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Mitglied fehlt im Mahnlauf: Checkliste zur Fehlersuche

  • Aktualisiert

Mit diesem Artikel wollen wir dich unterstützen zu prüfen, woran es liegen kann, dass ein Mitglied nicht im Mahnlauf landet – und wie du die wichtigsten Punkte in der Software gezielt prüfst.

Inhalt

Fast lane

  • Mitglied öffnen: Mitglied / Finanzen / Konto / Offene Posten → Gibt es überfällige und unbezahlte Posten?
  • Mitglied / Widget Kontostand → Mahnsperre/Mahnstopp aktiv?
  • Einstellungen / Finanzen / Mahnwesen / Mahnprofile → Mindestbetrag, Tage nach Fälligkeit, Wartezeit zwischen Mahnstufen prüfen.
  • Mitglied / Finanzen → Ratenplan/Stundung aktiv? Inkasso markiert?
  • Mahnlauf öffnen: Finanzen / Mahnwesen / Mahnlauf → Stichtag, Standort, Mahnprofil-Filter, Versand-Kanäle prüfen.
  • Finanzen / Zahlungsläufe → Hängen noch Einzüge/Lastschriften, Rücklastschriften oder Gutschriften, die den Saldo beeinflussen?
  • Protokoll/Historie im Mahnwesen prüfen (falls vorhanden) → Wurde der Debitor bereits gemahnt / wartet auf nächste Stufe?

Einleitung

Wenn ein Mitglied nicht im Mahnlauf auftaucht, liegt es in den meisten Fällen daran, dass es keine passende Regel gibt. Dafür prüfen wir im ersten Schritt folgende Merkmale beim Kunden:
 

  • Welche Zahlart hat der Kunde (Lastschrift, usw.)
  • Welche Mahnstufe hat der Kunde? Keine, 1, 2, usw.
  • Wie viele fehlgeschlagene Zahlungen (Rücklastschriften) sind offen?
  • Was war der letzte Grund für die fehlgeschlagene Zahlung? (Sonstiger, usw.)
  • Ist kein Mahnstopp hinterlegt? 
     

Wenn wir diese Punkte überprüft haben, gehen wir in das Mahnwesen zu der passenden Zahlart vom Kunden (Einstellungen/ Finanzen/ Mahnwesen/ Zahlart).

Dort schauen wir uns dann die Regeln an, die in der passenden Mahnstufe vom Kunden hinterlegt sind. 
Denn hier scheint es keine Regel zu geben, die zu den Merkmalen des Kunden passt. 

Prüft dann, ob es eine Regel gibt, die den Grund der letzten Rücklastschrift abdeckt.
Wenn nicht, muss eine erstellt werden.
Wenn ja, muss in dieser geprüft werden, warum diese nicht greift.
 

Gibt es mahnfähige offene Posten?

Öffne das Mitglied unter Mitglied / Finanzen / Konto / Offene Posten. Prüfe:

  • Status: Posten ist offen (nicht bezahlt, nicht storniert).
  • Fälligkeit: Fälligkeitsdatum liegt vor dem Mahnlauf-Stichtag.
  • Betrag: Restbetrag liegt über dem im Mahnprofil definierten Mindestbetrag.
  • Saldo: Keine Gutschrift/Überzahlung, die den Posten auf ≤ Mindestbetrag reduziert.

Greift eine Mahnsperre oder ein manueller Ausschluss?

Unter Mitglied / Widget Kontostand prüfen:

  • Mahnsperre/Mahnstopp (zeitlich befristet oder dauerhaft).
  • Ausschluss aus Mahnlauf auf Debitor- oder Forderungsebene (z. B. „nicht mahnfähig“ markiert).
  • Inkassoübergabe: Debitoren im Inkasso werden i. d. R. nicht weiter gemahnt.

Erfüllen die offenen Posten die Mahnregeln (Fälligkeit, Mindestbetrag, Wartezeiten)?

Unter Einstellungen / Finanzen / Mahnwesen / Mahnprofile prüfen:

  • Tage nach Fälligkeit bis zur 1. Mahnstufe.
  • Wartezeit zwischen Mahnstufen (z. B. 10/14 Tage).
  • Mindestbetrag je Mahnstufe.
  • Kulanz-/Schonfrist: Ist der Posten ggf. noch zu „jung“?

