Dans cet article, vous verrez :
Comment effectuer des relances d'impayés
Guide rapide :
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Finances > Procédure de relance
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Créer, exécuter ou vérifier la relance
Tutoriel vidéo
Dans le menu Finances > Procédure de relance, vous pouvez effectuer des relances dans votre Magicline. Des relances régulières sont la clé d'un recouvrement rapide de vos créances impayées.
Créer un cycle de relance
Cliquez sur Créer un cycle de relance. Une fenêtre s'ouvre permettant de créer un aperçu du cycle de relance. Vous déterminez ici pour quels studios un cycle de relance doit être exécuté.
Vous pouvez également définir si les membres marqués comme non livrables et les membres mineurs doivent être pris en compte. Non livrable fait référence au mode de communication respectif et au mode d'envoi enregistré pour la règle, la lettre ou l'e-mail concerné.
Le montant maximum pour les réclamations ouvertes détermine que les membres ayant des réclamations plus élevées sont exclus du cycle de relance.
Enfin, vous pouvez décider si les lettres/emails généré(e)s doivent être envoyé(e)s automatiquement. Cela s'applique également à nouveau en fonction du mode de livraison.
Note : les lettres sont envoyées automatiquement via le centre de communication de Magicline, si la fonction est activée, aux frais de port définis. Les e-mails sont envoyés gratuitement via le système de messagerie de Magicline.
Une fois que vous avez terminé la sélection, vous pouvez créer l'aperçu. Ne vous inquiétez pas si vous avez fait une erreur : l'aperçu ne crée pas encore de rappels et peut être supprimé après sa création.
La création de l'aperçu se produit en arrière-plan. Vous pouvez voir le statut du cycle de relance dans la synthèse. Pendant la création de l'aperçu, vous pouvez continuer à travailler ailleurs dans Magicline. Dès que l'aperçu est terminé, le cycle de relance passe au statut Aperçu et est prêt pour votre révision.
Vérifier le cycle de relance
En cliquant sur le cycle de relance, vous accédez à la vue détaillée du cycle de relance. Dans la zone supérieure se trouve un résumé de votre cycle de relance avec des boutons pour supprimer l'aperçu et exécuter le cycle de relance.
Vous pouvez trouver la liste détaillée des rappels dans la vue studio. Pour ce faire, cliquez simplement sur l'entrée du studio. Vous y trouverez désormais tous les membres qui sont enregistrés dans ce cycle de relance.
Dans cette vue, vous trouverez une liste des membres avec leur niveau de relance avant le cycle de relance et leur niveau de relance après le cycle de relance, ainsi que leurs réclamations ouvertes.
Si vous trouvez maintenant un membre que vous ne souhaitez pas relancer, vous pouvez supprimer ce membre du cycle de relance via le menu à trois points de sa ligne ou depuis sa fiche de membre.
Il se retrouve ensuite dans l'onglet Membres supprimés .
Et bien sûr, si vous faites une erreur, vous pouvez rajouter des membres accidentellement supprimés au cycle de relance. Cependant, la suppression et l'ajout ne fonctionnent que dans l'aperçu. Une fois le cycle de relance terminé, vous devez réinitialiser manuellement les membres ayant fait l'objet d'une relance incorrecte à leur niveau de relance précédent.
Effectuer un cycle de relance
Vos vérifications sont maintenant terminées. Vous pouvez donc créer le cycle de relance.
Pour ce faire, revenez à la vue détaillée du cycle de relance et cliquez sur le bouton Effectuer une relance dans la vignette d'aperçu en haut.
Maintenant, Magicline saisit tous les membres concernés et applique les règles de relance à chacun d'entre eux. Ce processus se produit également entièrement en arrière-plan. Ainsi, comme pour la création de l'aperçu, vous pouvez utiliser Magicline pour faire d'autres tâches. Dès que le cycle de relance a été entièrement traité, il passe automatiquement au statut Terminé.
Si vous avez activé l'envoi automatique de la lettre/email de relance, le cycle de relance est maintenant terminé. Pour la Poste, une fois les lettres créées, Magicline s'occupe également de leur envoi. Si vous imprimez toujours les lettres manuellement, vous pouvez ensuite les télécharger et les envoyer sous forme de lettres en série.
Exceptions
Si les coordonnées bancaires d'un membre sont renouvelées avant l'exécution d'une procédure de relance, il est supposé que ces coordonnées bancaires sont correctes et dans ce cas, aucun avis de relance n'est envoyé au membre.