Dans cet article, vous apprendrez comment exporter une liste de membres sous forme de fichier Excel, où télécharger les fichiers d’exportation générés et quelle autorisation est requise pour chaque action.
Sommaire
- Guide rapide
- Conditions préalables et autorisations
- Exporter une liste de membres
- Télécharger le fichier d’exportation
- Qui peut accéder aux fichiers d’exportation
- Données sensibles dans l’exportation
- L’exportation ne peut pas être créée
- Articles associés
Guide rapide
Si vous ne trouvez pas une rubrique dans la barre latérale à gauche, cliquez là sur la dernière entrée, Plus de. Utilisez Personnaliser la navigation pour choisir les rubriques qui apparaissent directement dans la barre latérale.
- Allez dans Membres / Listes de membres / Aperçu et ouvrez la liste que vous souhaitez exporter.
- Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Listes exportées.
- Cliquez sur Exportation.
- Ouvrez le Download Manager dans l’en-tête et téléchargez le fichier Excel.
Conditions préalables et autorisations
Chaque action sur les listes d’exportation des membres nécessite sa propre autorisation. Vous les configurez par rôle sous Ressources / Employés / Rôles, dans l’autorisation Liste d’exportation des membres.
| Action | Autorisation requise |
|---|---|
| Ouvrir la page Listes exportées et télécharger un fichier d’exportation | Liste d’exportation des membres : Afficher |
| Créer une nouvelle exportation à partir d’une liste de membres | Liste d’exportation des membres : Créer |
| Supprimer un fichier d’exportation | Liste d’exportation des membres : Supprimer |
Les autorisations s’appliquent par salle. Un rôle accorde l’autorisation uniquement dans les salles attribuées à l’employé.
Exporter une liste de membres
Vous démarrez l’exportation directement depuis la liste de membres :
- Allez dans Membres / Listes de membres / Aperçu.
- Sélectionnez la liste de membres que vous souhaitez exporter.
- Cliquez sur le menu à trois points en haut à droite et sélectionnez Listes exportées. Un aperçu des fichiers d’exportation déjà existants pour cette liste s’ouvre.
- Cliquez sur Exportation.
Le fichier est composé en arrière-plan, vous pouvez donc continuer à travailler entre-temps. Le résultat est un fichier Excel au format .xlsx.
Télécharger le fichier d’exportation
Dès que le fichier est composé, vous pouvez le télécharger à deux endroits :
- Download Manager : dans l’en-tête, dans le cercle avec la flèche vers le bas. Tous les fichiers d’exportation et de téléchargement demandés y sont rassemblés.
- Membres / Exporter des listes : l’aperçu de tous les fichiers d’exportation des membres pour les salles auxquelles vous avez accès. Vous accédez également à cet aperçu via le menu à trois points d’une liste de membres.
Sous Finances se trouve une seconde page également nommée Listes exportées. Elle contient les exportations pour le conseiller fiscal, utilise une autre autorisation et ne contient pas d’exportations de membres.
Qui peut accéder aux fichiers d’exportation
L’accès aux fichiers d’exportation est géré par salle, et non par employé. Toute personne disposant de l’autorisation Liste d’exportation des membres : Afficher dans une salle voit et télécharge tous les fichiers d’exportation des membres créés pour cette salle, y compris les fichiers créés par d’autres employés. L’accès n’est pas limité à l’employé qui a créé l’exportation.
Pour télécharger un fichier, vous avez également besoin des autorisations de données avec lesquelles il a été créé, voir Données sensibles dans l’exportation.
Si vous souhaitez restreindre qui peut télécharger des données de membres, vous avez deux possibilités :
- Retirez Liste d’exportation des membres : Afficher des rôles qui ne doivent pas en disposer.
- Réduisez les salles attribuées à ces rôles, afin que l’autorisation ne s’applique que là où elle est nécessaire.
Pour vérifier quels rôles disposent actuellement de cette autorisation, téléchargez l’aperçu des rôles. La procédure est décrite dans Exporter les rôles utilisateurs et les autorisations pour la documentation et l’analyse.
Données sensibles dans l’exportation
Une exportation de membres contient toujours les mêmes colonnes. Les valeurs qui figurent en clair dans le fichier d'exportation dépendent des autorisations dont l'employé dispose pour chaque site au moment de créer l'exportation. S'il lui manque une autorisation, les colonnes correspondantes restent dans le fichier, mais leurs valeurs sont masquées. L'adresse e-mail, les numéros de téléphone et l'IBAN sont partiellement masqués, toutes les autres valeurs entièrement.
| Autorisation | Où la trouver | Colonnes en clair |
|---|---|---|
| Liste d'exportation des membres | Gestion des contrats / Général | Requise pour toute exportation de membres. Le numéro de membre, le statut du membre, le numéro de carte, le dernier check-in et le nom de la campagne figurent toujours en clair. |
| Données personnelles des membres | Gestion des contrats / Administration | Prénom, nom, date de naissance, âge, sexe, numéro fiscal |
| Données relatives à l'adresse des membres | Gestion des contrats / Administration | Rue, numéro, code postal, ville |
| Afficher les adresses e-mail des membres | Gestion des contrats / Administration | Adresse e-mail |
| Afficher les numéros de téléphone des membres | Gestion des contrats / Administration | Téléphone (privé), Mobile (privé) |
| Compte bancaire & SEPA | Gestion des contrats / Finances | IBAN, BIC, titulaire du compte |
| Compte du membre | Gestion des contrats / Finances | Solde du compte, Crédits à consommer, Payer plus tard |
Seule une personne disposant, pour tous les sites contenus, au moins des autorisations avec lesquelles les valeurs ont été exportées en clair peut télécharger un fichier d'exportation terminé. Dans le cas contraire, le téléchargement est refusé.
Les autorisations qui contrôlent les données des membres dans le profil du membre sont décrites dans Autorisations des employés pour les informations des membres et protection des données.
L’exportation ne peut pas être créée
Le bouton Exportation s’affiche également lorsque votre rôle ne dispose que de Liste d’exportation des membres : Afficher. Dans ce cas, l’exportation ne peut pas être créée et vous recevez un message d’erreur.
Demandez à votre administrateur d’ajouter Liste d’exportation des membres : Créer à votre rôle. Le téléchargement de fichiers d’exportation existants ne nécessite pas Créer. Il nécessite Afficher et les autorisations de données avec lesquelles le fichier a été créé.
Articles associés
- Comment créer des listes de membres
- Exporter les rôles utilisateurs et les autorisations pour la documentation et l’analyse
- Autorisations des employés pour les informations des membres et protection des données
Remarque : Cet article a été créé à l'aide de l'intelligence artificielle et traduit automatiquement sans relecture. Nous vous prions de nous excuser pour d'éventuelles erreurs.