Dans cet article, vous apprendrez comment les configurations et les règles d'envoi fonctionnent ensemble, comment créer une configuration et l'activer pour votre studio, et comment ajouter des règles qui envoient un modèle par un ou plusieurs canaux de communication lorsqu'un évènement se produit.
Sommaire
- Guide rapide
- Conditions préalables
- Comment configurations et règles fonctionnent ensemble
- Canaux de communication et mode d'envoi
- Mode d'expédition
- Créer et activer une configuration
- Ajouter une règle d'envoi
- Modifier, désactiver ou supprimer une règle
- Partager une configuration entre studios
- Documents contractuels depuis le Sales Tool
- Erreurs fréquentes
Guide rapide
- Ouvrez Communication / Notifications / Règles d'envoi.
- Cliquez sur Créer une configuration, saisissez une Désignation et enregistrez.
- Ouvrez la configuration et cliquez sur Ajouter une règle d'envoi.
- Sélectionnez un Évènement et un Mode d'expédition, puis choisissez un canal sous Communication et un Modèle. Enregistrez. La règle est active immédiatement.
- De retour dans la liste des configurations, ouvrez le menu à trois points de la configuration et cliquez sur Activer pour le lieu actuel.
Vous trouverez la liste complète des évènements et des canaux pris en charge par chacun dans Référence des évènements de notification.
Conditions préalables
Si vous ne trouvez pas une rubrique dans la barre latérale de gauche, cliquez sur sa dernière entrée, Plus de. Avec Personnaliser la navigation, vous choisissez les rubriques qui apparaissent directement dans la barre latérale.
- Autorisation : Notifications automatiques, attribuée dans Ressources / Employés / Rôles. L'autorisation distingue la consultation, la création, la modification et la suppression. Pour activer une configuration et modifier ses paramètres, vous avez besoin du droit de modification ; pour supprimer une configuration, du droit de suppression.
- Canaux : l'e-mail est disponible pour tous les évènements qui le prennent en charge. Courrier, SMS et Application n'apparaissent que si le module correspondant est actif pour votre studio.
- Modèles : il existe au moins un modèle pour le canal que vous souhaitez utiliser. Les modèles se gèrent sous Communication / Administration / Modèles.
Comment configurations et règles fonctionnent ensemble
Les notifications automatiques reposent sur deux niveaux :
- Configuration : un ensemble nommé de règles d'envoi. Vous pouvez avoir plusieurs configurations. Chaque studio a toujours exactement une configuration active, qui pilote toutes les notifications automatiques du studio.
- Règle d'envoi : définit ce qui se passe lorsqu'un évènement se produit. Elle réunit l'Évènement, le Mode d'expédition, un ou plusieurs canaux avec un modèle chacun, et un statut. Une configuration contient au maximum une règle par évènement.
Concrètement :
- Une règle n'envoie que si sa configuration est celle active pour le studio et que la règle elle-même est active. Une règle d'une configuration qui n'est pas active pour le studio n'envoie jamais rien.
- Si vous gérez plusieurs studios, vous pouvez partager une configuration avec tous ou donner à chaque studio sa propre configuration.
- Pour changer de configuration active, une seule action suffit dans la liste des configurations (Activer pour le lieu actuel). Les règles de la configuration nouvellement activée s'appliquent alors à ce studio.
- Dans la liste des configurations, le badge Actif signale la configuration active pour le studio actuellement sélectionné. Le badge des studios à côté indique avec quels studios la configuration est partagée.
Pour envoyer un autre modèle à un groupe précis de membres pour le même évènement, ajoutez un remplacement de notification à la règle. Consultez Envoyer des variantes de message avec les remplacements de notifications.
Canaux de communication et mode d'envoi
Une règle envoie par quatre canaux au maximum :
- E-Mail : e-mail basé sur un modèle d'e-mail.
- Courrier : courrier basé sur un modèle de courrier.
- SMS : SMS basé sur un modèle de SMS.
- Application : message dans la Member App.
