In questo articolo imparerai a risolvere i problemi in cui i dipendenti non riescono a visualizzare o modificare le informazioni degli abbonati, come funzionano le autorizzazioni separate per indirizzi e-mail e numeri di telefono, come le esportazioni gestiscono i dati sensibili e come i dati dei dipendenti vengono archiviati e anonimizzati automaticamente.
Contenuti
- Guida rapida
- Ruoli e autorizzazioni
- Autorizzazioni separate per indirizzi e-mail e numeri di telefono
- Esportazioni senza dati sensibili
- Messaggi di errore
- Accesso per sede
- Assistenza ai dipendenti
- Archiviazione e anonimizzazione automatiche dei dati dei dipendenti
Guida rapida
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- Vai su Risorse / Dipendenti / Ruoli.
- Seleziona il ruolo assegnato al dipendente interessato.
- In Gestione abbonati / Gestione, attiva Dati personali abbonati, Dati relativi all'indirizzo dell'abbonato, Visualizza gli indirizzi e-mail dei membri e Visualizza i numeri di telefono dei membri. Queste quattro autorizzazioni controllano i dati dell'abbonato nel profilo dell'abbonato.
- Sempre in Gestione abbonati / Gestione, attiva Dati anagrafici abbonati se il dipendente ha bisogno dei dati anagrafici completi dell'abbonato, e Tessere di accesso per abbonati se il dipendente assegna o modifica le tessere di accesso.
- In Gestione abbonati / Liste & Esportazioni, attiva Elenchi abbonati se il dipendente lavora con elenchi di abbonati.
- Salva le modifiche.
- Se i problemi persistono, controlla il messaggio di errore esatto e assicurati che al dipendente sia assegnato il ruolo per la sede in cui lavora.
Ruoli e autorizzazioni
L'accesso alle informazioni degli abbonati è controllato dal ruolo del dipendente. Segui questi passaggi:
- Vai su Risorse / Dipendenti / Ruoli.
- Seleziona il ruolo assegnato al dipendente interessato.
- Attiva le autorizzazioni di cui il dipendente ha bisogno (vedi la tabella sotto).
- Salva le modifiche per applicare le nuove autorizzazioni.
I dati dell'abbonato nel profilo dell'abbonato sono controllati da quattro autorizzazioni distinte: Dati personali abbonati, Dati relativi all'indirizzo dell'abbonato, Visualizza gli indirizzi e-mail dei membri e Visualizza i numeri di telefono dei membri. Ciascuna di esse copre la visualizzazione e la modifica dei dati a cui appartiene. Se una di esse manca, i dati corrispondenti non vengono mostrati al dipendente, anche se sono attivate altre autorizzazioni relative agli abbonati. In questo caso indirizzi e-mail e numeri di telefono appaiono mascherati.
| Autorizzazione | Dove la trovi | Cosa controlla |
|---|---|---|
| Dati personali abbonati | Gestione abbonati / Gestione | Dati personali di un abbonato, ad esempio nome e data di nascita. |
| Dati relativi all'indirizzo dell'abbonato | Gestione abbonati / Gestione | Dati relativi all'indirizzo di un abbonato. |
| Visualizza gli indirizzi e-mail dei membri | Gestione abbonati / Gestione | Indirizzo e-mail di un abbonato. |
| Visualizza i numeri di telefono dei membri | Gestione abbonati / Gestione | Numeri di telefono e di cellulare di un abbonato. |
| Dati anagrafici abbonati | Gestione abbonati / Gestione | Gestione completa dei dati anagrafici dell'abbonato (nomi, indirizzi, informazioni di contatto). |
| Tessere di accesso per abbonati | Gestione abbonati / Gestione | Assegnazione e modifica delle tessere di accesso di un abbonato. |
| Elenchi abbonati | Gestione abbonati / Liste & Esportazioni | Elenchi abbonati. |
Tieni presente che Conto abbonato, in Gestione abbonati / Contabilità, non concede l'accesso alle informazioni dell'abbonato. Questa autorizzazione riguarda il conto dell'abbonato, ad esempio la registrazione dei pagamenti e dei crediti. Attivarla non risolve un problema di visualizzazione o modifica del nome, dell'indirizzo o dei dati di contatto.
Autorizzazioni separate per indirizzi e-mail e numeri di telefono
L'accesso agli indirizzi e-mail e ai numeri di telefono degli abbonati è controllato da due autorizzazioni separate. In questo modo decidi per ogni ruolo se i dipendenti vedono solo gli indirizzi e-mail, solo i numeri di telefono, entrambi o nessuno dei due. Senza l'autorizzazione corrispondente, l'indirizzo e-mail o il numero di telefono viene mostrato mascherato.
| Autorizzazione | Dove la trovi | Cosa controlla |
|---|---|---|
| Visualizza gli indirizzi e-mail dei membri | Gestione abbonati / Gestione | Mostra gli indirizzi e-mail degli abbonati in chiaro. |
| Visualizza i numeri di telefono dei membri | Gestione abbonati / Gestione | Mostra i numeri di telefono degli abbonati in chiaro. |
| Il dipendente deve vedere | Da attivare nel ruolo |
|---|---|
| Solo indirizzi e-mail | Visualizza gli indirizzi e-mail dei membri |
| Solo numeri di telefono | Visualizza i numeri di telefono dei membri |
| Indirizzi e-mail e numeri di telefono | Visualizza gli indirizzi e-mail dei membri e Visualizza i numeri di telefono dei membri |
| Nessuno dei due | Nessuna delle due autorizzazioni |
- Vai a Risorse / Dipendenti / Ruoli.
