Comprendre le fonctionnement du système de relance des impayés

Dans cet article, vous verrez:

Comment fonctionne une règle de relance et comment vous pouvez personnaliser votre processus de relance à l'aide de règles de relance

• Général
• Processus de relance par type de paiement
• Comment fonctionne une règle de relance
• Conditions comme déclencheurs d'actions
• Condition des échecs de prélèvement - Particularités de la procédure de rappel pour les payeurs en échec de prélèvement
• Compensation temporaire des créances sans encaissement confirmé
• Définir toutes les règles au niveau de relance zéro
• Condition de retard de paiement - disponible pour tous les modes de paiement
• Critère de relance supplémentaire
• Actions - comment sont-elles déclenchées ?
• Actions à définir dans les niveaux de relance
• Action résiliation de contrat - options
• Résiliation avec solde de tout compte
• Résiliation extraordinaire avec dommages et intérêts
• L'essentiel en bref

Guide rapide des rappels  :

1. Paramètres > Finances > Procédure de relance
2. Créer une règle de relance
3. Donnez un nom, déterminez le nombre de niveaux de rappel
4. Choisissez un nouveau système de relance et sélectionnez le type de paiement
5. Définissez des règles pour tous les niveaux de rappel

Général

Les règles de relance permettent le transfert des membres en retard de paiement du niveau de relance initial au niveau de relance suivant. Elles contiennent les critères qui définissent un membre comme faisant part du processus de relance et les actions de relance à effectuer.

Processus de relance par type de paiement

Après avoir créé une configuration de relance et défini le nombre de niveaux de relance (lien vers l'article pour plus d'informations), il faut configurer un processus de relance pour chaque type de paiement utilisé.

Au sein des types de paiement, les niveaux de relance créés précédemment sont disponibles. Un membre en retard de paiement passera par ces niveaux de relance en fonction des règles de rappel définies.

Comment fonctionne une règle de relance ?

Des règles de relance peuvent être définies pour chaque niveau de relance. Les règles de rappel réagissent aux conditions remplies conditions avec une action définie au préalable action. Le système de relance suit donc la logique suivante : "Si une condition Y est remplie, alors exécute Action X ".

Conditions comme déclencheurs d'actions

La condition détermine le moment où une règle de relance s'applique et donc l'action définie. L'Action de la règle est exécutée. Nous distinguons deux types principaux de conditions :

• Échec de prélèvement
• Retard de paiement

Condition des échecs de prélèvement - Particularités de la procédure de rappel pour les payeurs en échec de prélèvement

Le type Échec de prélèvement n'est disponible que pour les payeurs par prélèvement automatique.

Après avoir sélectionné ce type, vous déterminez quelle condition doit être remplie pour que la règle prenne effet. L'action est définie en fonction du nombre d'échecs de prélèvement.

Exemple : typiquement, après le premier échec, le 1er niveau de relance est atteint, après le deuxième échec, le 2ème niveau de relance, puis le suivant.

Compensation temporaire des créances sans encaissement confirmé

Une attention particulière doit être accordée au prélèvement automatique lors de la relance. Après réception du premier échec de paiement, le membre concerné dans cet exemple est déplacé au niveau de relance 1, avec toutes les actions associées sous forme de communications, de restrictions et de frais.

En règle générale, une nouvelle tentative de recouvrement est effectuée si les créances n’ont pas été réglées dans un délai cible. Avec le transfert de la réservation du prélèvement automatique à la banque, le compte du membre est équilibré, puisque maintenant toutes les réclamations ont été faites à nouveau aux coordonnées bancaires du membre.

En prévision d’un paiement réussi, le niveau de relance est donc remis à zéro lorsque l’exécution du prélèvement automatique est déclenchée.

Pourquoi en est-il ainsi? : dans le cas d'un prélèvement automatique, Magicline doit partir du principe que le prélèvement a été effectué avec succès jusqu'à ce que le contraire soit confirmé par un échec de prélèvement à plusieurs reprises.

Définir toutes les règles au niveau de relance zéro : (*pour les payeurs par prélèvement automatique)
Pour la raison mentionnée ci-dessus, le niveau de relance initial à partir duquel sont définis tous les "sauts" ultérieurs vers des niveaux de relance supérieurs est le niveau de relance 0.(Ces règles sont déjà créées dans la configuration standard, qui peut donc servir d'aide).

