Dans cet article, vous apprendrez à résoudre les problèmes lorsque des employés ne peuvent pas consulter ou modifier les informations des membres, comment fonctionnent les autorisations séparées pour les adresses e-mail et les numéros de téléphone, comment les exportations traitent les données sensibles et comment les données des employés sont archivées et anonymisées automatiquement.
Sommaire
- Guide rapide
- Rôles et autorisations
- Autorisations séparées pour les adresses e-mail et les numéros de téléphone
- Exportations sans données sensibles
- Messages d'erreur
- Accès par établissement
- Assistance aux employés
- Archivage et anonymisation automatiques des données des employés
Guide rapide
Si vous ne trouvez pas une rubrique dans la barre latérale à gauche, cliquez là sur la dernière entrée, Plus de. Utilisez Personnaliser la navigation pour choisir les rubriques qui apparaissent directement dans la barre latérale.
- Allez dans Ressources / Employés / Rôles.
- Sélectionnez le rôle attribué à l'employé concerné.
- Sous Gestion des contrats / Administration, activez Données personnelles des membres, Données relatives à l'adresse des membres, Afficher les adresses e-mail des membres et Afficher les numéros de téléphone des membres. Ces quatre autorisations contrôlent les données du membre dans le profil du membre.
- Toujours sous Gestion des contrats / Administration, activez Données de base des membres si l'employé a besoin de l'ensemble des données de base du membre, et Cartes d'accès des membres si l'employé attribue ou modifie des cartes d'accès.
- Sous Gestion des contrats / Listes et exportations, activez Listes des membres si l'employé travaille avec des listes de membres.
- Enregistrez les modifications.
- Si les problèmes persistent, vérifiez le message d'erreur exact et assurez-vous que le rôle est attribué à l'employé pour l'établissement dans lequel il travaille.
Rôles et autorisations
L'accès aux informations des membres est contrôlé par le rôle de l'employé. Procédez comme suit :
- Allez dans Ressources / Employés / Rôles.
- Sélectionnez le rôle attribué à l'employé concerné.
- Activez les autorisations dont l'employé a besoin (voir le tableau ci-dessous).
- Enregistrez les modifications pour que les nouvelles autorisations soient appliquées.
Les données du membre dans le profil du membre sont contrôlées par quatre autorisations distinctes : Données personnelles des membres, Données relatives à l'adresse des membres, Afficher les adresses e-mail des membres et Afficher les numéros de téléphone des membres. Chacune couvre la consultation et la modification des données correspondantes. Si l'une d'elles manque, les données correspondantes ne sont pas affichées à l'employé, même si d'autres autorisations de gestion des membres sont activées. Les adresses e-mail et les numéros de téléphone apparaissent alors masqués.
| Autorisation | Où la trouver | Ce qu'elle contrôle |
|---|---|---|
| Données personnelles des membres | Gestion des contrats / Administration | Données personnelles d'un membre, par exemple le nom et la date de naissance. |
| Données relatives à l'adresse des membres | Gestion des contrats / Administration | Données d'adresse d'un membre. |
| Afficher les adresses e-mail des membres | Gestion des contrats / Administration | Adresse e-mail d'un membre. |
| Afficher les numéros de téléphone des membres | Gestion des contrats / Administration | Numéros de téléphone et de mobile d'un membre. |
| Données de base des membres | Gestion des contrats / Administration | Gestion complète des données de base des membres (noms, adresses, coordonnées). |
| Cartes d'accès des membres | Gestion des contrats / Administration | Attribution et modification des cartes d'accès d'un membre. |
| Listes des membres | Gestion des contrats / Listes et exportations | Listes des membres. |
Notez que Compte du membre sous Gestion des contrats / Finances ne donne pas accès aux informations des membres. Cette autorisation couvre le compte du membre, par exemple la comptabilisation de paiements et de créances. L'activer ne résout pas un problème de consultation ou de modification du nom, de l'adresse ou des coordonnées.
Autorisations séparées pour les adresses e-mail et les numéros de téléphone
L'accès aux adresses e-mail et aux numéros de téléphone des membres est contrôlé par deux autorisations séparées. Vous décidez ainsi pour chaque rôle si les employés voient uniquement les adresses e-mail, uniquement les numéros de téléphone, les deux ou aucun des deux. Sans l'autorisation correspondante, l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone est affiché masqué.
| Autorisation | Où la trouver | Ce qu'elle contrôle |
|---|---|---|
| Afficher les adresses e-mail des membres | Gestion des contrats / Administration | Affiche les adresses e-mail des membres en texte clair. |
| Afficher les numéros de téléphone des membres | Gestion des contrats / Administration | Affiche les numéros de téléphone des membres en texte clair. |
| L'employé doit voir | À activer dans le rôle |
|---|---|
| Uniquement les adresses e-mail | Afficher les adresses e-mail des membres |
| Uniquement les numéros de téléphone | Afficher les numéros de téléphone des membres |
| Les adresses e-mail et les numéros de téléphone | Afficher les adresses e-mail des membres et Afficher les numéros de téléphone des membres |
| Aucun des deux | Aucune des deux autorisations |
- Allez dans Ressources / Employés / Rôles.
