Dans cet article, vous apprendrez à créer, vérifier et effectuer un cycle de relance.
Contenu
Guide rapide
- Finances / Relances
- Cliquez sur „Créer un cycle de relance", vérifiez l'aperçu généré, puis effectuez le cycle de relance.
Créer un cycle de relance
Dans la section Finances / Relances, vous pouvez effectuer des cycles de relance dans le logiciel. Des cycles de relance réguliers sont essentiels pour le recouvrement rapide de vos créances impayées.
En cliquant sur le bouton Créer un cycle de relance, une fenêtre s'ouvre pour créer un aperçu du cycle de relance. Vous y définissez pour quels établissements le cycle de relance doit être effectué. Vous pouvez également décider si les membres marqués comme non joignables et les membres mineurs doivent être pris en compte. Non joignable fait référence au mode de distribution concerné et à la forme d'envoi enregistrée pour la règle en question (courrier ou e-mail). Les membres mineurs ne sont relancés que si un représentant légal est enregistré.
Le montant maximum des créances impayées détermine que les membres ayant des créances plus élevées sont exclus du cycle de relance. Enfin, vous pouvez décider si les courriers générés doivent être envoyés automatiquement ; cela dépend de la forme d'envoi concernée.
Veuillez noter : l'envoi automatique des courriers s'effectue via l'interface E-Post aux frais d'affranchissement habituels. Les e-mails sont envoyés via le système de messagerie du logiciel.
Une fois votre sélection terminée, vous pouvez créer l'aperçu. Ne vous inquiétez pas si vous vous êtes trompé : l'aperçu ne crée pas encore de relances définitives et peut être supprimé après sa création.
La création de l'aperçu s'effectue en arrière-plan. Vous pouvez suivre le statut du cycle de relance dans la vue d'ensemble. Pendant la création de l'aperçu, vous pouvez continuer à travailler ailleurs dans le logiciel. Dès que l'aperçu est prêt, le cycle de relance est prêt pour votre vérification.
Vérifier un cycle de relance
En cliquant sur le cycle de relance, vous accédez à la vue détaillée. Vous y trouverez la répartition du cycle de relance par établissement. En haut se trouve un résumé avec des boutons pour supprimer l'aperçu et pour effectuer le cycle de relance.
Vous trouverez la liste détaillée des membres concernés dans la vue par établissement : cliquez pour cela sur l'entrée de l'établissement correspondant.
Dans cette vue, vous voyez les membres avec leur niveau de relance avant et après le cycle de relance, ainsi que leurs créances impayées. Si vous ne souhaitez pas relancer un membre, vous pouvez le retirer du cycle de relance via le menu contextuel avec „Suppression de la relance". Il apparaît alors dans l'onglet „Membres supprimés".
Vous pouvez réintégrer dans le cycle de relance les membres retirés par erreur via le menu contextuel avec „Ajouter à la relance". Le retrait et l'ajout ne fonctionnent que tant que le cycle de relance est encore en aperçu. Si le cycle de relance a déjà été effectué, vous pouvez réinitialiser les membres relancés par erreur grâce à l'action „Annuler le cycle de relance" (voir la section Effectuer un cycle de relance).
Effectuer un cycle de relance
Une fois vos vérifications terminées, retournez à la vue détaillée et cliquez sur le bouton Effectuer une relance en haut de la tuile d'aperçu. Une boîte de dialogue de confirmation, „Confirmer la relance", s'ouvre avec la question „Souhaitez-vous exécuter la relance?" ; confirmez avec le bouton Exécuter.
Le logiciel applique alors les règles de relance à tous les membres concernés. Cette opération se déroule entièrement en arrière-plan, vous pouvez donc continuer à travailler ailleurs dans le logiciel, comme lors de la création de l'aperçu. Une fois le cycle de relance entièrement traité, son statut passe à „Complété".
Si vous avez activé l'envoi automatique des courriers de relance, le cycle de relance est alors terminé ; après la création des courriers, le logiciel se charge également de leur envoi. Si vous imprimez les courriers manuellement, vous pouvez les télécharger sous forme de mailing et les envoyer vous-même ; vous trouverez le lien correspondant dans le menu contextuel du cycle de relance.
Si vous constatez après l'exécution que des membres ont été relancés par erreur, vous pouvez réinitialiser le cycle de relance grâce à l'action „Annuler le cycle de relance". Seuls les niveaux de relance des membres qui n'ont pas déjà atteint un nouveau niveau de relance lors d'un cycle de relance ultérieur ou qui n'ont pas été transférés en recouvrement sont réinitialisés.
Exceptions
Si les coordonnées bancaires d'un membre sont mises à jour avant qu'un cycle de relance ne soit effectué, ces coordonnées bancaires sont considérées comme correctes et aucune relance n'est alors envoyée au membre.
Remarque : Cet article a été traduit à l'aide de l'intelligence artificielle. Nous vous prions de nous excuser pour d'éventuelles erreurs.