Konfiguration der Mahnlaufplanung

In diesem Artikel lernst du: Wie du einen wiederkehrenden Mahnlauf planst.

Schnellanleitung

1. Unter Einstellungen > Finanzen > Mahnlaufplanung

2. Klicke dann rechts oben auf „Mahnlauf planen“.

3. Gib dann die Daten für deinen Mahnlauf ein

4. Wähle ein Intervall, in dem dein Mahnlauf durchgeführt werden soll.

Was ist die Mahnlaufplanung

Die Mahnlaufplanung greift auf deine bestehende Konfiguration deines Mahnlaufs zurück und ermöglicht es automatisiert, in von dir festgelegten Intervallen, deinen Mahnlauf auszuführen.

Konfiguration der Mahnlaufplanung

Die Mahnlaufplanung erlaubt es dir über mehrere Standorte einen Mahnlauf einzuplanen, dabei werden folgende Einstellungen abgefragt:

• Unzustellbare Mitglieder berücksichtigen

• Minderjährige Mitglieder berücksichtigen

• Höchstbetrag für offene Forderungen,
  hier kannst du festlegen, ob Forderungen nur bis zu einem bestimmten maximal Wert angemahnt werden sollen. Dabei werden alle Forderungen eines Mitglieds gesammelt, sollte der Gesamtbetrag dieser Forderungen den Höchstbetrag überschreiten, wird das Mitglied nicht im Mahnlauf berücksichtigt.

• „Später Zahlen“-Forderungen berücksichtigen
  Haben Mitglieder etwas gekauft und bei der Bezahlung an der Kasse wurde die Methode „später Zahlen“ ausgewählt, wird diese Forderung als „später Zahlen“-Forderung markiert. Diese Einstellung greift, wenn in deiner Mahnkonfiguration eine Regel für den Zahlungsverzug hinterlegt ist.
  Dabei bezieht sich der Zahlungsverzug auf das Fälligkeitsdatum der „später Zahlen“-Forderung und wird ebenso bei der Mahnlaufplanung berücksichtigt.

• Aufgabe im Falle eines Fehlers erstellen
  Ist diese Option aktiviert, wird im Falle eines Fehlers eine Aufgabe für den von dir angegebenen Benutzerin erstellt. Kann der Mahnlauf beispielsweise nicht ausgeführt werden, findet die Benutzerin in der Magicline unter Aufgaben > (meine) Aufgaben die Beschreibung des fehlgeschlagenen Mahnlaufs

Im Zuge der Mahnlaufplanung kann eine Automatisierung auch für die Kommunikation und den Abschluss des Mahnlaufs eingestellt werden.

• Kommunikation automatisch versenden
  Die von dir festgelegte Kommunikation in deinem Mahnwesen wird herangezogen, um die säumigen Mitglieder zu benachrichtigen.

• Mahnlauf automatisch abschließen
  Wenn der Mahnlauf automatisch abgeschlossen werden soll, ist diese Einstellung zu wählen. Darüber hinaus kann mit dem automatischen Abschluss auch ein Inkassolauf durchgeführt werden, um den gesamten Prozess von Mahnen zu Inkassoübergabe abzubilden.

Um nach einem Mahnlauf einen Inkassolauf zu starten, muss die Einstellung „Mahnlauf automatisch abschließen“ ausgewählt werden.
Wähle anschließend aus, ob der „Inkassolauf vorbereitet“ oder „Inkassolauf vorbereiten und automatisch übertragen“ werden soll.

Die Vorbereitung des Inkassolaufs erstellt den Inkassolauf mit dem Status „Vorschau“, sodass du die Möglichkeit erhältst, diesen zu überprüfen und manuell abzuschließen.

Soll der Inkassolauf hingegen vollständig automatisiert werden, wähle die Option „Inkassolauf vorbereiten und automatisch übertragen“ – in diesem Fall wird der Inkassolauf auch automatisch abgeschlossen und an deinen Inkassopartner übertragen.

Planung der Ausführung

Im nächsten Schritt kannst du festlegen, ob der Mahnlauf einmalig oder wiederkehrend durchgeführt werden soll.

Einmalige Mahnlaufplanung

Du hast die Möglichkeit den Mahnlauf ein Mal zu planen, lege hierfür ein Datum fest, an dem der Mahnlauf mit deiner vorher angegeben Konfiguration durchgeführt wird.

Wiederkehrende Mahnlaufplanung

Bei der wiederkehrenden Mahnlaufplanung kannst du festlegen, in welchen Intervallen dein Mahnlauf durchgeführt werden soll.

Bei der Auswahl des Datums der Ausführung kannst du zwischen einer wöchentlichen bzw. monatlichen Ausführung auswählen.
Für die Monate kannst du einen Tag im Monat zwischen dem 1. und 28. eines Monats auswählen, für Wochen kannst du hier den Wochentag selektieren.
Das Startdatum indiziert, ab wann die Planung starten soll.

Beispielsweise soll jeden Monat am Ende des Monats gemahnt werden, beginnend mit dem Monat Juli 2023.
Wähle hierzu „Jeden 1 Monat am 28. des Monats“ mit dem Startdatum „28.07.2023“.