In diesem Artikel lernst du: Wie du Mahnläufe durchführst
Schnellanleitung:
- Finanzen / Mahnwesen
- “Mahnwesen erstellen”, durchführen oder prüfen
Im Bereich Finanzen / Mahnwesen kannst du in deiner Magicline Mahnläufe durchführen. Regelmäßige Mahnläufe sind das A und O für die zügige Beitreibung deiner offenen Forderungen. Wie du schnell und einfach einen Mahnlauf durchführst, erkläre ich dir hier.
Mahnlauf erstellen
Mit einem Klick auf den Button Mahnlauf erstellen öffnet sich ein Fenster zur Erstellung einer Mahnlauf-Vorschau. Hier legst du fest, für welche Standorte ein Mahnlauf durchgeführt werden soll.
Dazu kannst du einstellen, ob als unzustellbar gekennzeichnete Mitglieder und minderjährige Mitglieder berücksichtigt werden sollen. Unzustellbar bezieht sich dabei auf den jeweiligen Zustellweg und die für die betroffene Regel hinterlegte Zustellform, Brief oder E-Mail.
Bitte beachte: Minderjährige Mitglieder werden nur angemahnt, wenn ein gesetzlicher Vertreter hinterlegt ist.
Der Höchstbetrag für offene Forderungen legt fest, dass Mitglieder mit höheren Forderungen vom Mahnlauf ausgeschlossen werden.
Abschließend kannst du noch entscheiden, ob die generierten Schreiben automatisch versendet werden sollen. Dies gilt auch wieder je nach Zustellform.
Bitte beachte: Der automatische Versand von Briefen erfolgt über die E-Post-Schnittstelle der Magicline zu den bekannten Portokosten. Der E-Mail-Versand erfolgt über das Mailingsystem der Magicline.
Hast du die Auswahl abgeschlossen, kannst du die Vorschau erstellen. Keine Sorge, falls du einen Fehler gemacht hast: die Vorschau erstellt noch keine finalen Mahnungen und kann nach ihrer Erstellung wieder gelöscht werden.
Die Erstellung der Vorschau passiert im Hintergrund. Den Status des Mahnlaufs kannst du aus der Übersicht entnehmen. Während die Vorschau erstellt wird, kannst du an anderen Stellen in der Magicline weiterarbeiten. Sobald die Vorschau fertig ist, befindet sich der Mahnlauf im Status Vorschau und ist bereit für deine Prüfung.
Mahnlauf prüfen
Mit einem Klick auf den Mahnlauf gelangst du zur Detailansicht des Mahnlaufs. Hier findest du deine Aufschlüsselung des Mahnlaufs nach Studio. Im oberen Bereich ist eine Zusammenfassung deines Mahnlaufs mit Buttons zum Löschen der Vorschau und zur Durchführung des Mahnlaufs.
Die detaillierte Auflistung der mahnbaren Mitglieder findest du in der Studioansicht. Dafür klickst du einfach auf den Eintrag für das Studio. Dort findest du nun alle Mitglieder, die von diesem Mahnlauf erfasst werden.
In dieser Ansicht findest du eine Auflistung der Mitglieder mit ihrer Mahnstufe vor dem Mahnlauf und ihrer Mahnstufe nach dem Mahnlauf sowie ihre offenen Forderungen. Wenn du nun ein Mitglied findest, das du nicht mahnen möchtest, kannst du dieses Mitglied über das Kontextmenü aus dem Mahnlauf entfernen. Es landet dann im Reiter Entferne Mitglieder.
Und klar, wenn du dich mal verklickt hast, kannst du versehentlich entfernte Mitglieder wieder dem Mahnlauf hinzufügen. Beides, das Entfernen und Hinzufügen, funktioniert aber nur in der Vorschau. Wenn der Mahnlauf durchgeführt ist, musst du die fehlerhaft angemahnten Mitglieder manuell in ihre vorherige Mahnstufe zurücksetzen.
Mahnlauf durchführen
Deine Prüfungen sind jetzt abgeschlossen, du hast vielleicht das eine oder andere Mitglied aus dem Mahnlauf entfernt: Es kann also losgehen. Dafür kehrst du in die Detailansicht des Mahnlaufs zurück und klickst oben in der Vorschaukachel auf den Button Mahnlauf durchführen. Nun schnappt sich die Magicline alle mahnbaren Mitglieder und wendet die Mahnregeln auf jedes dieser Mitglieder an. Auch dieser Prozess passiert vollständig im Hintergrund. Du kannst also wie bei der Erstellung der Vorschau mit anderen Dingen in der Magicline weitermachen. Sobald der Mahnlauf vollständig bearbeitet wurde, wechselt er automatisch in den Status Abgeschlossen.
Hast du den automatischen Versand der Mahnschreiben aktiviert, ist der Mahnlauf damit erledigt. Die Magicline kümmert sich nach der Erstellung der Schreiben auch um deren Versand. Falls du die Schreiben noch manuell druckst, kannst du sie anschließend als Serienbrief herunterladen und versenden. In der Detailansicht des Mahnlaufs findest du den Link zum Serienbrief im jeweiligen Kontextmenü.
Ausnahmen
Wenn vor der Durchführung eines Mahnlaufs die Bankverbindung eines Mitglieds erneuert wird, wird angenommen, dass diese Bankverbindung korrekt ist und in dem Fall keine Mahnung für das Mitglied versendet.