Wenn der Posten die Schwellen (noch) nicht erreicht, wird er nicht in den Mahnlauf aufgenommen.

Zahlungsvereinbarungen: Ratenplan, Stundung, Inkasso

Unter Mitglied / Finanzen prüfen:

  • Ratenplan aktiv? Planmäßig bediente Raten werden häufig vom Mahnlauf ausgenommen.
  • Stundung/Zahlungsziel verlängert? Dann ist der Posten ggf. noch nicht fällig.
  • Inkasso-Flag gesetzt? → Ausschluss aus Mahnlauf üblich.

Filter und Einstellungen im aktuellen Mahnlauf

Im Bereich Finanzen / Mahnwesen / Mahnlauf sicherstellen:

  • Stichtag korrekt (berücksichtigt alle relevanten Fälligkeiten)?
  • Standort-/Mandantenfilter passend?
  • Mahnprofil-Filter (falls gesetzt) umfasst das Profil der betroffenen Posten?
  • Versandoptionen: Einstellungen wie „nur zustellbare Mahnungen“ können Debitoren ohne gültige Adresse/E-Mail überspringen.
  • Optionen wie „nur aktive Verträge“ können ehemalige Mitglieder ausblenden.

Standort/Mandant korrekt?

  • Gehört der offene Posten dem gleichen Standort/Mandanten, in dem du den Mahnlauf startest?
  • Prüfe den Standort beim Mitglied und bei den Posten (Beleg-/Vertragsstandort).

Kommunikation & Versandkanäle

  • Für E-Mail-Mahnungen: Gültige E-Mail vorhanden und nicht gesperrt?
  • Für Brief-Mahnungen: Vollständige postalische Adresse vorhanden?
  • Je nach Optionen im Mahnlauf können Mitglieder ohne nutzbaren Kanal ausgeschlossen werden.

Rücklastschriften und Zahlungsläufe

  • Gibt es eine offene Lastschrift noch in Bearbeitung? Manche Arbeitsabläufe mahnen erst nach Abschluss oder Rücklastschrift.
  • Rücklastschrift verbucht? Gebühren/Gutschriften können den Restbetrag verändern.
  • Gutschriften/Verrechnungen kürzlich verbucht, die den Posten unter den Mindestbetrag drücken?

Protokolle, Historie und letzte Mahnstufe

  • Mahnhistorie im Mitglied: Wurde der Posten bereits gemahnt und ist die Wartezeit bis zur nächsten Stufe bisher nicht erreicht?
  • Letzte Mahnstufe erreicht? Je nach Profil wird danach nicht weiter gemahnt.
  • Mahnlauf-Protokoll/Auswertung (falls verfügbar): Gründe für Ausschlüsse sind dort oft gelistet.

Typische Sonderfälle (Gutschrift, Überzahlung, Storno)

  • Teilzahlungen oder Überzahlungen können den Restbetrag unter die Schwelle bringen.
  • Storno/Neuerstellung von Belegen: Prüfe, ob du den aktuellen offenen Posten betrachtest.
  • Nicht-mahnfähige Belegarten (je nach Konfiguration) – z. B. bestimmte Shop-Belege werden ggf. nicht gemahnt.

Nützliche Prüfpfade in Magicline

  • Mitglied / Finanzen / Konto / Offene Posten (Details je Posten)
  • Mitglied / Widget Kontostand (Mahnsperre, Ausschluss)
  • Einstellungen / Finanzen / Mahnwesen / Mahnprofile (Regeln & Schwellen)
  • Finanzen / Mahnwesen / Mahnlauf (Filter, Stichtag, Versand)
  • Finanzen / Zahlungsläufe (Einzüge, Rücklastschriften)
  • Berichte / Protokolle (Mahnlauf-Auswertung, falls verfügbar)

Hinweis: Wenn nach diesen Checks weiterhin unklar ist, warum das Mitglied fehlt, sammle bitte: Mitgliedsname/-ID & Standort, Screenshot der Offenen Posten inkl. Fälligkeit/Restbetrag, relevante Mahnprofil-Regeln, die Einstellungen/Filter des konkreten Mahnlaufs sowie Hinweise auf Mahnsperre, Ratenplan, Stundung oder Inkasso. Das beschleunigt die Analyse erheblich.

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