- Seleziona il ruolo che vuoi modificare.
- Attiva una, entrambe o nessuna delle due autorizzazioni, in base a ciò che devono vedere i dipendenti con questo ruolo.
- Salva le modifiche.
Le due autorizzazioni sostituiscono la precedente autorizzazione Dettagli di contatto degli abbonati, che non viene più mostrata nel ruolo. Ogni ruolo che aveva Dettagli di contatto degli abbonati riceve automaticamente entrambe le nuove autorizzazioni. Finché non modifichi un ruolo, i tuoi dipendenti vedono quindi gli stessi dati di prima.
Esportazioni senza dati sensibili
Un'esportazione di abbonati contiene sempre le stesse colonne. Quali valori compaiono in chiaro nel file di esportazione dipende dalle autorizzazioni che il dipendente ha per ciascuna sede al momento della creazione dell'esportazione. Se manca un'autorizzazione, le colonne corrispondenti restano nel file, ma i loro valori sono mascherati. Indirizzo e-mail, numeri di telefono e IBAN sono resi parzialmente illeggibili, tutti gli altri valori completamente.
| Autorizzazione | Dove trovarla | Colonne in chiaro |
|---|---|---|
| Lista di esportazione abbonati | Gestione abbonati / Generale | Necessaria per qualsiasi esportazione di abbonati. Numero abbonato, stato dell'abbonato, numero della tessera, ultimo check-in e nome della campagna compaiono sempre in chiaro. |
| Dati personali abbonati | Gestione abbonati / Gestione | Nome, cognome, data di nascita, età, sesso, codice fiscale |
| Dati relativi all'indirizzo dell'abbonato | Gestione abbonati / Gestione | Via, numero civico, CAP, città |
| Visualizza gli indirizzi e-mail dei membri | Gestione abbonati / Gestione | Indirizzo e-mail |
| Visualizza i numeri di telefono dei membri | Gestione abbonati / Gestione | Telefono (privato), Cellulare (privato) |
| Coordinate bancarie e SEPA | Gestione abbonati / Contabilità | IBAN, BIC, intestatario del conto |
| Conto abbonato | Gestione abbonati / Contabilità | Bilancio conto, Credito al consumo, Pagare più tardi |
Un file di esportazione completato può essere scaricato solo da chi ha, per tutte le sedi contenute, almeno le autorizzazioni con cui i valori sono stati esportati in chiaro. Altrimenti il download viene rifiutato.
Come creare esportazioni e scaricare i file di esportazione è descritto in Esportare liste di abbonati e scaricare i file di esportazione.
Messaggi di errore
Se i dipendenti continuano ad avere problemi, controlla se viene visualizzato un messaggio di errore specifico. Il messaggio indica a quale area il dipendente non ha accesso. Confrontalo con le autorizzazioni della tabella sopra e adatta il ruolo di conseguenza.
Accesso per sede
I ruoli vengono assegnati per sede. Un dipendente dispone delle autorizzazioni di un ruolo solo nelle sedi per cui tale ruolo è stato assegnato. Vai su Risorse / Dipendenti, apri il dipendente e controlla l'assegnazione del ruolo per ogni sede in cui il dipendente lavora.
Assistenza ai dipendenti
Se i dipendenti continuano ad avere difficoltà, fornisci loro una guida passo dopo passo o screenshot. Questo li aiuta a selezionare le voci di menu e le opzioni corrette.
Archiviazione e anonimizzazione automatiche dei dati dei dipendenti
Il software può anonimizzare automaticamente i dati personali dei dipendenti disattivati una volta trascorso un periodo di conservazione. La funzione è disattivata per impostazione predefinita: nessun dato viene anonimizzato finché non crei una configurazione e non la attivi per una sede. Il periodo di conservazione lo stabilisci tu. Decorre dalla disattivazione del dipendente e l'unità predefinita sono i mesi.
Trascorso il periodo di conservazione, un processo in background cancella nome, dati di contatto, indirizzo, foto e documenti personali del dipendente. Questa operazione non può essere annullata. Se riattivi il dipendente in seguito, i dati non vengono ripristinati. Fino alla scadenza del periodo puoi ancora ripristinare il dipendente. Turni, orario di lavoro, assenze e rilevazione delle presenze vengono conservati.
L'immagine mostra l'interfaccia in inglese: la finestra di modifica di una configurazione, con il periodo di conservazione e l'avviso di cancellazione irreversibile.
Trovi la configurazione in Risorse / Dipendenti / Riservatezza dei dati dei dipendenti. Per ogni sede può essere attiva una sola configurazione.
Autorizzazioni necessarie, in Dipendenti & Risorse / Gestione dei dipendenti: Gestire l'archiviazione automatica e l'anonimizzazione dei dati dei dipendenti e Esegui l'anonimizzazione automatica dei dipendenti.
L'immagine mostra l'interfaccia in inglese: la pagina sulla riservatezza dei dati dei dipendenti con le configurazioni esistenti.
I dettagli sulla configurazione verranno descritti in un articolo separato.
Avviso: Questo articolo è stato creato con l'aiuto dell'intelligenza artificiale e tradotto automaticamente senza revisione editoriale. Ci scusiamo per eventuali errori.