Ledengroepen: Groepsconfiguratie maken en groepen beheren

• Wat is de groepsconfiguratie
• Hoe je een groepsconfiguratie maakt
• Tariefvrijgave voor groepsconfiguraties
• Een groep met leden aanmaken
• Groep met extra korting
• Ledenoverzicht - widget Groepen
• Een lid toevoegen aan een groep via de widget
• Een groepslidmaatschap beëindigen

Beknopte handleiding

1. Ga om te configureren naar Instellingen / Ledenbeheer / Groepen.

2. Klik vervolgens op Groepsconfiguratie maken.

3. Maak jouw configuratie aan.

4. Voeg leden toe aan een groep via Leden Groepen.

5. Klik vervolgens op Groep maken

---

Wat is de groepsconfiguratie?

Om leden aan een groep toe te wijzen, moet je eerst een groepsconfiguratie maken. Wanneer je een configuratie aanmaakt, kun je de volgende instellingen voor een groep definiëren:

• Naam groepsconfiguratie

• Maximale grootte van de groep

• Kortingsschaal voor leden in een groep

• Tariefvrijgave

De naam van je configuratie kan later worden gebruikt bij het maken van groepen om onderscheid te maken tussen verschillende configuraties en om ze bijvoorbeeld een naam te geven op basis van de grootte of kortingsschaal van de groep.

Naast een onbeperkt aantal leden kunnen groepen ook een maximum aantal groepsleden toestaan. Dit helpt je bij de latere controle van een eventuele kortingsschaal voor groepsleden, de tariefvrijgave helpt je ook om ervoor te zorgen dat kortingen alleen kunnen worden toegepast op tarieven die door jou zijn vrijgegeven.

 

Een groepsconfiguratie maken

Onder Instellingen Ledenbeheer / Groepen kun je een configuratie aanmaken.
Voer een naam in voor je groepsconfiguratie, stel het maximum aantal leden in - of selecteer dat groepen van deze configuratie een onbeperkt aantal leden mogen hebben - en selecteer, indien nodig, dat kortingen mogen worden toegepast.

Met de toepassing van gedeeltelijke kortingen in de huidige serviceperiode kun je direct kortingen toepassen op leden, wat resulteert in gedeeltelijke kortingen in de huidige serviceperiode.
Het kortingstype kan ook worden gedifferentieerd in absoluut of percentage, in welk geval de terugkerende lidmaatschapskosten wordt verminderd met de waarde die je opgeeft.

Bovendien kun je met de ledenschaal een korting toekennen voor een bepaald aantal leden (met een actief vrijgegeven contract).
In het volgende voorbeeld krijgen de 5 groepsleden met een actief (en goedgekeurd) contract een korting van 2,00 € op hun lidmaatschap. Als de groep vol is met 10 leden en alle één actief (en vrijgegeven) contract hebben, krijgen alle leden een korting van 5,00 € op hun lidmaatschaps.

Na het aanmaken van de groepsconfiguratie krijg je een overzicht van je instellingen

Tarief toestemming voor groepsconfiguraties

Als nieuw niveau hebben we een tarief toestemming toegevoegd. In bepaalde constellaties wil je misschien niet dat een groepskorting wordt toegepast op al je tarieven, dus kun je in deze tarief toestemming definiëren voor welke tarieven de kortingen mogen worden toegepast.
Je krijgt de mogelijkheid om bepaalde tarieven te selecteren, inclusief hun looptijden en betaalmethoden.

Om de tarief toestemming te gebruiken, ga je naar je groepsconfiguratie Instellingen Ledenbeheer / Groepen en selecteer je je configuratie.

In het tabblad "Tarief toestemming" kun je nu uit jouw tarieven selecteren en delen welke tarieven moeten worden vrijgegeven in de kortingsschaal. Dit helpt je om te controleren dat alleen bepaalde tarieven kunnen worden verdisconteerd.

Alleen leden met een actief contract, dat is gespecificeerd in deze tarief toestemming, tellen mee in de kortingsschaal van de groep.
Andere groepsleden worden toegevoegd aan de groep, maar worden later weergegeven als "inactief" in de groep. (Meer hierover in 5. Klik vervolgens op Groep aanmaken).

Je kunt zoveel tarieven goedkeuren als je wilt voor je groepsconfiguratie, alleen de tarieven die hier zijn gespecificeerd tellen dan mee voor de kortingsschaal die je hebt gedefinieerd.

In eerste instantie worden alle tarieven goedgekeurd voor een configuratie, die je kunt bewerken via het 3-puntenmenu.

In dit voorbeeld krijgen alleen leden met een actief contract Basic een korting van de schaal die hierboven is gespecificeerd als ze lid zijn van een groep van deze groepsconfiguratie.

