In questo articolo imparerai come esportare una lista di abbonati come file Excel, dove scaricare i file di esportazione generati e quale autorizzazione serve per ogni azione.
Contenuti
- Guida rapida
- Prerequisiti e autorizzazioni
- Esportare una lista di abbonati
- Scaricare il file di esportazione
- Chi può accedere ai file di esportazione
- Dati sensibili nell’esportazione
- L’esportazione non può essere creata
- Articoli correlati
Guida rapida
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- Vai su Abbonati / Liste dei filtri degli abbonati / Sommario e apri la lista che vuoi esportare.
- Clicca sul menu a tre punti e seleziona Liste di esportazione.
- Clicca su Esportazione.
- Apri il Download Manager nell’intestazione e scarica il file Excel.
Prerequisiti e autorizzazioni
Ogni azione sulle liste di esportazione degli abbonati richiede la propria autorizzazione. Le configuri per ruolo in Personale / Dipendenti / Ruoli, nell’autorizzazione Lista di esportazione abbonati.
| Azione | Autorizzazione necessaria |
|---|---|
| Aprire la pagina Esportazione di liste e scaricare un file di esportazione | Lista di esportazione abbonati: Mostrare |
| Creare una nuova esportazione da una lista di abbonati | Lista di esportazione abbonati: Creare |
| Cancellare un file di esportazione | Lista di esportazione abbonati: Cancellare |
Le autorizzazioni valgono per palestra. Un ruolo concede l’autorizzazione solo nelle palestre assegnate al dipendente.
Esportare una lista di abbonati
L’esportazione si avvia direttamente dalla lista di abbonati:
- Vai su Abbonati / Liste dei filtri degli abbonati / Sommario.
- Seleziona la lista di abbonati che vuoi esportare.
- Clicca sul menu a tre punti in alto a destra e seleziona Liste di esportazione. Si apre un sommario dei file di esportazione già esistenti per questa lista.
- Clicca su Esportazione.
Il file viene composto in background, quindi puoi continuare a lavorare nel frattempo. Il risultato è un file Excel in formato .xlsx.
Scaricare il file di esportazione
Una volta composto il file, puoi scaricarlo in due punti:
- Download Manager: nell’intestazione, nel cerchio con la freccia verso il basso. Vi si raccolgono tutti i file di esportazione e di download richiesti.
- Abbonati / Esportazione di liste: il sommario di tutti i file di esportazione degli abbonati per le palestre a cui hai accesso. Raggiungi questo sommario anche dal menu a tre punti di una lista di abbonati.
In Contabilità c’è una seconda pagina che si chiama anch’essa Liste di esportazione. Contiene le esportazioni per il consulente fiscale, usa un’altra autorizzazione e non contiene esportazioni di abbonati.
Chi può accedere ai file di esportazione
L’accesso ai file di esportazione è gestito per palestra, non per dipendente. Chi ha l’autorizzazione Lista di esportazione abbonati: Mostrare in una palestra vede e scarica ogni file di esportazione degli abbonati creato per quella palestra, compresi i file creati da altri dipendenti. L’accesso non è limitato al dipendente che ha creato l’esportazione.
Per scaricare un file servono anche le autorizzazioni sui dati con cui è stato creato, vedi Dati sensibili nell’esportazione.
Se vuoi limitare chi può scaricare i dati degli abbonati, hai due possibilità:
- Rimuovi Lista di esportazione abbonati: Mostrare dai ruoli che non devono averla.
- Riduci le palestre assegnate a quei ruoli, in modo che l’autorizzazione valga solo dove serve.
Per verificare quali ruoli hanno attualmente questa autorizzazione, scarica il sommario dei ruoli tramite il menu a tre punti in Personale / Dipendenti / Ruoli.
Dati sensibili nell’esportazione
Un'esportazione di abbonati contiene sempre le stesse colonne. Quali valori compaiono in chiaro nel file di esportazione dipende dalle autorizzazioni che il dipendente ha per ciascuna sede al momento della creazione dell'esportazione. Se manca un'autorizzazione, le colonne corrispondenti restano nel file, ma i loro valori sono mascherati. Indirizzo e-mail, numeri di telefono e IBAN sono resi parzialmente illeggibili, tutti gli altri valori completamente.
| Autorizzazione | Dove trovarla | Colonne in chiaro |
|---|---|---|
| Lista di esportazione abbonati | Gestione abbonati / Generale | Necessaria per qualsiasi esportazione di abbonati. Numero abbonato, stato dell'abbonato, numero della tessera, ultimo check-in e nome della campagna compaiono sempre in chiaro. |
| Dati personali abbonati | Gestione abbonati / Gestione | Nome, cognome, data di nascita, età, sesso, codice fiscale |
| Dati relativi all'indirizzo dell'abbonato | Gestione abbonati / Gestione | Via, numero civico, CAP, città |
| Visualizza gli indirizzi e-mail dei membri | Gestione abbonati / Gestione | Indirizzo e-mail |
| Visualizza i numeri di telefono dei membri | Gestione abbonati / Gestione | Telefono (privato), Cellulare (privato) |
| Coordinate bancarie e SEPA | Gestione abbonati / Contabilità | IBAN, BIC, intestatario del conto |
| Conto abbonato | Gestione abbonati / Contabilità | Bilancio conto, Credito al consumo, Pagare più tardi |
Un file di esportazione completato può essere scaricato solo da chi ha, per tutte le sedi contenute, almeno le autorizzazioni con cui i valori sono stati esportati in chiaro. Altrimenti il download viene rifiutato.
Quale autorizzazione controlla quali dati dell’abbonato nel profilo è descritto in Autorizzazioni dei dipendenti per le informazioni degli abbonati e protezione dei dati.
L’esportazione non può essere creata
Il pulsante Esportazione viene mostrato anche quando il tuo ruolo ha solo Lista di esportazione abbonati: Mostrare. In questo caso l’esportazione non può essere creata e ricevi un messaggio di errore.
Chiedi al tuo amministratore di aggiungere Lista di esportazione abbonati: Creare al tuo ruolo. Per scaricare file di esportazione già esistenti non serve Creare. Servono Mostrare e le autorizzazioni sui dati con cui il file è stato creato.
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