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Wie aktiviere ich passive Rechnungsabgrenzung in meiner Software?

  • Aktualisiert

In diesem Artikel erfährst du, wie du die passive Rechnungsabgrenzung in deiner Software aktivierst, das Intervall festlegst und die Buchungen sowie Reports für deine Buchhaltung nutzt.

Inhalt

Fast Lane

  • Prüfe, ob du das richtige Konto für passive Rechnungsabgrenzung (PRA) in deiner Buchhaltungskonfiguration hinterlegt hast.
  • Öffne die Buchhaltungskonfiguration deiner Software und aktiviere die Option für die passive Rechnungsabgrenzung.
  • Lege im Feld Deferred income interval fest, ob du monatlich oder jährlich abgrenzen möchtest.
  • Speichere die Einstellungen – ab jetzt werden die passenden Buchungen automatisch in die regulären Buchhaltungsexporte übernommen.
  • Rufe im Steuerberaterportal die Reports zur passiven Rechnungsabgrenzung auf und exportiere sie bei Bedarf als zusammengefassten Studio-Report oder als Detail-Export.

Was ist die passive Rechnungsabgrenzung in der Software?

Die passive Rechnungsabgrenzung (kurz: PRA) sorgt dafür, dass Einnahmen, im Voraus einnimmst, genau dem Zeitraum zugeordnet werden, in dem deine Leistung erbracht wird. Typisches Beispiel: Mitgliedsbeiträge, die für ein ganzes Jahr auf einmal bezahlt werden und sich über den Leistungszeitraum des Jahres erstrecken.

Statt alles direkt als Umsatz zu buchen, wird der Betrag zunächst auf ein passives Rechnungsabgrenzungskonto gebucht und dann – je nach gewähltem Intervall – monatlich oder jährlich in den Umsatz überführt. Die Software erstellt diese Buchungen automatisch und packt sie direkt in deine Buchhaltungsexporte (z. B. DATEV, SAP usw.).

Voraussetzungen & Konten

Damit die Funktion sauber arbeitet, brauchst du ein Konto für die passive Rechnungsabgrenzung in deinem Kontenrahmen. Standardmäßig werden folgende Konten angelegt. Während der Aktivierung kannst du eine spez. Buchhaltungskontonummer angeben:

  • SKR 03: Konto 0990 – Deferred income interval  / Rechnungsabgrenzungsinterval
  • SKR 04: Konto 3900
  • HGB/GAAP: Konto 2020
  • IFRS: Konto 2020

Stelle sicher, dass das von dir benötigte Konto in deiner Buchhaltungskonfiguration in der Software hinterlegt ist. Dein Steuerberater kann dir sagen, welches Konto du konkret verwenden sollst.

 

Passive Rechnungsabgrenzung aktivieren

Sobald das Konto eingerichtet ist, kannst du die Funktion in deiner Software aktivieren. Die Aktivierung steuerst du über eine eigene Option in der Buchhaltungskonfiguration.

  1. Öffne die Buchhaltungseinstellungen deiner Software (z. B. im Steuerberater- bzw. Accounting-Bereich).
  2. Suche nach der Einstellung zur passiven Rechnungsabgrenzung, z. B. Aktivierung der buchhalterischen Rechnungsabgrenzung basierend auf der zugrundeliegenden Buchungsperiode.
  3. Setze das Häkchen, um die Funktion zu aktivieren.
  4. Kontrolliere, ob das richtige PRA-Konto zugeordnet ist.
  5. Speichere deine Änderungen.

Ab diesem Zeitpunkt erzeugt die Software automatisch Buchungen für die passive Rechnungsabgrenzung und führt sie in deinen regulären Buchhaltungsexporten mit.

 

Intervall für die passive Rechnungsabgrenzung wählen

Nach der Aktivierung legst du fest, in welchem Rhythmus die Erträge aufgelöst werden sollen. Dazu gibt es in der Buchhaltungskonfiguration das Feld Deferred income interval / Rechnungsabgrenzungsinterval

Du kannst zwischen folgenden Werten wählen:

  • monatlich – die Abgrenzung erfolgt vom ersten bis zum letzten Tag eines Monats
  • jährlich – die Abgrenzung erfolgt vom ersten bis zum letzten Tag eines Jahres
  1. Öffne erneut deine Buchhaltungskonfiguration.
  2. Wähle im Feld Deferred income interval das gewünschte Intervall (monthly oder annual).
  3. Speichere die Einstellungen.