Tous les évènements ne prennent pas en charge tous les canaux. La sélection du canal n'affiche que les canaux pris en charge par l'évènement choisi. Les canaux par évènement figurent dans Référence des évènements de notification.
Avec Ajouter Canal de communication, vous ajoutez d'autres canaux à une règle, chacun avec son propre modèle. Dès qu'une règle comporte plus d'un canal, Sélectionner le mode d'envoi détermine leur utilisation :
- Envoi d'une communication en mode de secours : le membre est contacté par les canaux dans l'ordre décroissant. Si les coordonnées d'un canal manquent ou ne sont pas valides, le canal suivant est utilisé.
- Envoyer des communications en parallèle : les messages de tous les canaux disposant de coordonnées valides sont générés et envoyés en même temps.
Exemple : une règle contient Application, E-Mail et SMS dans cet ordre. En mode de secours, le membre reçoit le message dans l'application. Si ce n'est pas possible, l'e-mail est envoyé et, s'il n'existe pas non plus d'adresse e-mail valide, le SMS. En mode parallèle, le membre reçoit le message par chacun des trois canaux disposant de coordonnées valides.
Si la règle contient le canal E-Mail, vous pouvez aussi activer Ne pas envoyer d'emails à des adresses non confirmées.
Mode d'expédition
Chaque règle d'envoi a un Mode d'expédition qui détermine si le message part sans que personne n'intervienne :
- Expédition sans demande : le logiciel crée et envoie le message dès que l'évènement se produit. Adapté aux évènements fréquents et peu sensibles, comme les confirmations de réservation et les rappels.
- Demande avant expédition : lorsqu'un employé effectue l'action qui déclenche l'évènement (par exemple, la saisie d'une résiliation), il décide de ce qu'il advient du message, par exemple l'envoyer, l'imprimer ou l'enregistrer pour plus tard. Adapté aux évènements sensibles comme les résiliations ou les ajustements de contrat.
Pour certains évènements, un seul des deux modes peut être sélectionné. Une fois la règle enregistrée, le mode d'expédition ne peut plus être modifié. La valeur par défaut par évènement figure dans Référence des évènements de notification.
Créer et activer une configuration
- Ouvrez Communication / Notifications / Règles d'envoi. La liste affiche les configurations partagées avec les studios auxquels vous avez accès.
- Cliquez sur Créer une configuration. Saisissez une Désignation qui en indique clairement l'objectif, par exemple « Règles standard » ou le nom du studio.
- Si vous gérez plusieurs studios, utilisez Modifier le partage des données pour choisir les studios autorisés à utiliser la configuration. Enregistrez.
- Ajoutez les règles à la configuration (voir la section suivante).
- Pour que la configuration pilote les notifications de votre studio, ouvrez son menu à trois points dans la liste et cliquez sur Activer pour le lieu actuel. Confirmez avec Activer. La configuration jusqu'alors active pour ce studio est remplacée.
Pour passer ultérieurement à une autre configuration, répétez l'étape 5 pour cette configuration.
Avec Modifier la configuration dans le menu à trois points, vous pouvez à tout moment renommer une configuration ou modifier son partage. Supprimer la configuration n'est possible que tant que la configuration n'est active dans aucun studio.
Ajouter une règle d'envoi
- Dans la liste des configurations, cliquez sur la configuration que vous souhaitez compléter.
- Cliquez sur Ajouter une règle d'envoi.
- Sélectionnez un Évènement. La liste ne propose que les évènements disponibles pour votre studio et qui n'ont pas encore de règle dans cette configuration. Utilisez Référence des évènements de notification pour trouver l'évènement adapté.
- Sélectionnez un Mode d'expédition. La liste n'affiche que les modes autorisés par l'évènement.
- Sous Communication, choisissez un canal et, à côté, un Modèle. La liste des modèles n'affiche que les modèles de ce canal qui sont partagés avec les studios de la configuration, ne sont pas archivés et correspondent aux espaces réservés de l'évènement. Si aucun modèle ne convient, créez-en d'abord un sous Communication / Administration / Modèles.
- Facultatif : ajoutez d'autres canaux avec Ajouter Canal de communication et choisissez le mode d'envoi (voir Canaux de communication et mode d'envoi).
