In dit artikel leer je hoe je de documenten van je leden beheert, bekijkt, uploadt en afdrukt, en welke rechten je daarvoor nodig hebt.
Inhoud
Snelgids
- Open Leden / Kies lid / Administratie / Documenten.
- Klik op Document uploaden.
- Upload de documenten.
Voorwaarden
Vind je een gebied niet in de zijbalk links, klik daar op het laatste item, Meer. Gebruik Navigatie aanpassen om te kiezen welke gebieden direct in de zijbalk staan.
Beschikbaar vanaf 7 oktober 2026.
- Recht: Documenten geeft toegang tot de documenten van een lid, inclusief het documentvoorbeeld.
- Recht: Documenten downloaden is nodig om documenten te downloaden. Dit is een apart recht dat je naast Documenten toekent.
Je vindt beide rechten in de rollen-editor onder Resources / Werknemers / Rollen, in de categorie Ledenbeheer (Leden) / Administratie.
Bij de invoering van het recht Documenten downloaden krijgt elke rol die documenten mag aanmaken, bewerken of verwijderen dit recht automatisch, net als de vooraf gedefinieerde rollen admin, office en counter. Controleer je andere rollen en ken het recht toe aan iedereen die documenten moet downloaden.
De afbeelding toont de Engelse interface: de rollen-editor met de rechten Documenten (Manage documents) en Documenten downloaden (Download documents).
Algemeen
Elk lid heeft eigen documenten. Deze worden verzameld in de sectie Documenten. Je vindt deze direct bij het lid, in de sectie Administratie.
Wil je een document afdrukken, download het dan eerst en druk het af via je computer.
De afbeelding toont de Engelse interface: tabblad Documenten in het ledenprofiel met de lijst met documenten.
Automatische documenten
De volgende documenttypes worden hier automatisch (en in chronologische volgorde) opgeslagen:
-
Medische geschiedenis
Als je het anamneseformulier voor een lid hebt ingevuld en opgeslagen -
Contract
Als je een lid hebt aangemaakt -
SEPA-machtiging voor automatische incasso
Als je een lid bij het aanmaken als betaler via automatische incasso hebt ingesteld -
Module-overeenkomst
Als je na het aanmaken een modulecontract met het lid hebt gesloten -
Trainingsplan
Als je het trainingsplan van een lid als PDF-bestand hebt geëxporteerd
Handmatige documenten uploaden
Hier vind je ook documenten die je met de documentscanner op je iPad of iPhone hebt vastgelegd, bijvoorbeeld opzeggingen of certificaten die je op papier hebt ontvangen.
Je kunt ook handmatig documenten toevoegen. Klik daarvoor op de knop Document uploaden.
De afbeelding toont de Engelse interface: dialoogvenster Document uploaden.
Voor elk document krijg je de volgende opties:
- Document downloaden
- Documentnaam wijzigen
- Document verwijderen
Zoals altijd bereik je deze opties via het menu met de drie puntjes aan het einde van de regel.
De afbeelding toont de Engelse interface: menu met drie puntjes van een document met Documentvoorbeeld, Document downloaden, Documentnaam wijzigen en Document verwijderen.
Opmerking: Brieven aan het lid vind je niet in de sectie Documenten, maar in het Communicatiecentrum. Dat is de centrale plek voor de communicatie met het lid.
Documentvoorbeeld
Beschikbaar vanaf 7 oktober 2026.
PDF-, JPEG- en PNG-bestanden kun je direct in het ledenprofiel bekijken, zonder ze te downloaden.
- Open het lid en ga naar Documenten.
- Klik op de regel van het document, of open het menu met de drie puntjes aan het einde van de regel en kies Documentvoorbeeld.
Het document wordt geopend in het dialoogvenster Document bekijken. Sluit het met Sluiten.
Andere bestandstypes, bijvoorbeeld Word- of Excel-bestanden, kunnen niet worden bekeken. Het dialoogvenster toont dan Dit document kan niet worden bekeken. Download het document om het met een geschikte toepassing te openen. Kon het voorbeeld niet worden geladen, klik dan op Voorbeeld vernieuwen.
Met het documentvoorbeeld biedt het menu met de drie puntjes Documentvoorbeeld, Document downloaden, Documentnaam wijzigen en Document verwijderen. Document downloaden zie je alleen als je rol het recht Documenten downloaden heeft. Dat geldt ook voor de downloadknop in het dialoogvenster als een document niet kan worden bekeken. Zonder dit recht kun je documenten bekijken, maar niet downloaden.
Let op: Dit artikel is met behulp van AI gemaakt en automatisch vertaald zonder redactionele controle. Onze excuses voor eventuele fouten.