Du kannst das Intervall später auch ändern. Die Software berücksichtigt dabei, welche Leistung bereits erbracht wurde, und korrigiert die Buchungen entsprechend (z. B. beim Wechsel von monatlich auf jährlich oder umgekehrt).

 

Wie die Buchungslogik funktioniert (Praxisbeispiele)

Die folgenden Beispiele helfen dir zu verstehen, wie die automatische Buchung im Hintergrund funktioniert. Du musst diese Buchungen normalerweise nicht manuell anlegen – sie dienen zur Nachvollziehbarkeit für dich und deinen Steuerberater.

Beispiel 1: Jahresbeitrag mit monatlicher Abgrenzung

  • Vertragsabschluss am 01.01.2025, Jahresbeitrag 120 €, Leistungszeitraum 01.01.–31.12.2025.
  • Zum Zeitpunkt der Zahlung (z. B. 15.01.2025) wird der Beitrag auf das PRA-Konto gebucht.
  • Zum Monatsende (bei monatlichem Intervall) wird jeweils ein Zwölftel (10 €) vom PRA-Konto in den Umsatz umgebucht.
  • Am Ende des Leistungszeitraums ist das PRA-Konto für diesen Vertrag auf 0 €.

Beispiel 2: Vertragskündigung mitten im Jahr

  • Kündigung zum 17.08.2025.
  • Die Software ermittelt den anteiligen Umsatz für den Monat August (z. B. 17 von 31 Tagen ≈ 5,48 €) und bucht nur diesen Betrag in den Umsatz.
  • Der verbleibende Anteil bleibt als Guthaben und kann als Rückerstattung an das Mitglied oder als sonstiger Ertrag (außerordentlicher Ertrag) verbucht werden – je nachdem, wie du es im Studio handhabst.

Beispiel 3: Gebührenanpassung während des Leistungszeitraums

  • Jahresbeitrag wird zum Mai 2025 von 120 € auf 110 € reduziert.
  • Die bereits abgegrenzten Beträge für Januar–April bleiben bestehen.
  • Die Software verteilt den verbleibenden Jahresbeitrag automatisch neu auf die restlichen Monate und passt die PRA-Buchungen an.

Beispiel 4: Ruhezeit im Vertrag

  • Im Juni 2025 wird eine Ruhezeit vereinbart (kein Training, keine Leistung).
  • Für diesen Zeitraum wird kein Umsatz aus PRA aufgelöst, da keine Leistung erbracht wurde.
  • Der Leistungszeitraum verlängert sich entsprechend (z. B. um einen Monat in das Folgejahr), und die Auflösung der PRA erfolgt dann in der Verlängerungsphase.

Beispiel 5: Wechsel des Intervalls

  • Monatlich → jährlich (z. B. am 15.07.2025): Bereits abgegrenzte Monate und anteilige Tage (z. B. 14 Tage im Juli) werden berücksichtigt; der Rest wird zum Jahresende aufgelöst.
  • Jährlich → monatlich: Die Software bucht zunächst den bis dahin verdienten Anteil in den Umsatz und wechselt dann auf monatliche Auflösung für die restliche Laufzeit.

 

Reports im Steuerberaterportal exportieren

Damit du und dein Steuerberater die erzeugten Buchungen nachvollziehen könnt, stellt die Software im Steuerberaterportal eigene Reports für die passive Rechnungsabgrenzung zur Verfügung.

  1. Öffne das Steuerberaterportal deiner Software.
  2. Wechsle in den Bereich Reports bzw. Buchhaltungsexporte.
  3. Wähle den Report-Typ für die Deferred income accounting bzw. Passive Rechnungsabgrenzung.
  4. Lege den gewünschten Zeitraum fest (z. B. ein Monat oder ein Jahr).
  5. Entscheide dich für einen der folgenden Exporte:
    • Summarized Studio Export – zusammengefasste Ansicht pro Standort
    • Detailed / Single Export – detaillierte Ansicht auf Einzeltransaktionsebene
  6. Exportiere die Daten und übergib sie an deine Buchhaltung bzw. deinen Steuerberater.

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