Dans cet article, vous apprenez à générer l'historique de check-ins d'un membre au format PDF et à l'envoyer par e-mail.
Sommaire
- Prérequis
- Créer un modèle d'e-mail
- Configurer une règle de notification
- Générer et envoyer le PDF
- Résultat et archivage
Guide rapide
- Sous Communication / Administration / Modèles, choisissez Créer un modèle d'e-mail, sélectionnez Historique des check-ins et cliquez sur Suivant, puis vérifiez Nom, Design et Catégorie.
- Assurez-vous que les marqueurs correspondant à la date de début et de fin de la période sélectionnée sont inclus dans l'objet et le contenu.
- Sous Communication / Notifications / Règles de notification, choisissez Créer une configuration, cliquez sur Ajouter une règle d'envoi, sélectionnez l'évènement Historique des check-ins et attribuez le modèle.
- Dans le profil du membre, ouvrez la section Check-In, choisissez dans le menu ⋮ l'option Générer un historique des enregistrements et confirmez la plage de dates.
Prérequis
- L'application e-mail est activée et configurée dans l'App Store.
- Un design de papier à en-tête existant est configuré : le logo et les coordonnées de l'expéditeur du PDF sont repris de votre design de papier à en-tête existant.
Créer un modèle d'e-mail
Chemin du menu : Communication / Administration / Modèles
- Choisissez Créer un modèle d'e-mail. Dans la boîte de dialogue Comment voulez-vous créer votre modèle ?, sélectionnez Historique des check-ins et cliquez sur Suivant.
- La boîte de dialogue du modèle s'ouvre, préremplie à partir du modèle système Historique des check-ins : Informations additionnelles sur le membre (optionnel) est déjà défini sur Historique des check-ins et un objet ainsi qu'un contenu sont proposés.
- Vérifiez le Nom, choisissez un Design et sélectionnez une Catégorie.
- Ajustez l'objet et le contenu. Assurez-vous que les marqueurs correspondant à la date de début et de fin de la période sélectionnée sont inclus. Vous pouvez également utiliser les marqueurs standard de la formule de salutation informelle, du prénom et du nom du studio comme d'habitude.
- Enregistrez le modèle.
Exemple d'objet : « Votre historique de check-ins de la période sélectionnée ».
Configurer une règle de notification
Chemin du menu : Communication / Notifications / Règles de notification
- Choisissez Créer une configuration pour ouvrir la boîte de dialogue de création d'une règle de notification, ou cliquez sur une règle de notification existante.
- Cliquez sur Ajouter une règle d'envoi. Une nouvelle boîte de dialogue s'ouvre.
- Comme Évènement, sélectionnez Historique des check-ins.
- Sélectionnez le Type d'envoi (une seule option est disponible).
- Réglez Communication sur E-mail (le seul canal disponible) et sélectionnez le Modèle que vous avez créé auparavant.
- En option, vous pouvez activer Ne pas envoyer d'emails à des adresses non confirmées pour ignorer les membres dont l'adresse e-mail n'est pas confirmée.
- Enregistrez.
Sans règle de notification active, seule l'action Générer est disponible dans le profil du membre (aucun envoi automatique). Dans ce cas, une note dans l'interface renvoie directement à la configuration de la règle de notification.
Générer et envoyer le PDF
Chemin du menu : Membres / (membre) / Check-In
- Ouvrez le profil du membre concerné et accédez à la section Check-In.
- Ouvrez en haut à droite le menu ⋮ (autres actions) et choisissez Générer un historique des enregistrements.
- Dans la boîte de dialogue, vérifiez la plage de dates proposée. Par défaut, la période allant du 1er janvier de l'année précédente jusqu'à hier est présélectionnée. Ajustez les valeurs si nécessaire.
- Choisissez Générer et envoyer pour confirmer. Si la règle de notification est active, le document est envoyé automatiquement par e-mail à l'adresse enregistrée dans le profil du membre, sans validation supplémentaire.
Si la règle n'est pas active, vous voyez à la place l'action Générer : le PDF est uniquement créé et archivé dans le profil du membre, mais n'est pas envoyé par e-mail.
Si le membre n'a pas d'adresse e-mail joignable, le logiciel le signale : le document généré n'est pas envoyé, mais uniquement archivé dans la section Documents du membre.
Résultat et archivage
Le PDF généré contient :
- Nom du membre, date de naissance et numéro de membre
- Un tableau avec une ligne par check-in : date, heure d'entrée, heure de sortie ainsi que studio ou emplacement
La mise en page et le branding sont repris du design de papier à en-tête existant du studio. Le nom du fichier suit le modèle « Check-ins <du> - <au> », p. ex. Check-ins 01.01.2025 - 30.06.2026.
Indépendamment de l'envoi par e-mail, le PDF est archivé dans la section Documents du profil du membre. Depuis cet emplacement, vous pouvez le rouvrir ultérieurement ou le joindre manuellement à une autre communication.
Remarque : Cet article a été traduit à l'aide de l'intelligence artificielle. Nous vous prions de nous excuser pour d'éventuelles erreurs.