügst, werden als custom markiert; der Filter „Nur custom" zeigt nur diese an. Im Auslieferungszustand existiert noch keine benutzerdefinierte Regel.
Eine Buchungsregel erstellen
Wähle „Buchungsregel erstellen", um eine neue Regel hinzuzufügen. Im Dialog wählst du zunächst die „Umsatzkategorie" (zum Beispiel Tarife, Zusatzmodule, Pauschalen, Artikel, Artikelvarianten oder Buchungscode). Anschließend wählst du die „Umsatzart", für die sie gilt; der USt.-Satz wird in jeder Option direkt angezeigt. Zum Schluss wählst du das „Erlöskonto", auf das Umsätze dieser Art gebucht werden sollen. Da der USt.-Satz Teil der Umsatzart ist, vermeidest du, dass Umsätze mit unterschiedlichen USt.-Sätzen versehentlich auf dasselbe Konto gebucht werden.
In der Regel kann eine Umsatzart immer nur auf ein Erlöskonto gebucht werden. Artikel und Artikelvarianten sind ein Sonderfall, da es für diese Umsätze zwei USt.-Sätze geben kann: einen für den Verzehr im Haus und einen für den Verkauf außer Haus (ToGo). In diesen Fällen wirst du aufgefordert, in einer Regel zwei Erlöskonten für die jeweiligen Steuersätze festzulegen. Die Software weist darauf hin, wenn eine solche Konfiguration erforderlich ist.