- Enregistrez. La nouvelle règle est active immédiatement.
Modifier, désactiver ou supprimer une règle
Ouvrez la configuration et utilisez le menu à trois points de la règle :
- Désactiver la règle de notification arrête les envois sans supprimer la règle. Activer la règle de notification la réactive.
- Modifier une notification vous permet de changer les canaux, les modèles, le mode d'envoi et la case à cocher e-mail. L'évènement et le mode d'expédition sont fixes. Pour modifier l'un ou l'autre, supprimez la règle et recréez-la.
- Supprimer une notification retire la règle de la configuration.
Partager une configuration entre studios
Si plusieurs studios doivent utiliser les mêmes règles, partagez une configuration au lieu d'en créer des copies :
- Ouvrez Communication / Notifications / Règles d'envoi.
- Ouvrez le menu à trois points de la configuration et cliquez sur Modifier la configuration.
- Avec Modifier le partage des données, sélectionnez les studios autorisés à utiliser la configuration. Enregistrez.
- Passez successivement dans chaque studio où la configuration doit s'appliquer (sélection du studio en haut de la page) et cliquez sur Activer pour le lieu actuel pour la configuration.
Une configuration ne peut être activée que dans les studios avec lesquels elle est partagée. Les modifications d'une configuration partagée s'appliquent dans chaque studio où elle est active. Si des studios ont besoin de règles différentes pour le même évènement, donnez à chacun sa propre configuration.
Documents contractuels depuis le Sales Tool
Trois règles déterminent aussi la manière dont les documents contractuels sont envoyés à la dernière étape du Sales Tool : Nouveau membre pour le contrat du membre, Nouveau membre avec représentant légal pour l'exemplaire du représentant légal et Mandat SEPA pour le mandat du payeur.
- Le bouton d'envoi d'un document par e-mail ou par courrier n'est utilisable que si la règle correspondante utilise ce canal.
- Si la règle Nouveau membre utilise Expédition sans demande, l'e-mail du contrat est déjà envoyé et le bouton e-mail n'est pas affiché.
Erreurs fréquentes
- La règle est active, mais rien n'est envoyé. Vérifiez que la configuration contenant la règle est bien la configuration active du studio. Une règle d'une configuration qui n'est pas active pour le studio n'envoie jamais rien.
- Un évènement manque dans la liste. La configuration a déjà une règle pour cet évènement (modifiez plutôt celle-ci), ou l'évènement n'est pas disponible pour votre studio.
- « Activer pour le lieu actuel » n'apparaît pas. La configuration est déjà active pour le studio sélectionné, ou votre rôle n'a pas le droit de modification de Notifications automatiques.
- Une configuration ne peut pas être supprimée. Elle est encore active dans au moins un studio. Activez d'abord une autre configuration dans ce studio.
- Un canal manque. L'évènement ne prend pas en charge ce canal, ou le module Courrier, SMS ou Application n'est pas actif pour votre studio.
- Un modèle manque dans la liste. Il appartient à un autre canal, n'est pas partagé avec les studios de la configuration, est archivé ou ne correspond pas aux espaces réservés de l'évènement.
- Mauvais mode d'expédition. Le mode d'expédition ne peut pas être modifié. Supprimez la règle et recréez-la avec l'autre mode.
- Règles par défaut inactives au départ. Les règles que le logiciel crée par défaut pour Rappel, Rappel de votre cours, Rappel de fin de contrat, Notification de renouvellement automatique du contrat, Upgrade de l'abonnement en self-service, Anniversaire, Rappel de tickets d'entrée presque épuisés, Notes de débit automatiques et Séance d'essai réussie sont inactives. Vérifiez le modèle associé, puis activez la règle.
- Les modifications d'une configuration partagée s'appliquent partout. Si un seul studio doit changer, créez d'abord une configuration distincte pour lui.
Remarque : Cet article a été créé à l'aide de l'intelligence artificielle et traduit automatiquement sans relecture. Nous vous prions de nous excuser pour d'éventuelles erreurs.