- Sélectionnez le rôle que vous souhaitez modifier.
- Activez l'une, les deux ou aucune des deux autorisations, selon ce que les employés ayant ce rôle doivent voir.
- Enregistrez les modifications.
Les deux autorisations remplacent l'ancienne autorisation Coordonnées des membres, qui n'apparaît plus dans le rôle. Chaque rôle qui disposait de Coordonnées des membres reçoit automatiquement les deux nouvelles autorisations. Tant que vous ne modifiez pas un rôle, vos employés voient donc les mêmes données qu'auparavant.
Exportations sans données sensibles
Une exportation de membres contient toujours les mêmes colonnes. Les valeurs qui figurent en clair dans le fichier d'exportation dépendent des autorisations dont l'employé dispose pour chaque site au moment de créer l'exportation. S'il lui manque une autorisation, les colonnes correspondantes restent dans le fichier, mais leurs valeurs sont masquées. L'adresse e-mail, les numéros de téléphone et l'IBAN sont partiellement masqués, toutes les autres valeurs entièrement.
| Autorisation | Où la trouver | Colonnes en clair |
|---|---|---|
| Liste d'exportation des membres | Gestion des contrats / Général | Requise pour toute exportation de membres. Le numéro de membre, le statut du membre, le numéro de carte, le dernier check-in et le nom de la campagne figurent toujours en clair. |
| Données personnelles des membres | Gestion des contrats / Administration | Prénom, nom, date de naissance, âge, sexe, numéro fiscal |
| Données relatives à l'adresse des membres | Gestion des contrats / Administration | Rue, numéro, code postal, ville |
| Afficher les adresses e-mail des membres | Gestion des contrats / Administration | Adresse e-mail |
| Afficher les numéros de téléphone des membres | Gestion des contrats / Administration | Téléphone (privé), Mobile (privé) |
| Compte bancaire & SEPA | Gestion des contrats / Finances | IBAN, BIC, titulaire du compte |
| Compte du membre | Gestion des contrats / Finances | Solde du compte, Crédits à consommer, Payer plus tard |
Seule une personne disposant, pour tous les sites contenus, au moins des autorisations avec lesquelles les valeurs ont été exportées en clair peut télécharger un fichier d'exportation terminé. Dans le cas contraire, le téléchargement est refusé.
La création d'exportations et le téléchargement des fichiers d'exportation sont décrits dans Exporter des listes de membres et télécharger les fichiers d’exportation.
Messages d'erreur
Si des employés rencontrent toujours des problèmes, vérifiez si un message d'erreur précis s'affiche. Le message indique le domaine auquel l'employé n'a pas accès. Comparez-le aux autorisations du tableau ci-dessus et adaptez le rôle en conséquence.
Accès par établissement
Les rôles sont attribués par établissement. Un employé ne dispose des autorisations d'un rôle que dans les établissements pour lesquels ce rôle lui est attribué. Allez dans Ressources / Employés, ouvrez l'employé et vérifiez l'attribution des rôles pour chaque établissement dans lequel il travaille.
Assistance aux employés
Si des employés rencontrent toujours des difficultés, fournissez-leur un guide étape par étape ou des captures d'écran. Cela les aide à choisir les bons éléments de menu et les bonnes options.
Archivage et anonymisation automatiques des données des employés
Le logiciel peut anonymiser automatiquement les données personnelles des employés désactivés à l'expiration d'un délai de conservation. La fonction est désactivée par défaut : aucune donnée n'est anonymisée tant que vous n'avez pas créé une configuration et ne l'avez pas activée pour un établissement. Vous définissez vous-même le délai de conservation. Il court à compter de la désactivation de l'employé et l'unité par défaut est le mois.
À l'expiration du délai de conservation, une tâche en arrière-plan efface le nom, les coordonnées, l'adresse, la photo et les documents personnels de l'employé. Cette opération est irréversible. Si vous réactivez l'employé ensuite, les données ne sont pas restaurées. Jusqu'à l'expiration du délai, vous pouvez encore restaurer l'employé. Les plannings, le temps de travail, les absences et le suivi du temps sont conservés.
L'image montre l'interface en anglais : la boîte de dialogue de modification d'une configuration, avec le délai de conservation et l'avertissement d'effacement irréversible.
Vous trouverez la configuration sous Ressources / Employés / Confidentialité des données des salariés. Une seule configuration peut être active par établissement.
Autorisations requises, sous Employés et ressources / Gestion des employés : Gérer l'archivage automatique et l'anonymisation des données des salariés et Lancer l'anonymisation automatique des employés.
L'image montre l'interface en anglais : la page de confidentialité des données des salariés avec les configurations existantes.
Les détails de la configuration seront décrits dans un article séparé.
Remarque : Cet article a été créé à l'aide de l'intelligence artificielle et traduit automatiquement sans relecture. Nous vous prions de nous excuser pour d'éventuelles erreurs.