In dit artikel leert u hoe u prospects en voormalige leden handmatig kunt archiveren – individueel of via bulkbewerking.
Inhoud
- Vereisten voor archivering
- Een enkel record archiveren
- Meerdere records archiveren via bulkbewerking
- Wat gebeurt er tijdens archivering en anonimisering?
Snelle route
- Navigeer naar Leden / Bulkbewerking
- Klik op Bulkbewerking aanmaken
- Selecteer het type Ledenanonimisering en klik op Aanmaken
- Selecteer uw ledenlijst
- Klik op het drie-puntjes-menu en kies Records archiveren
ℹ️ Opmerking: De software biedt ook automatische archivering, die records zelfstandig verwerkt na configureerbare periodes. Hoe u dit instelt, wordt uitgelegd in het artikel Automatische archivering en anonimisering van ledengegevens.
Vereisten voor archivering
Voordat een record kan worden gearchiveerd, controleert de software automatisch of aan alle noodzakelijke voorwaarden is voldaan. Een lid kan alleen worden gearchiveerd als aan alle volgende voorwaarden wordt voldaan:
- Er bestaat geen actief of toekomstig contract
- Het rekening saldo is vereffend
- Er is geen lopend aanmaningsproces of incasso
- Er is geen openstaande consumentenkrediet
- Er zijn geen openstaande taken
Een enkel record archiveren
Open het ledenoverzicht van de betreffende persoon. Klik op het drie-puntjes-menu in de tegel met de basisgegevens en selecteer Klant archiveren. De software controleert direct of aan alle vereisten is voldaan. Zo ja, dan kunt u de archivering bevestigen.
Meerdere records archiveren via bulkbewerking
Wilt u meerdere prospects of voormalige leden tegelijk verwerken, gebruik dan de bulkbewerking-functie. Navigeer naar Leden / Bulkbewerking en klik rechtsboven op Bulkbewerking aanmaken. Selecteer het type Ledenanonimisering
Selecteer vervolgens uw ledenlijst voor prospects of voormalige leden en geef de actie een betekenisvolle naam. Klik daarna op het drie-puntjes-menu en kies het menu-item Records archiveren. Na het invoeren van de beveiligingscode en het bevestigen van de prompt worden alle betrokken records verwerkt.
Wat gebeurt er tijdens archivering en anonimisering?
Na verwerking is het record niet langer zichtbaar in de ledenlijst en zoekresultaten. Alle persoonlijke gegevens worden permanent verwijderd door anonimisering, zodat er geen conclusies meer getrokken kunnen worden over de betreffende persoon. Anonimisering is niet ongedaan te maken.
Als studio-eigenaar profiteert u ervan dat metadata – zoals check-in statistieken – beschikbaar blijven in geanonimiseerde vorm. Deze analysedata blijven bewaard maar kunnen niet langer aan een specifieke persoon worden gekoppeld.