 

Een groep met leden maken

Om de groepsconfiguratie die je hebt gemaakt te gebruiken, navigeer je naar "Leden / Groepen".

Een lid kan maar aan één groep tegelijk worden toegewezen.
In dit menu kun je een ledengroep maken via "Groep maken", een configuratie selecteren en leden toevoegen.

 

In de volgende stap voer je een naam in voor jouw groep en selecteer je de gewenste configuratie.

In de volgende stap kun je de leden selecteren en toevoegen aan de groep. Als je alle leden hebt geselecteerd, kun je in de volgende stap de begindatum van de leden en hun groepslidmaatschap selecteren. Dit is nodig om te bepalen vanaf welke datum een eventuele korting zal worden toegepast op de leden.

 

Groep met extra korting

In de laatste en laatste stap heb je de optie om de groep een extra korting te geven. Deze extra korting wordt toegepast op alle leden van de groep, ongeacht het aantal leden of eventuele goedgekeurde tarieven.
Deze extra korting kan bijvoorbeeld worden gebruikt om kortingen voor leden van een sportclub in kaart te brengen.

Je kunt bijvoorbeeld een groep aanmaken met een onbeperkt aantal leden en elk groepslid een korting van 2,00 € op hun contract aanbieden - in dit geval hoef je geen kortingsschaal voor leden in te stellen, maar kun je er zeker van zijn dat elk lid van de groep altijd de korting van 2,00 € krijgt.

 

Aan het einde ziet je jouw aangemaakte groep:(*De groepscode in dit voorbeeld:CGAP-GZHH)

In de kop van de groep vindt u de volgende informatie:

• Groepscode: Met behulp van deze code kunnen leden eenvoudig en snel worden toegevoegd aan de gewenste groep.

• Extra korting: Als er een extra korting is toegekend, wordt deze informatie hier weergegeven.

• Groepsconfiguratie: De configuratie waarop deze groep is gebaseerd. Dit veld dient ook als directe link naar de configuratie.

 

In het ledenoverzicht vind je de twee regels actief & inactief , waarin je groepsleden gesorteerd staan.

Actieve leden van een groep tellen actief mee in de kortingsschaal van de groep, dus hun toewijzing aan de groep heeft invloed op de korting die ze krijgen.

Inactieve leden van een groep zijn toegewezen aan de groep, maar tellen niet mee voor de kortingsschaal van de groep. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als ze geen actief contract meer hebben of als het aan hen toegewezen contract niet is vrijgegeven voor de korting in de configuratie (zie Tarief goedkeuring voor groepsconfiguraties).

Bovendien staat er in de ledenlijst een indicatie van de huidige korting op een bepaalde datum. Dit veld kan worden gebruikt om de status van de groep op een bepaalde datum weer te geven.
Selecteer hiervoor de gewenste datum waarop je de groep wilt bekijken. Het ledenoverzicht en de bijbehorende korting worden aangepast aan de geselecteerde datum en je krijgt een weergave op die datum.

 

Ledenoverzicht - Widget Groepen

In het ledenoverzicht heb je de mogelijkheid om de groepsinformatie van een lid te bekijken via een widget.

Hier zie je informatie over de groep, de groepscode, de huidige korting, de extra korting en de leden die in deze groep zitten.
De naam van de groep fungeert hier ook als link, zodat je direct naar de groep kunt gaan.

Via het 3-puntenmenu kun je leden aan een groep toevoegen of uit een groep verwijderen.

Een lid toevoegen aan een groep via de tegel

Bij het toevoegen van leden aan een groep kan een begindatum worden ingesteld, zodat je de groepstoewijzing van een lid kunt plannen.
(*De groepscode in dit voorbeeld:CGAP-GZHH)

Om een lid aan een groep toe te voegen via de tegel, open je het 3-punt menu en selecteer je: Toevoegen aan groep.

In het modale venster dat verschijnt heb je de mogelijkheid om een groep te zoeken op groepsnaam, te zoeken naar groepen van andere leden of de groepscode te gebruiken om de unieke groep te selecteren.

In het volgende voorbeeld hebben we gezocht naar "CGAP-GZHH" . 

 

 

Een groepslidmaatschap beëindigen

Om een groepslidmaatschap te beëindigen, is het mogelijk om een datum in te stellen waarop een lid uit de groep wordt verwijderd. Wanneer deze datum verstrijkt, maakt het lid geen deel meer uit van de groepen.

Als het contract van een lid afloopt en juist dit contract is vrijgegeven voor de korting in de groepsconfiguratie, wordt het lid als inactief beschouwd nadat het contract is afgelopen. Dit beïnvloedt ook de korting van de groep.