Condition de retard de paiement - disponible pour tous les modes de paiement

Le deuxième type Retard de paiement permet de configurer un type de condition qui regarde la date d'échéance de la réclamation ou le dernier rappel. Ce type de condition est disponible pour tous les modes de paiement.

Si vous sélectionnez Retard de paiement, le retard de paiement déclencheur est défini en jours. Pour le premier rappel, le retard de paiement se réfère aux jours écoulés depuis l'échéance de la créance. Si le membre se trouve déjà dans le processus de relance et donc dans un niveau de relance actif, le cadre de référence du retard de paiement est le dernier rappel. (Celui-ci est notamment utilisé lors de la mise en place du processus de relance pour les membres ayant effectué un virement ou lors de la fixation d'un délai).

*Les montants minimum et maximum des créances impayées sont également disponibles en tant que critères supplémentaires.

Critère de relance supplémentaire :
En définissant un montant minimum, vous pouvez également déterminer que les membres dont les créances sont inférieures à un certain montant de créances ouvertes ne sont pas relancés. Un membre en retard de paiement avec un montant de créance impayé de 2 euros, par exemple, ne devrait peut-être pas devoir passer par un processus de relance avec des frais de relance de 5 euros.

Actions - comment sont-elles déclenchées ?

Les actions sont exécutées lorsque la condition configurée au préalable est remplie. Vous devez d'abord définir le moment où l'action est déclenchée. Pour les modes de paiement en espèces et par virement, l'entrée est toujours le Cycle de rappel. Vous devez donc effectuer activement un cycle de relance pour que Magicline vérifie et traite les membres en retard de paiement sur la base des conditions configurées au préalable.

Avec le mode de paiement par prélèvement automatique, le déclencheur est également disponible en tant que "échec de prélèvement" . L'action est exécutée immédiatement dès qu'un échec de prélèvement est saisi dans Magicline, que cette saisie soit effectuée manuellement ou automatiquement. L'application des règles de relance avec la condition "avec échec de prélèvement" s'effectue de manière autonome ou sans relance active.

Actions à définir dans les niveaux de relance

• Communication :   la communication doit-elle avoir lieu ou non ? Par lettre ou email ?
• Modèle :de lettre ou d'e-mail, selon le choix précédent, quelle lettre doit être utilisée ?
• Envoyer automatiquement : la communication doit-elle être automatique ou souhaitez-vous lancer/gérer vous-même l'envoi ?
• Frais de relance : définissez le montant de vos frais pour cette relance. (Ceci est indépendant des éventuels frais bancaires, il s'agit uniquement des frais pour le service de relance).
• Blocage des prélèvements et/ou de l'accès : conseillé en cas de rejets de prélèvement importants dus à un mandat non valable ou à des données bancaires erronées.
• Résiliation du contrat : si vous le souhaitez, une résiliation de contrat peut être effectuée avec une échéance résiduelle. Une résiliation extraordinaire avec demande de dommages et intérêts est également disponible.
•  Recouvrement : nous vous offrons également la possibilité de remettre les membres défaillants à notre partenaire de recouvrement.
• Niveau de relance suivant : vers quel niveau de relance le membre doit-il être déplacé ?

Action résiliation de contrat - options

Résiliation avec solde de tout compte

Ce type de résiliation a pour conséquence que toutes les créances ouvertes et dues de la période contractuelle active, à la date de la mise en demeure, deviennent exigibles. Le contrat est résilié de manière ordinaire à la fin de la période contractuelle en cours. Un débiteur a donc la possibilité, après paiement intégral des créances impayées, d'utiliser le service payé jusqu'à la fin de la période contractuelle.

Résiliation extraordinaire avec dommages et intérêts

La fonction résiliation extraordinaire avec dommages et intérêts résilie le contrat à la date de la mise en demeure et génère un dédommagement pour les créances restantes de la période contractuelle active. Cela se fait à hauteur du montant des créances restantes. (Étant donné que ce type de dommages-intérêts n'est généralement pas soumis à la TVA, le calcul de la créance totale est effectué après déduction de la TVA sur le chiffre d'affaires sur lequel repose le modèle de contrat).

L'essentiel en bref

• Créez un processus de relance avec des règles de relance imbriquées pour tous les types de paiement.
• Gardez votre processus de relance aussi court que possible - plus une réclamation est ancienne, moins elle aura de chances de réussir.
• Utilisez des transferts de recouvrement réguliers pour accélérer le recouvrement de vos créances impayées. Notre partenaire PayDue propose des services de recouvrement de créances sans risque - vérifiez la disponibilité (uniquement en Allemagne).
• Notez que lorsque Magicline effectue un prélèvement automatique sur un membre précédemment relancé, le niveau de relance de ce membre est toujours remis à 0.
• Créez et enregistrez les modèles de lettre pour chaque règle de relance afin de pouvoir s'adresser correctement à votre membre en retard de paiement. (Par exemple, l'indication d'un compte bancaire erroné permet une autre communication qu'une opposition volontaire à un prélèvement automatique).
• Apportez toujours des modifications à votre configuration de relance par petites étapes pour suivre le processus de relance.
• Nous serions heureux de vous aider, si vous avez des questions sans réponse sur ce sujet !

FAQ : comment les paiements en cours influencent-ils la promotion de niveau de relance ?

L'exécution de la relance évalue chaque créance ouverte une seule fois. La promotion du membre au niveau suivant dépend de la règle de jours de retard, du montant ouvert et, uniquement pour le prélèvement automatique, du fait qu'une nouvelle tentative de prélèvement vient d'être lancée. Voici ce à quoi s'attendre dans les quatre situations les plus fréquentes.

• Prélèvement SEPA, une nouvelle tentative de prélèvement est en cours. Quand tu déclenches une nouvelle exécution de prélèvement automatique, le système impute le nouveau prélèvement sur la créance ouverte. Le compte est provisoirement soldé et le niveau de relance est remis à zéro, même si la banque n'a pas encore confirmé l'encaissement. Si le prélèvement est rejeté plus tard, le membre rentre à nouveau dans le processus de relance au niveau défini par la règle Échec de prélèvement (en général, à nouveau au niveau 1).

• Prélèvement SEPA, pas encore de nouvelle tentative. L'exécution de la relance n'anticipe rien. Si 28 jours se sont écoulés depuis le dernier événement de relance et qu'aucun nouveau prélèvement n'a été déclenché, la prochaine exécution de relance fera passer le membre au niveau suivant selon la règle Retard de paiement du niveau actuel.

• Virement ou facture, paiement en cours d'acheminement. Il n'existe pas de notion de paiement en cours pour les modes de paiement autres que le prélèvement automatique. Le niveau de relance continue de progresser selon le calendrier de jours de retard jusqu'à ce que le paiement soit effectivement comptabilisé et solde le compte. Si le client vire le jour 27 et que la banque comptabilise le jour 30, l'exécution de relance du jour 28 fera quand même progresser le membre.

• Un paiement partiel arrive avant la prochaine exécution de relance. Le niveau de relance n'est remis à zéro que si le montant restant ouvert passe sous le seuil configuré dans Dette ouverte maximale pour réinitialiser le niveau de relance. Si le membre ne paie qu'une partie de la créance et que le reste demeure au-dessus du seuil, le niveau de relance est conservé et le prochain contrôle de promotion s'applique toujours.

Règle de décision, en une ligne. La promotion se décide à la date d'exécution de la relance. Le système n'anticipe jamais un paiement non encore comptabilisé, sauf pour les soumissions de prélèvement automatique, qui remettent provisoirement le niveau à zéro jusqu'à ce qu'un rejet prouve le contraire.

Pièges courants.

• Déclencher une exécution manuelle de prélèvement automatique peu avant une exécution de relance planifiée remet le niveau à zéro de façon prématurée. Programme l'exécution de relance en premier si tu veux que le membre en retard soit relancé au niveau actuel.
• Chaque mode de paiement a son propre processus de relance dans la même configuration. Vérifie que la règle attendue est configurée sous le bon mode de paiement.
• Un prélèvement rejeté qui arrive dans le système après une remise à zéro manuelle replace le membre au niveau défini par la règle Échec de prélèvement, en général le niveau 1, pas le niveau auquel il se trouvait avant la remise à zéro.